Алгоритм создания систем управления затратами по центрам хозяйственной ответственности

 

Алгоритм создания системы управления затратами по центрам хозяй­ственной ответственности включает:

1. Предварительное выделение центров ответственности.

2. Выделение центров технологической ответственности (предварительный для шага 4).

3. Анализ подконтрольности затрат, выручки, прибыли, инвестиций по возможным центрам ответственности. Анализ функций менеджеров центрам ответственности (предварительный для шага 4).

4. Выделение центров ответственности с определением их вида.

5. Построение схем взаимосвязей центров ответственности как объекта, субъекта управления и партнера (предварительный для шагов 6 и 12).

6. Формирование пакетов показателей деятельности центров ответственности.

7. Изучение существующей структуры документооборота и внутренней отчетности основного, вспомогательного производств и функциональных отделов (предварительный для шагов 10 и 12).

8. Изучение состояния и совершенствование норм и нормативов (предварительный для шагов 10 и 12).

9. Создание прочих условий функционирования учета по центрам от­ветственности (разработка трансфертных цен на основе шага 8 и др.; рабоче­го плана счетов для учета деятельности и ответственности по выделенным центрам; кодификатора отклонений и ответственных за них).

10. Формирование форм внутрипроизводственной отчетности центров ответственности (предварительный для шага 12).

11. Оптимизация схемы документооборота и внутренней отчетности.

12. Разработка положений для учета по центрам ответственности.

Каждый шаг включает перечень локальных задач, информационный материал и этапы выполнения. Рассмотрим более детально последователь­ность работ по созданию системы управления затратами по центрам ответственности.

Шаг 1. Предварительное выделение центров ответственности.

Задачи: формирование идеологии выделения, построение предваритель­ной организационной структуры строительной организации.

Информационный материал: результаты предпроектного обследования. На этапе предпроектного обследования:

выявляются общие характеристики строительной организации и ее внешней среды (главная цель, задачи и стратегия, тип производства, виды строительной продукции; число и размер подразделений - дочерних органи­заций, финансовая система, персонал, планирование и прогнозирование, уп­равление маркетингом, покупатели, поставщики и пр.);

изучается организационная структура строительной организации и ее подразделений. Анализируются и оцениваются тенденции развития органи­зационных структур, в том числе с точки зрения их преобразования на основе центров ответственности. В ряде случаев для построения организационной структуры на основе центров ответственности необходимо предварительно построить схемы технологических процессов и материальных потоков, оп­ределить и оценить систему мотивации в подразделениях.

В результате изучения производственной деятельности описываются применяемая технология, технологический процесс, состояние нормативной базы, оперативно-технического планирования, управления качеством, произ­водственные мощности, материальные потоки и др.

При изучении действующей системы мотивации работников строитель­ной организации желательно принимать во внимание данные об информаци­онных потоках, проходящих через менеджеров разных уровней подразделе­ний основного и вспомогательных производств, отделов. Информацию мож­но дополнить путем интервьюирования и анкетирования.

Шаг 2. Выделение центров технологической ответственности (предва­рительный для шага 4).

В центр технологической ответственности входят лицо или группа лиц, ответственных за соблюдение технологических параметров в определенной зоне структурного подразделения. На этом этапе в первую очередь выделя­ются центры ответственности производственных подразделений строитель­ной организации. Данный шаг имеет непосредственное отношение к функ­циональным подразделениям, участвующим в управлении качеством строи­тельной продукции.

Основная задача - учесть ответственность работников за соблюдение технологических параметров и качество строительной продукции.

Информационные материалы: нормативные документы (СНиПы, ГОСТы, ВСН ТУ и другие технологические инструкции), материалы по системе мониторинга и надзора за строительством в трактовке требований Единых европейских норм (еврокодов), схемы технологического процесса и ма­териальных потоков, результаты анкетирования и интервьюирования.

