РАБОТА С ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Язык служебных документов. Работа с деловой до­кументацией занимает значительную часть служеб­ного времени любого руководителя. Необходимость унификации служебных документов требует особого языка. По мнению П. Веселова (1982), язык служеб­ных документов — это, как правило, набор клише, штампов, стандартов, позволяющий унифицировать делопроизводство. (См. подробнее: Секреты умелого руководителя/Сост. И.В. Липсиц. М., 1991. С.162—171).

Обычно выделяют следующие способы унификации служебных документов:

* трафарет;

* анкета;

* текст-аналог (или типовой образец).

Трафарет — текст с пробелами, предназначенны­ми для переменной информации. Примеры трафарет­ных текстов — бланки справок, командировочных удостоверений и др. Опыт свидетельствует, что при­менение трафаретных бланков сокращает время, зат­рачиваемое на составление документов, примерно в девять раз.

Анкета — это текст, в котором постоянная инфор­мация дана в виде перечня вопросов, предусматри­вающих строго определенный набор ответов. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, характеристики, сводки, различные заказы, отчеты и др.

Текст-аналог — это тексты примерно идентичного содержания и языкового оформления. Примером та­ких текстов может являться решение совета директо­ров крупной компании и во исполнение этого ре­шения — циркулярное письмо подчиненной организации, адресованное базовым подразделени­ям по подчиненности.

Отечественный и зарубежный опыт показывает, что в большинстве случаев может быть типизирована почти половина всех документов, составляемых в организациях. Так, применение типовых образцов сокращает время на составление писем в 3,5 раза.

От чьего лица составляется служебный документ?

В тех случаях, когда автором письма является лицо юридическое (организация, учреждение, предприя­тие и др.), письмо пишется от третьего лица:дирек­ция ходатайствует; совет директоров принял реше­ние...Форма изложения от третьего лица стала международной традицией после второй мировой войны. Исключением, вплоть до недавнего времени, являлись США, где официальные письма компаний составляются, как правило, от первого лица.

* От первого лица излагаются приказы, заявления, служебные письма, докладные и объяснительные за­писки. Форма изложения от первого лица в приказе служит отражением принципа единоначалия. Распо­рядительная часть приказа начинается со слова «при­казываю», после чего формулируются предписывае­мые действия, всегда выражаемые неопределенной формой глагола: «Во исполнение решения совета ди­ректоров от 7 августа приказываю:....».

* Письма, выражающие просьбы, требования или претензии, начинаются со слов «прошу» или «просим», если документ подписан двумя или несколькими ли­цами.

* Сопроводительные письма начинаются с гла­гола в первом лице единственного или множествен­ного числа: «Сообщаю Вам, что»; «Напоминаем, что» и др.

При построении словосочетаний следует учиты­вать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например, приказ — издается; контроль— возлагается или осуществляет­ся; должностные оклады— устанавливаются; порица­ние— выноситсяи др.

К сожалению, современная деловая переписка не лишена двух серьезных недостатков — наукообразия и канцеля ризмов, которые так и «лезут» из всевоз­можных служебных документов. Разве не поражает своей вычурностью такое обращение: «Убедительно прошу Вашего распоряжения об отправке мне в пись­менном виде разъяснения на нижезатронутый вопрос»? Или такое: «Рад доложить, что квартальный план по заготовке лома успешно завершен. Успех в этом важ­ном деле добыт (?) в результате повседневной забо­ты и помощи горисполкома, комитета народного контроля, а также городского уполномоченного Втор-чермета, т.е. меня»?

Невозможно предусмотреть все правила и нормы, которые полностью гарантировали бы составителя служебного документа от возможных ошибок как в содержании, так и в техническом оформлении доку­мента.

Тем не менее их можно свести к минимуму, если:

* руководствоваться стандартами делопроизводства, нормами служебной переписки, различными справочниками и пособиями по служебной корреспонденции;

* писать просто и понятно, избегая наукообразия и канцеляризмов;

* соблюдать и в письменной речи административный этикет.