Г "(лм ДИСКУССИЮ.

Конструктивные роли на совещании

"Инициатор" Предлагает новые идеи и новые подходы к
решению проблем.

"Высказывающий Высказывает свое мнение в ходе обсужде-

свое мнение" ния и по поводу каждого предложения.

"Разработчик" Выстраивает концепцию, исходя из пред­ложений присутствующих. Различные модели поведения, согласно Уэджвуду, весьма красноречиво характеризуют собравшуюся аудиторию и в этой дисгармонии руководителю необходимо создать и поддержи­вать деловой тон совещания, в противном случае можно поте­рять предмет обсуждения, упустить инициативу, не решив задач совещания.

Подводя некоторые итоги рассмотрения проблем подготовки и проведения совещаний обратимся к некоторым апробированным правилам, которые помогут начинающему руководителю получить максимальный результат от совещаний.

Эти правила структурированы на периоды, в которых даются рецепты деятельности "до совещания", "в процессе совещания" и "после совещания".

1. Подумайте, как можно вообще обойтись без совещания, -

а) Решение может быть принято ответственными за эту часть работы людьми, тогда нет необходимости созывать общее совещание.

б) Вместо того чтобы собираться всем вместе, можно провести селекторное совещание.

в) Отложите совещание. Включите эти вопросы в повестку дня следующего.

г) Отмените совещание. Задайте себе вопрос; "Так ли уж оно необходимо"?

д) Пошлите на совещание своего представителя. Это, во-первых, обогатит вашего подчиненного необходимым опытом и, во-вторых, сэкономит ваше собственное время.

2. Присутствуйте только на тех совещаниях, где вы можете внести полезный вклад.

3. До минимума сократите количество присутствующих, оставив лишь тех, кто абсолютно необходимы.

4. Выберите подходящее время так, чтобы на заседание могли прийти все необходимые вам люди и чтобы нужная информация была под рукой. Назначайте заседание на время перед обедом, перед другим мероприятием или после работы в зависимости от того, когда вам удобнее.

5. Выберите подходящее место. Здесь важно все - и то, чтобы всем было удобно добираться, и наличие необходимого оборудования, и размер комнаты и т.д.

6. Прежде чем созывать совещание, четко (и прежде всего для себя) сформулируйте его цель.

7. Заранее раздайте повестку дня. Это поможет участникам лучше подготовиться или, по крайней мере, сориентирует их на определенные вопросы.

8. Подсчитайте стоимость одной минуты заседания, сложив зарплату всех присутствующих, которую они получают за минуту, плюс 35 процентов на дополнительные расходы. Определите стоимость потерянного времени, если вы начнете с опозданием, а также стоимость времени, которое будет потрачено на обсуждение каждого вопроса повестки дня.:

9. Четко ограничьте время, необходимое на обсуждение повестки дня. Определите, сколько времени необходимо потратить на каждый вопрос, исходя из его важности.

Во время совещания

10. Всегда начинайте вовремя. Предупредите об этом зара­нее, и никогда не отменяйте своего решения. Другого пути нет.

11. Поручите кому-нибудь следить за временем и вести необходимые записи. Регулярно объявляйте, сколько времени осталось или сколько перерасходовано.

12. Проводите заседания, не предлагая присутствующим садиться, когда это возможно. Это ускоряет обсуждение. Прибегайте к этому методу, когда имеете дело с посетителями, "заскочившими на минутку".

13. Начинайте сразу с повестки дня и строго придерживайтесь ее. Для этого используйте следующие выражения: "Мы собрались для того... ", "Цель нашего совещания... ", "Следующий вопрос, который мы должны решить...".

14. Контролируйте любую попытку прервать ход обсуждения. Позволяйте делать это только в том случае, если вновь поднятый вопрос действительно не терпит отлагательства.

15. Вы должны достичь поставленной перед собой цели. В чем она состоит? Проанализировать проблему, придумать новые идеи, прийти к решению, проинформировать или скоординировать действия? Подумайте, удалось ли вам достичь цели, которую вы перед собой поставили?

16. Сформулируйте выводы и поручения, чтобы убедиться, что все пришли к общей договоренности, и для этого еще раз обратите внимание на все эти вопросы и напомните о них.

17. Всегда заканчивайте вовремя. Объявляйте перерыв точно по расписанию, чтобы участники заранее знали, что они могут распоряжаться своим временем. Наиболее важные вопросы ставьте в начало повестки дня, чтобы, в крайнем случае, только наименее важные могли бы остаться нерешенными.

18. Пользуйтесь контрольным списком повестки дня, чтобы время от времени проводить выборочную проверку для определения эффективности совещаний. Перед уходом каждый участник должен ответить на следующие вопросы: четко ли была сформулирована цель совещания? Получили ли вы повестку дня

заранее? Получили ли вы заранее все необходимые материалы для подготовки к совещанию? Вовремя ли оно началось? Если нет, то почему? Придерживалось ли совещание намеченной по­вестки дня или без всякой необходимости отклонялось от нее? Была ли достигнута поставленная цель? Были ли зафиксированы поручения и сроки их выполнения? Какой процент времени, от­веденного на совещание, был использован неэффективно? Результаты такого анонимного опроса должны быть немедленно доведены до сведения председательствовавшего.