Создание графика работ

 

Следующий шаг подготовки проекта после ввода названий работ - создание графика работ. Пока что все виды работ начинаются с даты начала проекта - 3 марта 2005 года. Но это, как вы понимаете, неправильно. В любом проекте все виды работ взаимосвязаны и должны выполняться в определенной последовательности. Например, верстка не может начаться прежде, чем будет написан текст и созданы все иллюстрации, а корректура должна выполняться только после окончания верстки. Некоторые виды работ могут выполняться одновременно, например, создание иллюстраций и написание текста.

В Microsoft Project создание графика работ сводится к установке связей между работами. При этом нужно указать тип связи: выполняется ли одна работа после другой или перед ней. Если же работы выполняются параллельно, то должны ли они одновременно начинаться или заканчиваться. Существует четыре типа возможных связей:

1. Завершение к началу • последующая работа начинается после окончания предыдущей;

2. Начало к началу - работы начинаются одновременно;

3. Завершение к завершению - работы заканчиваются одновременно;

4. Начало к завершению - одна работа не может закончиться до тех пор, пока другая не начнется.

Рассмотрим, как устанавливаются связи между работами:

· Щелкните мышью на названии работы Разработка содержания в поле (Название работы), чтобы выделить ее.

· Нажмите и удерживайте клавишу [Ctrl].

· Не отпуская клавишу [Ctrl], щелкните мышью на названии второй работы Написание текста, зависящей от первой.

· Отпустите клавишу [Ctrl]. Оба вида работ будут выделены.

· Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная). Между выделенными видами работ будет установлена связь типа (Завершение к началу), которая отобразится на диаграмме в виде стрелки (Рис. 5).

Рис. 5 Завершение к началу

Как уже указывалось выше, этот тип связи означает, что работа Написание текста будет начинаться после окончания работы Разработка содержания. Это наглядно показано на диаграмме, где левый край горизонтальной полоски-работы Написание текста находится на одной вертикальной линии с правым краем полоски-работы Разработка содержания, а стрелка, направленная от конца полоски-работы Написание текста к началу - Разработка содержания, указывает тип связи (Завершение к началу). Этот тип связи Microsoft Project устанавливает по умолчанию.

Как и большинство операций, установка связей между видами работ может быть отменена.

· Нажмите кнопку на панели инструментов(Стандартная). Предыдущая команда будет отменена.

Теперь установим связь между этими же видами работ, выделив их в обратном порядке, чтобы увидеть, как зависит вид установленной связи от порядка выбора работ:

· Щелкните мышью на названии работы Написание текста, чтобы выделить ее.

· Нажмите и удерживайте клавишу [Ctrl].

· Не отпуская клавишу [Ctrl]. щелкните мышью на названии работы Разработка содержания.

· Отпустите клавишу [Ctrl]. Ячейки с указанными работами будут выделены.

· Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная). Между выделенными видами работ снова будет установлена связь (Рис.6).

 

Рис. 6. Неправильно созданная связь

 

Но теперь работа Разработка содержания будет начинаться только после окончания работы Написание текста. Как видите, вид установленной связи зависит от порядка выделения работ. Конечно же, эта связь неправильна. Такие ошибочные связи в любой момент можно удалить:

· Не отменяя выделения видов работ в таблице, нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная). Связь между указанными видами работ будет удалена. Диаграмма примет свой первоначальный вид.

Создадим связь между видами работ Разработка содержания и Разработка иллюстраций.

· Выделите сначала название работы Разработка содержания, а затем -Разработка эскизов иллюстраций.

· Создайте связь между ними, нажав кнопку на панели инструментов (Стандартная).

Эти виды работ должны заканчиваться одновременно. Поэтому тип связи между ними нужно изменить.

· Дважды щелкните мышью на стрелке, обозначающей связь на диаграмме. На экране появится диалог (Зависимость работ).

В верхней части диалога указаны названия работ, между которыми установлена связь, а в поле открывающегося списка (Тип) - тип этой связи. В данном случае - (Завершение к началу). При необходимости вы можете удалить эту связь нажатием кнопки Delete (Удалить).

· Выберите в открывающемся списке (Тип) связь (Завершение к завершению).

· Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог (Зависимость работ). Установленная связь отобразится на диаграмме (Рис. 7).

 

Рис. 7. Связь Конец с концом

Проверим, будут ли указанные виды работ заканчиваться к одному и тому же времени, если изменить длительность одной из них.
Щелкните мышью на поле(Длительность) в строке с работой Разработка содержания, чтобы выделить соответствующую ячейку.

· Используя счетчик, увеличьте длительность работы до 15 дней и нажмите клавишу [Enter].

· Просмотрите диаграмму, воспользовавшись горизонтальной полосой прокрутки, и убедитесь, что тип связи между видами работ не изменился: они заканчиваются одновременно.

· Отмените изменение длительности работы, нажав кнопку на панели инструментов (Стандартная).

Теперь рассмотрим еще один способ создания множественных связей.

· Выделите в таблице работу Написание текста.

· Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная) или дважды щелкните мышью на названии работы. На экране появится диалог Task Information (Информация о работе).

· Щелкните мышью на ярлычке(Предшествующие), чтобы выбрать нужную вкладку (Рис. 8).

 

Рис. 8. Вкладка Предшествующие диалога (Информация о работе)

 

В верхней части диалога в поле ввода (Имя) указано название выбранной работы - Написание текста. Справа от него, в поле открывающегося списка (Длительность) - ее продолжительность - (14 дней). В нижней части диалога находится таблица.

· Щелкните мышью на поле (Название работы) в первой строке таблицы диалога. Выбранная ячейка превратится в открывающийся список.

