Журналы учета, применяемые в деятельности СУП

Регистрационно-учетные журналы ведутся в организации для учета кадровой документации и для упорядочения работы с кадровой документацией. Полный перечень регистрационно-учетных форм не определен ни одним законом и нормативным актом трудового законодательства.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами другие же формы разрабатываются самой организацией форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утвержденным Постановлением правительства Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек.

Журналы учета работников выбывающих в командировки и Журналы учета работников, прибывающих в командирловки, заводятнся в организациях в соответствии с тредованиями инструкции Минфина СССР, Госкомртруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. №62 «О служебных командировках в пределах СССР», изданной на основании постановления Совмина СССР от 18 марта 1988г. №351.

Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой графе фиксируется определенная информация о документе: дата и номер приказа, его краткое содержание (заголовок к тексту), должность руководителя, подписавшего документ. При регистрации могут фиксироваться и другие сведения по усмотрению организации и в соответствии с заведенным порядком.

Формы журналов регистрации должны быть даны в приложениях к инструкции по делопроизводству кадровой службы.

При использовании журнальной формы хорошо обеспечена задача охраны и учета документов, так как последняя запись дает представление об общем количестве зарегистрированных документов, а все данные о регистрации компактно сгруппированы в одной учетной форме, которая подлежит особому хранению. Исходя из этого, журнальная форма применяется в кадровом делопроизводстве и для регистрации документов, и для учета личного состава. Для целей регистрации кадровая служба ведет журнал (книгу) приказов, личных дел служащих, выдачи командировочных удостоверений, выдачи справок (о заработной плате, ста­же, месте работы).

Целям учета личного состава служат журналы (книги) приема, перевода, увольнения; работников, направляемых в командировки (журналы регистрации приказов о направлении работников в командировки, журнал регистрации командировочных удостоверений и журнал регистрации служебных заданий); военнообязанных; отпусков, трудовых договоров (контрактов); движения трудовых книжек и вкладышей к ним; журналы регистрации выдачи справок работникам; журнал регистрации актов об уничтожении документов с истекшим сроком хранения.

В силу особой значимости документации по лично­му составу большая часть перечисленных книг и журналов имеет срок хранения 75 лет. Пять лет хранятся книги учета работников, направляемых в командировки, и выдачи командировочных удостоверений; 3 года после увольнения — журналы учета военнообязанных.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г.,№69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется Отделом бухгалтерского учета и отчетности, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая, ведется инспектором по кадрам регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью директора организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. По окончании каждого месяца инспектора по кадрам, ответственное за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответств-го акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Порядок внесения сведений в журнал регистрации приема на работу:

1. в начале записывается номер по порядку

2. записывается ФИО полностью, лица устраивающегося на работу

3. затем присваивается табельный номер (следующий номер по порядку)

4. пишется дата поступления на работу

5. наименование структурного подразделения, в котором будет работать работник

6. должность или профессия, в которой он б. работать так же в отделе кадров могут вестись журналы регистрации вводного, первичного на рабочем месте и др. инструктажей по охране труда.

Журналы инструктажей по охране труда подлежат хранению в течении 10 лет.

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве, хранится в организации в течении 45 лет.

Журналы используемые в работе отделов по защите гостайны.

Существуют такие виды журналов как журналы, рекомендуемые, но не обязательные для ведения кадровой службой. Например, Журнал регистрации личных дел; Журнал учета работников, совмещающих профессии и журнал учета совместителей; журнал отдельных категорий работников (инвалидов); журнал регистрации перемещения работников; Журнал регистрации увольнения работников (хранится 75 лет); Журнал регистрации отпусков; Журнал регистрации листков нетрудоспособности; Журнал регистрации выдачи справок о з/п, стаже, месте работы(хранятся 3 года); Журнал регистрации взысканий; Журнал учета военнообязанных(хранится 3 года); Журнал регистрации поступающих документов; журнал учета регистрации проверяющих.

Обычно журналы изготавливаются форматом А4.

Журналы могут иметь как книжную, так и альбомную ориентацию, в за­висимости от размещения граф на страницах.

Обложка журнала должна содержать следующие реквизиты;

– наименование организации (предприятия):

– наименование отдела;

– наименование журнала;

– дата начата и окончания ведения

Кроме того на лицевой стороне журнала могут размещаться данные о ра­ботнике, ответственном за ведение журнала. Однако эту информацию целесо­образнее размещать на оборотной стороне обложи! либо на каждой странице. Журнал должен быть защищен от изъятий и вложений. Это достигается следующим способом:

— листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются;

— узел шнуровки листов на последней странице фиксируется либо бумажной наклейкой с оттиском печати организации (отдела), либоскрепляется мастичной или сургучной печатью; на последней странице делается заверительная надпись: В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 250 листов (пример).

Журнал может быть заверен руководителем предприятия либо другим уполномоченным лицом, Правила внесения и исправления записей.

Все записи в журнале должны быть читаемыми. Подчистки и исправления, а также использование в этих целях корректирующих жидкостей не допускаются. ели в журнале предусмотрена графа «Примечания», то ошибочно сделанная или неправильная запись в графе зачеркивается одной чертой, новая запись делается той же графе, а в графе «Примечания» делается запись об исправлении.

Если полностью ошибочно либо неверно внесена запись во всей строке ли отсутствует графа «Примечания», то такая запись не зачеркивается, а в следующей строке делается запись «запись № недействительна (подпись, дата)» или «запись в графе №_ недействительна (подпись, дата)». Верные ведения заносятся в следующую строку.

Ответственным за сохранность журнала является сотрудник, ответственный за его ведение. Журналы не подлежат передаче в другие подразделения, работник, ответственный за ведение журнала, по распоряжению руководителя может предоставлять журнал для ознакомления заинтересованным лицам,:е передавая его им на руки. Исключение составляет проверка правильности ведения журнала руководителем.