Требования к оформлению и ведению трудовых книжек и вкладышей к ним

Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовление бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утверждена Постановлением правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», и с Инструкций по заполнению трудовых книжек, утверждена Постановление Министерства Труда и социального развития РФ от 10.10.2003 №69.

Трудовые книжки нового образца были введены в действие с 01.01.2004г. они заполняются на работников принимаемых на работу впервые. Работодатель заводит трудовую книжку на работника проработавшего у него свыше 5 дней. Трудовая книжка должна быть заполнена в присутствии работника не позднее недельного срока после приема на работу. Выдача трудовой книжки на руки не разрешается. Получить трудовую книжку можно только в день увольнения или перевода на другую работу. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать заверенную копию трудовой книжки.

Элементы трудовой книжки: обложка, титульный лист, содержательная часть (сведения о работе, сведения о награждениях). На внутреннюю сторону обложки выносятся сведения об изменениях в записях, сделанных на титульном листе. На титульном листе отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия и специальность. ФИО и дата рождения указывается по паспортным данным. ИО пишутся полностью а не заменяются инициалами. Запись дат производится арабскими цифрами. Профессия и специальность указывается на основании документов об образовании. При получении гражданином второй и последующих профессий записи об этом вносятся на титульный лист путем дополнения имеющихся записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. Титульный лист закрепляется подписью владельца и подписью, печатью ответственного лица за ведения трудовой книжки. Содержательная часть трудовой книжки представляет собой таблицу из четырех граф: порядковый номер записи, дата, указание действия, основание внесение записи.

Каждая из записей должна быть пронумерована, в третьей графе ставиться штамп организации, либо пишется от руки наименование организации в соответствии с уставом организации. Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу взятые из приказа. Номера и даты приказов вносятся в графу 4 трудовой книжки. При приеме на работу в графе 3 необходимо написать структурное подразделение в которое принимается сотрудник. При переводе пишется –переведен.При записи о повышении квалификации работника в графе 4 делается ссылка на приказ. Записи о причинах увольнения работника должны вноситься в трудовую книжку в точном соответствии с ТКРФ и со ссылкой на соответствующие пункты статьи Кодекса. Запись в трудовой книжке об увольнении должна быть сделана в день увольнения. Если организация изменила свое название то в трудовые книжки всех работников в графе 3 делается запись об этом переименовании.

Сведения о награждениях;

– награждение государственными наградами, почетные звания;

– награждения почетными грамотами, нагрудными знаками. Значками, дипломами;

– другие виды поощрений.

Записи о наградах вносятся в трудовой книжке на основании приказа, не позднее недельного срока.

Оформляются записи о награждениях в трудовой книжке следующим образом: в графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации и сокращенное ниже указывается в графе 1 порядковый номер, в графе 2 дата награждения, в графе 3 кем награжден работник, за какие успехи, и какой наградой. В графе 4- дата и номер документа.

Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не записываются.

При замене Ф.И.О. и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя запись, а затем записывается новая. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» исправление недопустимо, при необходимости пишется «Запись №3 недействительна».

Вкладыш в трудовую книжку и дубликат.

Если закончилось место в трудовой книжке, то прилагается вкладыш к трудовой книжке, он вшивается в трудовую книжку, вкладыш без трудовой книжки недействителен. Если трудовая книжка утеряна, то по заявлению работника организация обязана выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней, в подписью дубликат в верхнем правом углу титульного листа. В дубликат вносятся сведения об общем стаже, до поступления в данную организацию, сведения о работе и награждениях.

Приступая к работе с трудовыми книжками сотрудник отвечающий за их ведение должен прежде всего решить следующие вопросы: принять по соответствующему акту трудовую книжку; проверить наличие и правильность ведения книги учета трудовых книжек; проверить наличие и сохранность трудовых книжек они должны храниться в сейфах, не выданные трудовые книжки хранятся в течении 2х лет в кадровой службе отдельно от остальных по истечению срока хранения передаются в архив организации с 50 сроком хранения; проверить наличие в организации приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывном и специальном) стаже работника. (ст. 66 ТК РФ). Тр. кн. ведутся на работников во всех организациях независимо от формы собственности.

Рабочие и служащие, поступающие на работу обязаны предъявит тр. кн. администрации предприятия. Если же оформление производится впервые, то работники обязаны предоставить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией или органом местного самоуправления. Уволенные из ряда Вооруженных сил РФ обязаны предъявить военный билет.

Заполнение тр. кн. впервые производится работником отдела кадров в присутствии оформляемого на работу не позднее недельного срока со дня наступления соответствующего события, а при увольнении –в день увольнения.

В тр. кн. вносятся:

1. Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность;

2. Сведения о работе: прием на работу, перевод на др. постоянную работу, увольнение;

3. Сведения о награждениях и поощрениях: награждение орденами и медалями, поощрение за успехи в работе, применяемые трудовым коллективом, награждения и поощрения предусмотренные Правилами ВТР и уставами о дисциплине;

4. Сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предположениях и о выплаченных в связи с эти м вознаграждениях.