Систематизация документов. Номенклатура дел

Исторический факультет

Кафедра документоведения

И архивоведения

Уразовского Алексея Анатольевича

Систематизация документов и правила формирования в дела

Курсовая работа

Студента 2 курса очной формы обучения

по дисциплине «Документоведения»

Допущено к защите

 

Зав. кафедрой документоведения Научный руководитель

Кандидат исторических наук, доцент Преподователь В.Ч.Чульдук

________В.Ч.Монгуш

«__»________2015г. «__»_______ 2015г.

 

 

Работа защищена ________________ 2015г.

С оценкой ___________________________

 

 

Кызыл 2015

 

 

Содержание

Введение

 

1.Систематизация документов. Номенклатура дел………4

 

2.Формирование дел………………………………………..16

 

3.Подготовка документов к архивному хранению……….18

 

4.Передача документов в архив, экспертиза ценности документов..19

 

5.Список используемой литературы……………………….25

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Под систематизацией понимается приведение в систему, т.е. к определенному порядку в расположении.

 

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации.

 

Именно поэтому систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации - одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления.

 

Организация систематизации и хранения документов является важнейшей частью работ по делопроизводству.

 

Систематизация документов должна обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.

 

 

Целью работы является рассмотрение существующих в делопроизводстве правил систематизации и хранения документов.

 

 

Задачами работы является последовательное рассмотрение таких вопросов, как:

-порядок формирования дел документов,

-составления номенклатуры,

-порядок оформления дел для архивного хранения.

 

 

Систематизация документов. Номенклатура дел

 

Систематизировать - значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их.

На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

 

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.

Номинальный признак - это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).

 

Предметно-вопросный признак - это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.

 

Авторский признак является приоритетным при подборе документов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).

 

Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом).

 

Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона (например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области).

Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2000-2005 годы).

 

Экспертный признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения - свыше 10 лет и временного хранения - до 10 лет).

 

В практике информационно-документационного обеспечения специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок формирования документов в дела, является номенклатура дел, определяемая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» (ГОСТ 16487-83).

 

Систематизация информации включает:

- методы поиска и накопления информации;

 

- классификацию и индексирование информации;

 

- способы доступа к информации;

 

- способы представления информации;

 

- обработку запросов на поиск информации.

 

Информация может быть организована одним из двух основных способов:

- структурированная информация;

 

- информация в виде свободного текста.

 

Под структурированием понимается последовательная систематизация информации.

Для этого используются стандартные форматы.

Формат - это пустая форма, в которую заносится информация.

 

Информация может быть записана на бумаге или в текстовом редакторе, или в виде входных данных может быть размещена в программе базы данных.

 

Стандартный формат составлен из разделов информации, называемых полями.

Результатом заполненного формата является запись.