· Откройте этот список и выберите предшествующую работу, которую нужно связать с выделенной. В нашем случае это - Разработка содержания. Ее название отобразится в строке ввода над таблицей.

· Нажмите клавишу [Enter]. В поле (Тип) появится название типа связи (Завершение к началу), предлагаемое по умолчанию.

· Закройте диалог (Информация о работе) нажатием кнопки ОК. Установленная связь отобразится на диаграмме.

Некоторые виды работ должны выполняться с задержкой или опережением по отношению к предшествующим. Например, следующая операция по обработке окрашенной детали должна начинаться с задержкой на время, необходимое для полного высыхания краски. Или, в нашем проекте, Создание иллюстрации может начинаться не после Написания текста, а с некоторым опережением: когда текст закончен только на 70%. Установим эту связь.

· Дважды щелкните мышью на названии работы Создание иллюстраций. На экране появится диалог (Информация о работе) с открытой вкладкой (Предшествующие).

· Щелкните мышью на поле (Название работы) таблицы диалога и в открывающемся списке выберите предшествующую работу Написание текста.

· Нажмите клавишу [Enter]. В поле (Тип) отобразится тип связи (Завершение к началу), а в поле (Задержка) - время задержки - (0 дней).

· Щелкните мышью в ячейке первой строки поля (Задержка), чтобы выделить ее. У правого края ячейки появятся кнопки счетчика .

· В поле (Задержка) введите с клавиатуры -30%.

 

Знак «минус» здесь означает, что Создание иллюстраций должно начинаться с 30% опережением, т.е. когда предыдущая работа - Написание текста - будет выполнена на 70%.

В этом поле время задержки можно вводить также в любых других допустимых единицах, например: (1 неделя), (3 дня), (2 часа)(30 минут).

Работа Литературное редактирование должна начинаться после окончания Написание текста.

· Выделите последовательно работы Написание текста и Литературное редактирование.

· Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная). Между выделенными видами работ будет установлена связь типа (Завершение к началу), которая отобразится на диаграмме.

Верстка может быть выполнена только после того, как закончено Литературное редактирование и Создание иллюстраций. Эта связь множественная. Посмотрим, как ее установить.

· Дважды щелкните мышью на названии работы Верстка. На экране появится диалог (Информация о работе) с открытой вкладкой (Предшествующие).

· Щелчком мыши выделите ячейку первой строки поля (Название работы).

· В открывающемся списке выберите предшествующую работу Литературное редактирование.

· Нажмите клавишу [Enter]. Выбор будет зафиксирован. Выделение переместится во вторую строку поля (Название работы).

· В открывающемся списке второй строки выберите Создание иллюстраций и нажмите клавишу [Enter]. Выбор будет зафиксирован, а тип связи отобразится в поле (Тип).

· Закройте диалог (Информация о работе), нажав кнопку ОК. Установленные связи отобразятся на диаграмме.

· Измените длительность Литературного редактирования и Создания иллюстраций и убедитесь, что Верстка не начнется, пока эти работы не будут закончены.

· Отмените изменение длительности Литературного редактирования и Создания иллюстраций.

Остальные связи установите самостоятельно.

· Создайте связь между Разработкой макета обложки и Версткой таким образом, чтобы эти виды работ заканчивались одновременно.

· Корректура должна начинаться после окончания Верстки и Разработки макета обложки.

· Цветоделение должно быть выполнено после того, как закончится Корректура.

· Последний вид работы - Сдача в типографию - следует за Цветоделением.

· В заключение установите связи первой и последней работы с контрольными точками Начало работ и Завершение проекта.

Создание графика работ закончено. Но установленный по умолчанию масштаб времени, при котором на диаграмме отображаются все календарные дни, не позволяет видеть график на экране полностью. Поэтому масштаб нужно уменьшить.

· Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная). Теперь масштаб времени уменьшился в три раза.

· Используя горизонтальную полосу прокрутки диаграммы, добейтесь, чтобы диаграмма была видна на экране полностью.

Если же вам не удается полностью отобразить всю диаграмму на правой панели, сделайте следующее.

· Выберите команду меню (Вид • Изменить). На экране появится диалог (Изменить).

Установите переключатель (Введенный проект) и закроите диалог, нажав кнопку ОК. Теперь диаграмма полностью отображается на правой панели.

Созданный график работ будет выглядеть примерно как на Рис. 9.

 

Рис. 9. Созданный график работ

· С помощью кнопок и на панели инструментов(Стандартная) просмотрите диаграмму в различных масштабах.

· Сохраните созданный проект, нажав кнопку на панели инструментов (Стандартная). В появившемся диалоге (Мастер плана) нажмите кнопку ОК.

Мы познакомились с приемами создания графика работ и научились устанавливать связи различных типов. Наша очередная задача - сделать график работ более наглядным.

3. Отчет о выполнении лабораторной работы должен содержать:

- файл с расширением.mpp, содержащий не менее 10 работ и не менее двух работ с обоснованием уровня разукрупнения;

- диаграмму Ганта с обоснованием и установлением всех типов связей между работами;

- ПЕРТ- диаграмму проекта;

- ответы на контрольные вопросы.

Отчет выполняется в MS Project и сдается преподавателю в электронном виде.

 

Контрольные вопросы

 

1. Дайте определение корпоративной информационной системы (КИС).

2. Перечислите этапы построения КИС.

3. Назовите основные технологии интеллектуальной поддержки принятия управленческих решений.

4. Что входит в этап планирования проекта?

5. Что включает в себя структуризация проекта?

6. Охарактеризуйте основные возможности программы Microsoft Project вобластиинтеллектуальной поддержки принятия управленческих решений.

7. Какие факторы способствуют успешной реализации проекта?

8. Перечислите и охарактеризуйте виды связей между работами проекта.

9. Цель и порядок создания графика работ.