Функции и операции, выполняемые секретарем

Место секретаря в структуре управления

Профессия секретаря относится к категории офисных работников, выполняющих функции организации, координации, контроля.

Секретарем выполняются разнообразные операции, обеспечивающие эффективное взаимодействие персонала в целях принятия оптимальных управленческих решений, реализации стра­тегических и оперативных целей деятельности всей организации.

В служебно-коммуникационных операциях, значительный удельный вес составляют такие, как прием посетителей, телефонные пере­говоры, служебные командировки, доведение решений до испол­нителей. Во всех этих операциях самая активная роль принадлежит секретарю. Не менее важна его роль и в выполнении распоряди­тельных операций. Не столько с точки зрения оформления приня­тых решений (организационно-распорядительных документов — ОРД), сколько с позиций делегирования секретарю права на вы­полнение многих оперативных функций. В координационных опера­циях, направленных на согласование и взаимоувязку деятельности различных звеньев управления, наибольшее место занимает про­ведение совещаний и заседаний. Организационное и информаци­онное обеспечение этой деятельности руководителя — важнейшая функция секретаря. Опытный, высококвалифицированный секре­тарь должен уметь самостоятельно координировать работу сотруд­ников, и в этом случае можно избежать проведения дорогостоя­щего мероприятия, каковым является совещание.

Приоритетными для секретаря руководителя являются конт­рольно-оценочные операции. Контролируются как ОРД, так и реше­ния коллегиальных органов организации, отдельные поручения руководителя. Предварительный контроль и регулирование хода выполнения заданий не формальный, а сущностный элемент этой деятельности.

Существенную помощь руководителю оказывает секретарь в ана­литических операциях, связанных с получением, обработкой, фильт­рацией информации. Широкие возможности для реализации этой функции предоставляет Интернет. Организация может формиро­вать в соответствии со своими специфическими целями собствен­ную информационную базу. Секретарь должен использовать и тради­ционные методы получения информации: анализ опубликованных источников и литературы, изучение периодических изданий и др.

Конструктивные операции по подготовке и принятию реше­ний — основа деятельности руководителя любого ранга и уровня. Но в реализации и данной функции секретарь может оказать руко­водителю серьезную помощь. Например, при использовании ме­тода «коллективного блокнота» секретарь готовит необходимые для блокнота идей формы, контролирует ход его заполнения, опреде­ляет готовность участников (исполнителей) к коллективному об­суждению проблемы.

Информационно-технические операции — третья группа опера­ций, являются основными в деятельности секретаря руководителя. В соответствии с должностными обязанностями секретарь ведет делопроизводство, принима­ет поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, ведет контрольно-регистрационную картотеку, печатает по указа­нию руководителя служебные материалы, формирует дела в соот­ветствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохран­ность и в установленные сроки сдает в архив, копирует документы на ксероксе и т.д. Выполнение дан­ной группы операций больше всего подходит к должностным обя­занностям категории технических исполнителей.

Выявленная слож­ность и многоплановость выполняемых секретарем функций пред­полагают наличие у него глубоких знаний в таких областях, как менеджмент, документоведение и прикладное делопроизводство, информационные технологии, психология делового общения и др. Очевидно, что для эффективного выполнения всего комплекса указанных функций недостаточно должностей секретаря руково­дителя и секретаря-стенографистки. Необходимо четко дифферен­цировать уровни квалификации, объем и содержание обязанно­стей, должностное положение секретарей. В России до сих пор нет такого нормативного документа, который регламентировал бы секретарские должности от низшей к высшей и содействовал бы профессиональному росту секретаря.

В практике управления сложились определенные должностные ступени секретаря. Помимо названных, это: секретарь-референт, референт, руководитель секретариата, офис-менеджер, но норма­тивно они не закреплены.

Выводы

Какую бы должностную ступень секретарь не занимал, квалифицированный секретарь - надежная за­щита, барьер, ограждающий руководителя от потока сиюминутных тех­нических дел. Кроме того, современному секретарю — разносторонней личности — шеф может делегировать часть своих обязанностей, требую­щих творческого подхода, например таких, как: составление отчетов, проектов договоров, других документов; подготовка рекламных материалов; правка документов, составленных другими сотрудниками; поиск и обработка необходимой информации; подготовка выступлений; организация встреч, заседаний, переговоров; личное участие в мероприятиях, проводимых организацией; подбор кандидатов на технические должности и обучение новых со­трудников; выбор офисного оборудования.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж организации. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм, помогут руководителю предприятия преодо­левать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы.

Доброжелательный, корректный секретарь с приятной внешностью и манерами является незаменимым помощником каждого руководителя.

Таким образом, можно сделать вывод, о значимости должности секретаря в структуре управления организацией.