Регламентация работы с документами в Инструкции по кадровому делопроизводству, номенклатуре дел, Табеле и Альбоме унифицированных форм кадровой документации

Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами, определяющий правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. В небольших организациях такой документ имеет меньшее значение.

Структура текста инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распро­странения Инструкции (например, «Инструкция распространя­ется на все документы», «... на административные документы», «....кроме конфиденциальных документов» и др.), ответствен­ность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с до­кументами в учреждении в целом и в ее структурных подразде­лениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование», где определяются:

• вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;

• виды и разновидности документов, используемые для до­кументирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

• общие правила подготовки и оформления документов;

• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

• порядок изготовления и размножения документов;

• правила оформления и заверения копий и приложений;

• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

- порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих пра­вила подготовки документов коллегиального органа, а также за­местителей руководителя. Некоторые организации выделяют все перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа Правил (или Регламента) подготовки и оформле­ния документов.

Раздел «Организация документооборота» включает:

• порядок приема, обработки, распределения входящих до­кументов;

• организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

• основные инстанции движения документов;

• порядок подготовки и отправки исходящих документов;

• порядок учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» устанавливает организа­цию регистрации входящих, исходящих и внутренних докумен­тов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание приня­той технологии и порядок индексации документов.

В разделе «Организация справочной работы» устанавливают­ся принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их дос­тупности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и класси­фикации справочной информации, технология информационно-поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением докумен­тов» устанавливает категории документов, подлежащие обяза­тельному контролю, порядок постановки на контроль, техно­логию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководите­лей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит прави­ла хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хране­нию, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологий. В Инст­рукции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых доку­ментов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с доку­ментами, все технологические операции в их логической после­довательности. Инструкция - регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

В каждом разделе определяются виды и разновидности документов, используемых для документирования деятельности по учету и движению кадров, правила подготовки распорядительных документов, порядок визирования, согласования, утверждения и подписания, порядок изготовления, размножения и рассылки приказов.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкцию могут быть включены разделы по оформлению документов воинского учета, аттестации работников и т.д. Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстрированного материала, систематизированного в порядке расположения разделов (бланки и образцы документов, оттиски печатей и штампов, формы описи, акта и т.д.). Подготовку инструкции осуществляет кадровая служба при участии архива, юрид.службы. И. утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. И.- документ длительного действия (пока нет изменений в законодательстве о труде, технологии подготовки документов).

Инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: госстандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основных правил работы ведомственных архивов, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.

Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизвод­ства при участии архива, юридической службы. Инструкция ут­верждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные под­разделения для использования в работе.

 

Нормативным документом, устанавливающим сроки хранения, является Перечень документов со сроками хранения. Различают типовые и ведомственные перечни. В 2000 г. введена в действие новая редакция типового перечня управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Он предназначен для охраны, организации и пополнения Госуд.архивного фонда, содержит сроки хранения более 500 документов. В разделе «Кадровое обеспечение» пересмотрен ряд сроков хранения документов по личному составу, установлены сроки хранения документов, которые ранее не имели нормативно закрепленного срока (трудовой договор). Приказы руководителя организации о приеме, переводе, увольнении работников (75 лет), о предоставлении отпусков, взысканиях (5 лет), штатное расписание, положение о службе кадров, документы о состоянии и проверке работы с кадрами, личные дела руководителей организации (постоянно), личные дела работников, личные карточки (75 лет ЭПК), книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (50 лет), подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы) (до востребования), журнал учета личных дел (75 лет), учета отпусков (3 года), учета выдачи трудовых книжек (50 лет) и т.д.

Номенклатура – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке (ГОСТ 98).

Номенклатура дел является многоцелевым документом, это организатор документов, классификатор документов, и справочник по документам. Назначение номенклатуры дел: распределение исполненных документов в дела; систематизация дел; закрепление индексов дел; установление сроков хранения. Можно выделить три вида номенклатуры дел: типовая, примерная, индивидуальная. Типовая устанавливает состав дел заводимых в организации; примерная устанавливает примерный состав дел; индивидуальная - это перечень конкретных заголовков заведенных в определенном году, с указанием сроков хранения. Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатуры дел структурных подразделений.

Для разработки индивидуальной номенклатуры дел необходимо внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности. В номенклатуре дел должны быть включены все документы создаваемые в данной организации поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, кроме печатных изданий и технических документов. Последовательность расположения разделов соответствует утвержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется индекс. Первым разделом указывают службу ДОУ т.к. именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организационно-распорядительная документация. Например, 01-служба ДОУ, 02-финансовый отдел, 03-плановый отдел, 04-служба персонала и т.д. В конце каждого раздела номенклатуры дел оставляют 2-3 свободных номера для заведения ранее не предусмотренных дел. Составляют номенклатуру дел на общем бланке организации. В первой графе индекс дела, во второй заголовок дела, в третьей графе количество дел, в четвертой срок хранения, в пятой примечание. Утвержденная номенклатура дел для организации вводится в действие с 1 января календарного года и действует в течение 5 лет. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел структурного подразделения составляется итоговая записью количестве и категориях заведенных дел постоянного и временного сроков хранения.

Разрабатывается Н. для обеспечения порядка в процессе подшивки документов в дела, учета количества дел, заведенных в кадровой службе за год, индексации дел. При разработке Н. Пользуются нормативными документами Росархива, регламентирующими методику составления и оформления Н., и типовым перечнем документов с указанием сроков хранения. Н. составляется в конце календарного года и вводится в действие с 01.01. очередного года. Н. дел кадровой службы является разделом общей номенклатуры. Ее проект готовит один из сотрудников, подписывает руководитель службы. После утверждения общей номенклатуры дел кадровая служба получает выписку из нее, которая и является основой формирования документов в дела на протяжении календарного года. Н. дел помещается рядом со стеллажом и используется в течение года для подшивки документов (формирования дел).

Н. имеет следующие реквизиты: наименование организации, структурного подразделения (кадровой службы), наименование вида документа, дата, номер, место разработки, срок действия, визы согласования. Справа располагается гриф утверждения. Информация Н. оформляется в виде таблицы (индекс дела, заголовок дела, количество дел, срок хранения дела и № статьи по перечню, примечание). Дается ссылка на перечни, которыми пользовались. Подписывает начальник кадровой службы.

В кадровой службе в отдельных делах будут находится положение о кадровой службе и должностные инструкции ее работников, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, штатное расписание и др. порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов Н. определяется степенью важности документов, составляющих дела (вначале располагается заголовок дела, содержащих организационно-распорядительную документацию, затем размещают дела с приказами руководителя по основной деятельности, далее – плановые и отчетные документы (отчеты о численности работников), дела с перепиской).