Более эффективное использование времениДжек Фалви, американский консультант по менеджменту, утверждал, что, к сожалению, большинство людей получают должность менеджера благодаря усердной работе. Если они привыкли работать сверх нормы, то они думают, что должны продолжать работать в таком же духе и когда становятся менеджерами. Однако дело не в том, сколько времени затрачено, а как оно используется. Более эффективное использования времени может быть достигнуто с помощью планирования. Эффективное планирование позволяет добиться более эффективного использования времени.
Эффективное планирование Эффективное планирование деятельности позволяет контролировать время. Что такое планирование? Планирование - это заблаговременное решение того, что необходимо сделать, когда это сделать, как это сделать и кто будет это делать. Неэффективное планирование привносит элемент бесцельности и, следовательно, ущербности так необходимых функций менеджера. У менеджера должно быть четкое представление о том, чего он хочет добиться за определенный промежуток времени. Эффективное планирование состоит в формулировке целей, которые должны быть четко определены и измеримы, установление приоритетов в выполнении поставленных задач, составление плана достижения этих целей, определении способа измерения прогресса или успеха, согласно установленных стандартов и установлении срока на выполнение всего плана. Эти принципы имеют отношение, как к краткосрочному, так и к долгосрочному планированию. Решение задач согласно их приоритетности должно вести к эффективному достижению целей, которые тоже в свою очередь должны быть расставлены согласно их приоритетности. При принятии решений о выполнении кратковременных задач, менеджерам прежде всего необходимо оценить то, как они используют свое время, затем прекратить действия, ведущие к неэффективному использованию времени и вновь спланировать свой ежедневный график согласно расставленных приоритетов. · Управление временем. · Составление расписания работ. · Разработка графика выполнения задач Эффективное делегирование позволяет менеджеру экономить время, так как ему не приходится самому решать все вопросы, необходимые для достижения целей. Хотя полномочия для выполнения работы можно делегировать, ответственность за результаты лежит на руководителе. Необходимо отметить, что без власти не может быть делегирования. Делегирование управленческих задач подчиненным позволяет последним получить возможность обучения и приобретения опыта. Таким образом, делегирование представляет собой способ обучения и развития возможностей персонала. Делегирование можно сделать более эффективным, если: обучить подчиненного выполнению работы менеджера в разных сферах деятельности, не выдвигая совершенство в качестве самоцели разработать руководство по делегированию и планированию остерегаться обратного делегирования
Подчиненные могут быть не в состоянии справиться с обязанностями так, как это сделает менеджер, но если они могут выполнить работу не ниже требуемых стандартов, ее нужно делегировать. Подчиненные могут улучшить свою работу, если им предоставить возможность обучения на практике. Им необходимо четко определить задачи, предоставить сроки выполнения. Таким образом, менеджер сможет не перегружать работника, которому делегировано выполнение определенных функций в компании. Рассмотрим некоторые методы расчета количественной потребности в персонале. Например, в зависимости от достигнутого уровня численности при базисной производительности труда и планируемого объема продукции она определяется по формуле:
Ч пл. = Ч баз. х Yо.п., где Ч баз. — численность работников за предыдущий период; Yо.п — индекс объема продукции. 3. Управление производством: создание операционной системы Операционная система включает в себя те действия, в результате которых производятся товары и услуги, поставляемые организацией во внешнюю среду. Полная система производственной деятельности организации называется операционной системой, она состоит из трех подсистем: - Перерабатывающая подсистема выполняет производственную работу, непосредственно связанную с превращением входных величин в выходные результаты. - Подсистема обеспечения не связана прямо с производством выхода, но выполняет необходимые функции обеспечения перерабатывающей подсистемы. - Подсистема планирования и контроля получает от перерабатывающей подсистемы информацию о состоянии системы и незавершенном производстве. Информация поступает из внутренней среды организации: о целях, политике, основных направлениях и других внутренних параметрах. Информация о спросе на продукцию, стоимости ресурсов, тенденциях развития технологии, правительственных нормативных актах и других факторах поступает из внешней среды. Эта подсистема должна обработать этот объем информации и выдать решение, как именно должна работать перерабатывающая подсистема. Многочисленные обязанности менеджеров можно разбить на три основные группы: - Разработка и реализация общей стратегии и направлений операционной деятельности организации. - Разработка и внедрение операционной системы, включая разработку производственного процесса, решение о месторасположении производственных мощностей, проектирование предприятия, проектирование продукта, введение стандартов и норм выполнения работ. - Планирование и контроль текущего финансирования системы. Эффективность операций - это рыночная стоимость произведенных выходов, деленная на общую величину затрат организации на израсходованные входы. Рыночная стоимость выходов определяется как количеством единиц произведенных выходов, так и целым рядом других факторов: 1) Соответствие ассортимента выпускаемой продукции или предоставляемых услуг существующему на них спросу. 2) Своевременность производства выхода, учет характера спроса и обязательств по доставке потребителям. 