Створення груп контактів

Адресувати повідомлення можна групі осіб, а не окремо кожному користувачеві. Для цього можна створювати списки розсилання (групи), а потім адресувати повідомлення й призначати збори групі. Документи групи відображаються в поданні Группы. Імена в групі вказують на контактні відомості для кожної особи, тому при зміні адреси або телефону користувача не потрібно змінювати ці дані в кожній групі, в яку він входить. У групах можуть міститися інші групи й адреси без імен.

Створити список розсилання з наявних контактів можна у такий спосіб:

· відкрити адресну книгу, виділити потрібні імена контактів та виконати команду Действия/Сервис/Копировать в новую группу;

· на панелі дій адресної книги натиснути кнопку та обрати команду Группу.

При використанні кожного із зазначених способів відкривається форма Группа (рис. 8.16).

Рис. 8.16. Вікно створення групи

У текстовому полі Название группы обов’язково пишуть назву (ім’я) групи. У полі Тип задають призначення групи (зазвичай це многоцелевая або Только почта). Для зручності групування списків за категоріями в полі Категория можна задати або обрати відповідне значення (наприклад, постачальники, замовники, загальні відділи тощо). Короткий опис створюваної групи задається в полі Описание.

Імена контактів групи пишуться в полі Состав. Увести імена можна з клавіатури, розділяючи їх комою або завершуючи введення натисненням клавіші Enter, чи, натиснувши кнопку, що розміщена праворуч від поля, вибрати їх з адресної книги. Для автоматичного впорядкування за абеткою списку імен групи слід натиснути кнопку .

Завершується створення групи натисканням кнопки

Папки

Папки дозволяють організувати й подати документи на екрані в належному вигляді. У Notes можна створювати папки двох типів: особисті та загального користування.

Для створення папки необхідно відкрити потрібну базу даних і виконати команду меню Создание/Папка. У відкритому діалоговому вікні слід зазначити ім’я папки та в області навігації виділити місце її розташування. При створенні папки її структура копіює структуру подання, використовуваного за замовчуванням для поточної бази даних. Однак для папки можна вибрати інший тип або стиль. Якщо для нової структури папки потрібно використати подання або папку, за замовчуванням слід натиснути кнопку ОК.

Якщо необхідно вибрати інший тип або стиль, необхідно натиснути кнопку Додатково. Рівень доступу до папки обирається в полі Тип папки за допомогою таких параметрів:

· личные – до папки має доступ тільки особа, що її створила;

· общие – папка, що доступна всім користувачам бази даних.

Стиль існуючої папки обирається за допомогою кнопки Копировать из. Якщо стиль копіювати не потрібно, виділяють елемент Пустая. Якщо жодне з подань або папок бази даних не відображає відомості в потрібному вигляді, можна створити користувацьку папку за допомогою кнопки
Сохранить и настроить.

Всі команди для роботи з папками можна викликати за допомогою контекстного меню.