Условия отбора и вычисляемые поля

Добавление в запрос условия отбора позволяет выбирать из таблицы не все записи, а лишь те, которые удовлетворяют определенным критериям. Например, вам необходимо получить сведения о сотрудниках, проживающих в Красноярске, которым на данный момент исполнилось от 23 до 45 лет.

1. Одним из известных способов создайте запрос с именем Красноярцы от 23 до 45, например, с помощью конструктора. В запрос включите следующие поля:

– из таблицы Карточка сотрудника – Фамилия, Имя, Отчество, Звание, Должность, Дата рождения;

– из таблицы Адреса сотрудников – поле Город.

2. С помощью В войдите в конструктор запроса Красноярцы от 23 до 45.

3. Перед полем Город вставьте пустой столбец (установите курсор в поле Город и выберите команду на вкладке Конструктор ð группа Настройка запроса ð Вставить столбцы). В бланке запроса щелкните правой кнопкой мыши на пустой ячейке в строке Поле нового столбца и в контекстном меню выберите команду . Откроется окно построителя выражений (рис.4.6).

Рис.4.6. Построитель выражений

4. В верхней части окна построителя выражений наберите Возраст: (обязательно поставьте двоеточие) – это будет название нового вычисляемого поля. Возраст будем вычислять так: от текущей даты (функция Date()) вычтем дату рождения (поле [Дата рождения]), поскольку операция вычитания дат возвращает разницу в днях, а возраст принято считать в годах, то, поделив результат на 365, получим количество лет. Так как нас интересует полное количество лет, то дробную часть необходимо отбросить (функция Int() возвращает целую часть числа).

5. В итоге у вас должна получиться следующая формула:

Возраст: Int((Date()-[Дата рождения])/365)

По ней вычисляется полное количество лет на текущую дату.

6. Щелкните на кнопке ОК. Построенная формула появится в ячейке Поле добавленного столбца бланка запроса.

При формировании данного запроса может быть не важна конкретная дата рождения сотрудников, поэтому поле Дата рождения можно не включать в результат запроса. Для этого сбросьте флажок Вывод на экран столбца Дата рождения.

7. Щелкните по кнопке Выполнить вкладки Конструктор группы Результаты, чтобы просмотреть результат выполнения запроса.

8. Теперь нужно добавить ограничение на возраст от 23 до 45 лет. Перейдите в режим конструктора, щелкнув по кнопке вкладки Главная. В поле Возраст, в строке Условие отбора наберите > =23 and < =45 (будут выбраны все сотрудники, возраст которых больше либо равен 23 и меньше либо равен 45).

9. В ячейке Условие отбора столбца Город введите слово Красноярск.

10. Щелчком на кнопке Выполнить выведите результат выполнения запроса (рис.4.7).

Задание. Самостоятельно создайте запрос, вычисляющий выслугу сотрудников (для вычисления выслуги вместо поля Дата рождения в формуле используйте поле Дата приема на работу). Запрос сохраните под именем Выслуга.

С помощью запроса вычислим зарплату сотрудников. Для простоты будем предполагать, что зарплата складывается из оклада по званию, оклада по должности и районного коэффициента (30% от суммы окладов).

Рис.4.7. Сотрудники от 23 до 45 лет, родившиеся в Красноярске

Выберите вкладку Создание ð группа Другие ð Конструктор запросов. Нам потребуются таблицы Карточка сотрудника и Штатное расписание. Из этих таблиц добавьте в запрос следующие поля: Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Оклад по званию и Оклад.

Для вычисления зарплаты создадим поле Зарплата. В строке Поле первого пустого столбца введите Зарплата: (для большего удобства и наглядности воспользуйтесь построителем выражений из контекстного меню). Это будет заголовок столбца, обязательно поставьте двоеточие (оно отделяет заголовок от формулы вычислений), а затем следующее выражение (рис.4.8):

[Оклад]+[Оклад по званию]+([Оклад]+[Оклад по званию])*0, 3

Рис.4.8. Выражение для вычислимого поля Зарплата

 

Щелчком на кнопке Выполнить вкладки Конструктор выведите результат выполнения запроса. Запрос сохраните под именем Зарплата.

Оператор Like. Оператор Like очень удобен для сравнения строк, при этом для большей гибкости могут использоваться символы подстановки:? – заменяет один символ, * – заменяет любое количество символов.

Приведем примеры использования оператора Like. Если в запросе в столбце Имя в строке Условие отбора указать Like "? рина", то, выполнив запрос, получим список сотрудников, у которых имя состоит из пяти букв и оканчивается на «рина», (т.е. Ирина, Арина и др.). А если в столбце Имя в строке Условие отбора указать Like " *рина", то, выполнив запрос, получим список сотрудников, в который кроме указанных имен, дополнительно попадут Марина, Екатерина, Александрина и др., т.е. те имена, которые имеют окончание «рина», но могут состоять из любого количества символов.

Если в запросе в столбце Фамилия в строке Условие отбора указать Like " C*", то, выполнив запрос, получим список сотрудников, фамилия которых начинается на букву «С». Если в строке Условие отбора указать Like " *ов", то получим список сотрудников, чья фамилия оканчивается на «ов». Если в строке Условие отбора указать Like " [ИВ]*", то получим список сотрудников, чья фамилия начинается на «И» или «В».

Задание. Самостоятельно создайте запрос, который выдает список сотрудников, проживающих на улицах, начинающихся на букву «К». Если в базе данных нет улиц начинающихся на букву «К», то условие запроса можно изменить по ситуации.

ОТЧЕТЫ

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.