Документальные подсистемы

 

Зачастую документальные массивы формируют их пользователи. Особенно хо­рошо это видно на примере домашних документных ресурсов. То же можно наблю­дать во многих структурных подразделениях фирмы. Лишь когда документный поток велик, из состава служащих выделяют лицо (или лиц), специализирующееся на его упорядочении. По отношению к служебной документации этим ведают секретари, делопроизводители, штат канцелярии, управления делами. В развитой подсистеме этого направления присутствуют собственные подразделения. Проиллюстрируем это примером Государственной Думы.

Аппарат Госдумы возглавляет его руководитель, имеющий заместителя и собст­венный секретариат. В его подчинении находятся несколько служб документационного характера:

• Управление делами Государственной Думы;

• аналитическое управление;

• правовое управление;

• пресс-служба;

• управление документационного обслуживания;

• отдел по защите государственной тайны;

• Парламентская библиотека.

Выше было отмечено, что нередко одни и те же службы документы и генериру­ют, и хранят, и работают с ними. Здесь как раз такой случай.

Рассмотрим структуру некоторых управлений, чтобы убедиться, сколь велик по­ток и массив документов, с которыми им приходится иметь дело.

В структуре управления делами работают документальные подразделения: бух­галтерия, планово-экономический отдел, канцелярия, издательский отдел. Другие подразделения, естественно, тоже нуждаются в документационном сопровождении.

Особенно характерно, что в структуре аппарата имеется управление документа­ционного обеспечения. В его задачи входят оснащение депутатов проектами зако­нов, другими документами, тиражирование и отсылка депутатских запросов, экспе­диция (приемка и отсылка официальных бумаг), оформление стенограмм заседа­ний, подготовка принятых Думой законов для дальнейшего прохождения. Как видим, без такого вспомогательного подразделения работа этого высшего органа власти была бы невозможна.

Конечно, Госдума — это в сущности документогенерирующая система (она за­нята производством законов), может быть, поэтому она в свою очередь нуждается в большом количестве документов?

Чтобы ответить на этот вопрос, возьмем для сравнения типичную службу управ­ления делами министерства. В него входят:

• канцелярия, включающая в том числе машбюро;

• инспекция при министерстве;

• экспедиция;

• отдел писем (жалоб);

• протокольная служба;

• отдел рационализации;

• текущий отдел;

• общий отдел;

• служба учета и регистрации документов;

• группа контроля;

• копировально-множительная служба.

Штат службы составляют: начальник управления, заведующий канцелярией, об­щим отделом, архивом и другими подразделениями, помощник министра, рефе­рент, секретарь, редактор, археограф, архивист, корректор, экспедитор, делопро­изводитель, машинистка, стенографистка, оператор диктофонной службы, опера­тор по компьютерам, курьер. Как видим, работой с документами и здесь занято много специалистов узкого профиля.

Министерство — структура управленческая. Естественно, что ее деятельность базируется на документах и проявляется в принятии управленческих документов. Может быть, на заводе, в фирме потребность в документах иная?

На этот вопрос прежде всего заметим, что управленческих, а значит, докумен­тальных систем не так уж мало, но подсистемы документального характера имеют­ся буквально в каждом учреждении и на предприятии.

Руководители фирмы, а также руководители основных ее подразделений долж­ны иметь четкое представление о ее организационной структуре. Она фиксируется в паспорте фирмы, сообщающем дату ее основания, основные этапы развития, про­филь, характеризующем помещения и оборудование, численность и структуру пер­сонала, структуру управления, дающем сведения о руководителях, учредителях, на­блюдательном совете, президенте управления, спонсорах, дочерних предприятиях, связях с поставщиками, объеме продукции, продаж, доходе и прибыли, планах и на­мерениях. Документный массив каждого учреждения упорядочивают ведением "Но­менклатуры дел". Она включают в себя:

• директивы вышестоящих органов;

• документы о регистрации, лицензировании, аттестации, аккредитации;

• положения, уставы;

• заключения пожарной, санитарно-эпидемиологической и других служб о тех­ническом состоянии здания;

• книгу приказов; • печати;

• бланки;

• планы работы;

• отчеты о работе;

• трудовые книжки работающих;

• личные дела;

• акты, справки, докладные записки;

• акты передачи дел при смене руководителя;

• протоколы;

• заявления сотрудников;

• документы по делопроизводству;

• акты на передачу документов в архив, уничтожение;

• входящие письма;

• исходящие письма.