3) Гибкость производственной системы при удовлетворении различных требований индивидуальных потребителей. Операционные системы можно классифицировать разными способами. Существует двухмерная классификация, основанная на характере выхода и типе используемого процесса переработки ресурсов. Типы процессов переработки: - Проектный. Отличительной характеристикой систем, ориентированных на проекты, является то, что каждая единица конечной продукции уникальна по конструкции, выполняемым задачам, местоположению или по каким - либо другим важным признакам. Процесс производства при этом имеет единичный, неповторяющийся характер. Все ресурсы операционной системы в данной момент времени направляются на реализацию одного или нескольких проектов. - Мелкосерийный. Отдельные подразделения, цеха или участки специализированы на выполнении различных операций. Объекты переработки проходят через систему единицами или небольшими группами. - Массовый. Выдает большие объемы относительно стандартизированных выходов. Время прохождения единицы продукции через систему относительно мало. Производственные ресурсы системы могут быть упорядочены в некоторой последовательности и образуют технологическую линию - поток, проходящий через всю систему. - Непрерывный. Производит значительные объемы однородного выхода. Ресурсы, поступающие на вход системы, непрерывным потоком проходят через нее, превращаясь в продукт на выходе. Для оптимизации деятельности организации необходимо обеспечить эффективное управление этими отношениями. Операции зависят от инженерной функции, которая обеспечивает проектирование новых видов продукции, производственных мощностей и процессов. Инженерная функция должна получать от производства ответную информацию по проблемам, связанным с конструкцией изделий. Маркетинг должен обеспечить надежный прогноз спроса и реальные заказы клиентов на выходы операционной системы. Операционная функция зависит от финансовой функции. Для того чтобы предоставить капиталы в нужное время и в нужных объемах, финансовой службе нужно получить от операционных подразделений информацию о планах производства и развития. А также текущие данные, чтобы оплатить труд работников, заплатить поставщикам, выставить счета потребителям, вести учет наличных материально - технических запасов и финансовую отчетность. Функция трудовых ресурсов несет ответственность за вербовку, отбор и обучение кадров для работы в операционной системе. Операционные подразделения должны информировать кадровую службу о потребности в рабочей силе с указанием количества и квалификации. Проектирование изделий должно быть нацелено на удовлетворение потребностей покупателей. Для анализа конкретных требований потребителя к данному изделию разработчик должен рассмотреть относительную значимость следующих критериев проектирования изделий: - Стоимость. - Экономичность эксплуатации. - Качество. - Размер, мощность или прочность. - Срок службы. - Надежность в эксплуатации. - Требования к обслуживанию. - Универсальность использования. - Безопасность эксплуатации. Для того чтобы получить нужные характеристики изделия, разработчик в ходе проектирования должен сделать выбор вариантов в следующих областях: - Размеры и формы. - Материалы. - Соотношения стандартных и специфических элементов. - Избыточные компоненты для повышения надежности. - Элементы безопасности. Чтобы обеспечить нужные характеристики процесса, разработчик должен сделать выбор вариантов в следующих областях: - Тип перерабатывающей системы. - Собственное производство или приобретение некоторых комплектующих изделий. - Выполнение некоторых задач своими средствами или передача их субподрядчикам. - Методы переработки. - Степень механизации и автоматизации. - Степень специализации труда рабочих. Эффективность работы служащего с трудом поддается измерению, поскольку низкая производительность может быть обусловлена отсутствием спроса со стороны потребителей, а не плохой работой служащего. Численность персонала корректируется исходя из ситуации на рынке труда, т. е. в соответствии с соотношением спроса и предложения по различным группам персонала. Следующий шаг в создании разработки операционной системы предусматривает принятие решений по размеру производственных мощностей, их месторасположению и проектированию материально - технических объектов, предприятий. Следующим шагом после определения производственной мощности и места расположения предприятия при создании операционной системы будет проектирование самого предприятия. Эта задача сводиться к определению конфигурации предприятия, т.е. размера и формы строения и расположения производственных ресурсов внутри его. При проектировании производственных предприятий в зависимости от типа перерабатывающей подсистемы применяют три основных вида планировочных решений: - Линейная или поточная, планировка применяется в массовом производстве или в системах с непрерывными процессами, где каждое выпускаемое изделие проходит одни и те же операции обработки. Производственные ресурсы располагают в виде последовательности рабочих мест в соответствии с теми операциями, которые требуются для выпуска готового “продукта”. Основная проблема при такой планировке заключается в правильном распределении нагрузки на рабочие места во избежание образования узких мест. - Фиксированная позиционная планировка в основном реализуется при выполнении проектов. Изделие или потребитель при этом неподвижны, к месту работы по мере необходимости подаются различные производственные ресурсы. Такие планировки носят временный характер, и их сохраняют лишь до окончания работы над проектом. Проблема при этой планировке заключается в том, чтобы расположить производственные ресурсы таким образом, чтобы они не мешали друг другу. Проектирование работ включает точное определение содержания каждого вида работы в организации и косвенно - порядок распределения работы в ней. Нормирование труда заключается в определении времени, требующегося для выполнения той или иной работы. Нормы времени имеют большое значение как в сфере материального производства, так и в сфере предоставления услуг. Нормы времени используются при планировании и оценке загрузки оборудования, разработке календарных планов и оценке людей, занятых в производстве, т.е. нормы времени позволяют планировать работу персонала, оборудования и оценить труд работников. Вопросы для самоконтроля: 1. В чем различие между понятиями ''эффективность деятельности'' и ''эффективность менеджмента''? 2. Какие критерии результативности деятельности организации используются для оценки эффективности менеджмента? 3. С помощью каких экономических показателей можно оценить эффективность управления? 4. Перечислите основные меры по повышению эффективности менеджмента в организации. 5. Что представляет собой эффективность управления? 6. Каковы основные понятия эффективности управления? 7. В чем суть оценки социальной эффективности управления, а в чем – экономической? Рекомендуемая литература 1. Бердалиев К.Б. Менеджмент – Алматы. Экономика, 2005. - 238 с. 2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – М.: Гардарики, 2002.- 528 с. 3. Глухов В.В. Менеджмент. Учебник. – СПб.: ''Лань'', 2002. - 528с. 4. Лебедев О.Т., Каньковская А.Р.Основы менеджмента. Учебное пос. для вузов Спрб.: ИД ''МиМ', 1998. – 192с. 5. Румянцева З.П. и др. Общее управление организацией: принципы и процессы: 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 3. – М.: «ИНФРА-М», 1999. – 336 с.
|
Алматы экономика жә не статистика академиясы