Этапы: выявление точек технологической ответственности (техноло­гическая операция или группа операций); определение должностных лиц (ра­ботники структурных подразделений), а также содержания технологической ответственности и ее персонификация.

Шаг 3. Анализ подконтрольности затрат, выручки, прибыли, инвести­ций по возможным центрам ответственности и анализ функций менеджеров.

Основная задача - учесть при выделении центров ответственности воз­можность контроля затрат, выручки (объемных показателей в стоимостном или/и натуральном выражении), прибыли (операционной или маржинальной), инвестиций и отдачи от них; объем полномочий и обязанностей соответствующих менеджеров.

Информационные материалы: внутрипроизводственная отчетность.

Для обоснованного определения вида центров ответственности (затрат, дохода, прибыли, инвестиций) необходимо:

разбить затраты на контролируемые и неконтролируемые. Сюда входят привязка к центру ответственности прямых затрат; определение целесооб­разности привязки общепроизводственных косвенных расходов к центру от­ветственности в качестве контролируемых, если он меньше подразделения; разработка методики распределения данных затрат между центрами (опреде­ление базы распределения затрат и т.д.); выявление целесообразности при­вязки общехозяйственных косвенных затрат к центру ответственности в ка­честве контролируемых; разработка методики распределения этих затрат между центрами (определяется база распределения затрат и т. д.);

определить номенклатуру готовой продукции, передаваемой в другие подразделения и на склад; натуральный измеритель для каждой номенкла­турной позиции; рассчитать трансфертные цены;

определить целесообразность исчисления маржинальной или операци­онной прибыли.

Описание функций менеджеров основных центров ответственности можно проводить на основе интервьюирования и анкетирования менеджеров и специалистов цехов структурных подразделений, например, по следующим группировочным признакам: подготовка производства; процесс производства; учет и отчетность.

Шаг 4. Выделить центр ответственности с определением вида.

Основная задача - определить вид центров ответственности и сформи­ровать организационную структуру управления строительной организацией на основе центров ответственности.

Информационный материал - результаты шагов 1, 2, 3.

Следующие этапы: 1) анализ предварительной организационной струк­туры строительной организации на основе центров ответственности на соот­ветствие центрам технологической ответственности; на возможность конт­роля по ним затрат и доходов; на соответствие выполняемым функциям; 2) окончательный выбор видов центров ответственности; 3) построение окон­чательного варианта схемы организационной структуры управления строи­тельной организацией на основе центров ответственности.

Если центры хозяйственной ответственности выделяются в целях бюд­жетирования, то на их основе формируется финансовая и организационная структура организации (рис. 14).

Рисунок 14. Формирование финансовой структуры

строительной организации

Возможны три варианта:

финансовая структура строительной организации идентична организа­ционной структуре управления;

в финансовой структуре часть организационных звеньев объединена например, бухгалтерия, плановый и финансовый отделы);

некоторые звенья базовой организационной структуры управления (например, отдел продаж) разбиты на составляющие.

Шаг 5. Построение схем взаимосвязей центров ответственности как объекта, субъекта управления и партнера (предварительный для шагов 6 и 12).

Основные задачи: учет взаимосвязей центра ответственности как объекта правления для формирования пакетов плановых и оценочных показателей бизнес-индикаторов), как партнера для формирования пакета хозрасчетных показателей, если в строительной организации действует система внутрифирменного предпринимательства; выявление его внутренних взаимосвязей как субъекта управления для максимального совмещения во внутрипроизводственной отчетности показателей, необходимых внешним (по отношению к данному центру) пользователям и менеджерам центра для информационного обеспечения их решений.

Информационные материалы: внутренние положения подразделений дочерних организаций), на основе которых сформированы центры ответ­ственности; должностные инструкции, результаты анкетирования и интер­вьюирования менеджеров центра, результаты шага 3.