Жизненно важное решение для каждого учреждения имеет планово-экономиче­ская документация. Она отражает финансово-экономические показатели фирмы: ее годовой доход, издержки производства, амортизационные отчисления, прибыль, основные производственные фонды, затраты на расширение основных фондов, расходы на научно-исследовательские и опытно-конструкторские разработки, све­дения об административно-управленческом аппарате, производственном, хозяйст­венном персонале, инженерно-технических работниках.

Стратегически важен документ о состоянии фирмы, он содержит также рекомен­дации по ее укреплению и развитию. Обычно эти данные содержатся в регулярно составляемых аналитических справках о деятельности фирмы.

Документный ресурс фирменной информации включает в себя:

• фирменный проспект, буклет, каталог, массив других рекламных изданий сво­ей и аналогичных фирм;

• конъюнктурные издания;

• досье фирмы и ее партнеров;

• досье конкурентов;

• публикации сотрудников фирмы и ее конкурентов;

• тематические досье по профилю фирмы;

• переводы;

• основные таблицы фактографических данных;

• обзоры: библиографические, реферативные, маркетинговые, аналитические, конъюнктурные;

• массив адресов с основными характеристиками физических и юридических лиц;

• рекламации на продукцию фирм;

• сведения о поставщиках.

Отдел научных исследований и конструкторских разработок располагает сведе­ниями:

• о численности дипломированных специалистов, наличии в штате известных ученых и конструкторов;

• об основных направлениях НИОКР, сотрудничестве в этой области с другими фирмами, университетами, академическими институтами;

• о крупных изобретениях в науке или технологии производства, о количестве и адресатах лицензий на производство профильной фирме продукции;

• об удельном весе и номенклатуре технических новинок, внедренных фирмой за последние 5 лет в ассортименте продукции, проценте обновления номенклату­ры изделий;

• о затратах на НИОКР (в процентах к годовому обороту фирмы), о структуре рас­ходов.

Отдельно формируют массив документов, связанных с реализацией фирменной продукции. Он включает в себя сведения о товарной структуре продукции, а также сведения об основных ее потребителях. Особый интерес представляют данные о доле экспортных операций в товарообороте, видах экспортной продукции, ее поку­пателях и их отзывах.

Итак, и здесь документный ресурс велик и разнообразен.

Может быть, в документном ресурсе не нуждаются собственно производствен­ные подразделения, т. е. занятые изготовлением промышленной продукции? Но это исключено по закону обязательного документационного обеспечения и сопро­вождения всякого социального процесса. Действительно, документационный массив производственного подразделения включает в себя как минимум такие элементы:

• устав или положение;

• тарифную сетку — шкалу соотношения между оплатой труда с учетом вида ра­боты и условиями ее выполнения;

• нормы выработки;

• нормы времени;

• расценки — технический документ о распределении изготавливаемых деталей по производственным цехам;

• маршрутную карту движения в процессе его изготовления;

• технологическую карту — документ, в котором приводятся данные по техноло­гии изготовления детали, пооперационное описание процесса производства, требующегося для этого оборудования, инструмента, приспособлений, режи­мов работ, квалификации и разряда рабочего;

• операционную карту — о технологии и проведении отдельных операций;

• инструкционную карту — инструктаж рабочих и мастеров о порядке ведения работ;

• нормировочную карту — расчеты норм времени на изготовление детали или изделия;

• нормы расхода материалов и технические условия на эти материалы — описа­ние их характеристик;

• многие другие документы.

В фирме действуют и другие службы, имеющие дело преимущественно с доку­ментами специфического назначения. Это отдел кадров, бухгалтерия, планово-эко­номический отдел, технологический отдел, отдел маркетинга и сбыта, отдел науч­ной информации, библиотека и архив. Впрочем два последних подразделения отно­сятся к классу специализированных документальных систем.