Передача документів за допомогою електронного зв’язкуСьогодні дуже широко використовуються оперативні засоби зв’язку, у тому числі факсимільного. За його допомогою передають телефонограми (факси). Факс — це службовий документ, отриманий за допомогою спеціального апарата телефонними каналами зв’язку. Факс є ксерокопією переданого документа. Телефаксом можуть передаватися будь-які документи і додатки до них: таблиці, схеми, рисунки, фотографії. Найчастіше цей тип зв’язку використовується між діловими партнерами, фірмами, організаціями. За допомогою факсу можуть відправлятися документи, виконані типографським, машинописним або рукописним способом у чорному або темно-синьому кольорі з чітким і контрастним зображенням (перші екземпляри та їх ксерокопії) на білому папері з мінімальною висотою букв і цифр 2,0 мм. Товщина ліній зображення має бути не менше 0,15–0,20 мм. Ширина документа не повинна перевищувати 210,0 мм. Довжина документа не обмежується. Документи повинні бути розброшуровані і мати поля не менше 15 мм. На документі, призначеному для передачі за допомогою факсимільного зв’язку, додатково до реєстраційних реквізитів виконавця проставляються такі написи: У правому верхньому куті документа робиться напис (будь-яким способом) “Факс, з досиланням” або “Факс, без досилання”, що визначається необхідністю відправки оригіналу поштою. У нижньому куті лицьової сторони останнього аркуша документа вказується виконавець — прізвище і його телефон. Факс оформляється так, як і службовий лист. Додатковими даними, які автоматично проставляє апарат, є такі: код відправника; дата і час передачі документа; номер телефаксу, з якого була переведена інформація; кількість сторінок. Відправник факсу (адресант) повинен отримати підтвердження про одержання інформації адресатом. У ньому мають бути: код фірми-одержувача; номер телефаксу одержувача; дата, час і тривалість передавання; кількість отриманих сторінок; результат (RESULTS). Головною є графа, в якій у разі отримання повідомлення повністю і без помилок проставляється “OK”; у разі, збоїв — “NEGATIVE”. Якщо використовують дуже тонкий папір, то факс слід зробити копію факса. Забороняється передавати по мережі факсимільного зв’язку інформацію, що містить таємні або цілком таємні відомості, а також банківську таємницю і відомості “Не для преси”, “Для службового користування”. Звичайно факси з комерційною інформацією зберігають протягом трьох років і не передають в архів, а факси з дуже важливою інформацією, наприклад про експортно-імпортні операції, зберігають не менше 10 років. Раніше широко використовувалися для передачі термінової інформації телеграми і телефонограми. Телеграма — це службовий документ, що є буквено-цифровим повідомленням, яке передається за допомогою телеграфного зв’язку. Особливістю телеграфного зв’язку була швидкість передачі повідомлення і його документальність. На сьогодні телеграми використовуються в недостатньо комп’ютеризованих районах. Тексти телеграм друкують без абзаців. Текст має бути коротким і однозначним. Умовні позначки: КРПК (ТЧК) — крапка; КМ (ЗПТ) — кома; ЛПК (КВЧ) — лапки; НР — номер; ДВК (ДВТ) — двокрапка. Значки “–”, “+”, “%” і однозначні числа пишуть словами, а багатозначні — цифрами. Телеграфний зв’язок підприємств, організацій, установ України з представництвами далекого зарубіжжя здійснюється українською мовою, тільки алфавіт замінюють латинськими буквами. Службові телеграми оформляють на поштових, фірмових бланках або на чистих аркушах паперу в двох екземплярах(перший передається у відділення зв’язку, а другий підшивають до справи). Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді. У телеграмах-відповідях на початку вказують номер документа, на який відповідають, а в кінці — вихідний номер, після чого пишуть назву підприємства, посаду, прізвище людини, яка підписала телеграму. Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, друкують маленькими буквами. При оформленні службової телеграми використовуються такі реквізити: назва виду документа (телеграма); категорія телеграми (термінова, міжнародна, посадова); вид телеграми (два адресати, відповідь “оплачено”); телеграфна адреса одержувача; номер документа, на який відповідають; текст; вихідний номер телеграми; скорочена назва підприємства, яке відсилає телеграму; посада особи, яка підписала телеграму; прізвище особи, яка підписала телеграму; поштова адреса і назва підприємства-відправника; підпис; дата підписання телеграми; відбиток печатки підприємства-відправника. Телефонограма — це службовий документ, що є оперативним повідомленням, переданим за допомогою телефону. Даний вид зв’язку використовують, якщо необхідно повідомити кого-небудь про щось, наприклад, про засідання, ділову зустріч. Телефонограми, як правило, складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника. Текст телефонограми має бути лаконічним, чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, час і місце проведення заходу, на питання, що будуть обговорюватися. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то слід кожну букву передати словами. Складену й оформлену телефонограму має перевірити і підписати керівник або відповідний працівник підприємства. При оформленні вихідної телефонограми вказується: назва виду документа (телефонограма); адресат; дата підписання; індекс (вихідний номер); підпис; прізвище і номер телефону особи, яка передала телефонограму; прізвище і номер телефону особи, яка отримала телефонограму; дата і час передачі телефонограми. Передаючи телефонограму, варто дотримуватися таких правил: представитися і назвати номер свого службового телефону; назвати вид документа; продиктувати текст телефонограми; назвати посаду і прізвище особи, яка підписала телефонограму; записати посаду і прізвище, ім’я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передачі (одержання) телефонограми. Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомитися з її змістом. Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному екземплярі. На підприємствах з невеликим документообігом телефонограми записуються в спеціальні журнали.
|