Этапы: 1) изучение положений об отделах и службах строительной организации, должностных инструкций для определения потоков внутрифир­менной ответственности и полномочий; 2) разработка проектов схем взаимо­связей центра ответственности как объекта управления, партнера, субъекта управления; 3) уточнение схем взаимосвязей на основе интервьюирования и анкетирования менеджеров центра ответственности. При отсутствии внут­ренних положений об отделах и службах, а также должностных инструкций эта процедура будет исходной. Анкетирование рекомендуется проводить в два шага: 1 - менеджерам выбранных центров ответственности следует отве­тить на вопросы, с какими подразделениями имеются связи; после анализа анкеты выбираются подразделения для дальнейшего изучения; 2 - по резуль­татам анкетирования проводятся беседы с менеджерами и контрагентами во внутрифирменной кооперации и управлении для выяснения взаимосвязей и ранжирования их как объекта управления, субъекта управления и партнера-4) построение схем взаимосвязей центра ответственности как объекта управ­ления, партнера и субъекта управления; 5) анализ использования взаимосвя­зей контрагентами и оптимизация схем взаимосвязей. Исследуются потреб­ности менеджеров корреспондирующих центров ответственности, описыва­ется спектр управленческих решений, например, принимаемых на основе полученной информации управляющим центра; 6) использование для тести­рования при шагах 6 и 10.

Далее проводится логический анализ существенности и целесообраз­ности взаимосвязей, причин взаимных претензий, возможностей их учета и использования при мотивации. Формируются рекомендации по оптимизации взаимосвязей. Окончательные схемы взаимосвязей являются информа­ционной основой теста для следующего шага методики.

Шаг 6. Формирование пакетов показателей деятельности центра ответ­ственности.

Основная задача - формирование пакетов плановых, оценочных, хоз­расчетных показателей центра ответственности. Для различных пользовате­лей необходим свой пакет информации в соответствии со стоящими перед ними целями и задачами. Состав и содержание показателей зависят от опера­тивных, тактических и стратегических задач центра. При формировании па­кетов показателей следует учитывать вид центра ответственности и его внут­рифирменные взаимосвязи. Показатели используются в положении по мате­риальному стимулированию, являются основой внутрифирменных планов и отчетов.

Информационные материалы: формы внутрифирменных планов и от­четов подразделений строительной организации, на основе которых сформи­рованы центры ответственности; результаты шагов 3-5, анкетирования и ин­тервьюирования.

Этапы: 1) группировка показателей деятельности центров ответствен­ности в соответствии с шагом 4; 2) анализ состава, количества и содержания показателей с точки зрения достаточности (избыточности) для обеспечения задач, решаемых менеджером центра ответственности; 3) анализ пакетов по­казателей с точки зрения отражения взаимосвязей центра; 4) окончательное формирование пакетов показателей.

В соответствии с целями можно выделить три основные группы пока­зателей: первая характеризует результаты строительного производства и включает показатели объема и качества строительной продукции; вторая определяет величину материальных и трудовых ресурсов; третья характеризует затраты на производство строительной продукции.

Шаг 7. Изучение существующей структуры документооборота (предварительный для шагов 10 и 11).

Основная задача - изучение существующей системы документооборота для оценки возможности ее приложения к организационной структуре уп­равления строительной организации на основе центра ответственности, а так­же для оптимизации документооборота.

Информационные материалы: схемы организационной структуры уп­равления строительной организации и ее подразделений, технологических процессов, материальных потоков, взаимосвязей подразделений; формы первичных документов, планов, сводок, отчетов; результаты анкетирования интервьюирования работников компании.

Этапы: 1) построение схем учетных точек основного производства, вспомогательных производств, функциональных служб; 2) построение схем ч взаимосвязей; сбор заполненных форм документов и отчетов по учетным»1кам; их систематизация; 3) описание сроков представления, направления движения документов и форм отчетности; 4) построение тематических и сводах схем документооборота; 5) логический и реквизитный анализ документов, пути их прохождения в процессе создания, согласования и утверждения;

Шаг 8. Изучение состояния норм и нормативов, их совершенствование предварительный для шагов 10 и 12).

Основная задача - анализ состояния информационной базы учета от­ветственности за затраты и результаты деятельности; учета отклонений.

Информационные материалы: нормативные федеральные ведомственные документы (ГОСТы, СНиПы, ВСН ТУ), технологические инструкции, требования к общестроительным и специальным СМР, качеству стройматериалов, изделий и конструкций; результаты анкетирования и интервьюирования.

Этапы: 1) анализ наличия норм и нормативов по операциям технологического процесса и факторам производства; 2) выборочная оценка состояния норм, анализ технологии их расчета (технически обоснованные, опытно-статистические); учета при их исчислении условий производства; проверка на тест «применение устаревших норм» при использовании отраслевых норм; выборочная проверка правильности применения норм; 3) оценка взаимосвязи и согласованности норм и нормативов на всех стадиях производственного процесса и всех уровнях управления; 4) анализ системы управления нормативным хозяйством (наличие центра ответственности, централизации процессов разработки, корректировки и контроля норм и нормативов в масштабе строительной организации; документов, регламентирующих процедуры и расчеты норм; согласование изменений норм с руководителями подразделений; обеспеченность оптимального соотношения между динамичностью и стабильностью норм и нормативов; 5) анализ классификаторов норм и нормативов по строительной организации в целом и каждому проектируемому центру ответственности.

Шаг 9. Обеспечение прочих условий функционирования учета по цен­трам ответственности.

Основная задача - создание условий для эффективного функциониро­вания системы учета по центрам ответственности.

Информационные материалы: результаты предыдущих шагов; инфор­мация о рыночных ценах, рабочий план счетов и др.

Этапы: разработка трансфертных цен; рабочего плана счетов для учета деятельности и ответственности по выделенным центрам; кодификаторе; отклонений и ответственных за них и др.

Шаг 10. Формирование форм внутрифирменной отчетности центров ответственности (предварительный для шага 12).

Основная задача - создание или совершенствование форм внутрифир­менной отчетности центров ответственности.

Информационные материалы: формы внутрифирменных планов и от­четов подразделений строительной организации, на базе которых сформиро­ваны центры ответственности, и результаты шагов 6-8.

Этапы: 1) группировка форм отчетности по выделенным центрам; 2) анализ релевантности существующих форм; 3) анализ достаточности форм для выполнения функций центра; 4) построение форм отчетности центров.

Шаг 11. Оптимизация схемы документооборота и внутренней отчетно­сти центров отчетности - приведение в соответствие с потребностями управ­ления с одновременным снижением затрат на их ведение.

Информационные материалы: результаты шага 7.

Этапы: 1) предпроектное обследование или описание строительной организации; 2) детальное описание существующего документооборота; 3) анализ качественного содержания информации; 4) оптимизация документооборота; 5) создание стандартов (инструкций).

Шаг 12. Разработка положения по учету по центрам ответственности - документа, в котором на основе результатов работы по шагам 2-6,8-10 опре­деляются задачи и функции подразделения, взаимосвязи во внутрипроизвод­ственной кооперации и т. д. Положение должно включать описание процедур технологических или управленческих операций; схемы материальных и ин­формационных потоков.

 

Контрольные вопросы для подготовки и самопроверки

 

1. Что включают в себя центры ответственности?

2. Что включают в себя центры затрат?

3. Что включают в себя центры доходов?

4. Что включают в себя центры прибыли?

5. Что включают в себя центры капитальных вложений?

6. Что относится к производственным центрам затрат?

7. Что относится к обслуживающим центрам затрат?

8. Какие выделяются уровни в структуре управления?

9. Что обозначают места возникновения затрат?

10. Что обозначают искусственные центры прибыли?

11. Какие основные методы трансфертного ценообразования?

12. Что включают в алгоритм создания системы управления затратами по центрам хозяйственной ответственности?