В 14.Особенности составления официально-деловых текстов

Официально-деловой текст – текст того или иного вида документа, составленный в целях управления. Функционирование любого учреждения невозможно без документов. Существует комплекс документов с определенными критериями:

1. Круг вопросов, решаемых в процессе деятельности

2. Количество уровней принятия решения

3. Объем и характер компетенции учреждения

4. Порядок решения вопроса, коллегиальность, единоначалие

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях совещаниях. Если принятие какого-либо решения не предусмотрено, то протокол теряет смысл. Ход заседания стенографируется и записывается на магнитофон. Протокол ведет избранное лицо, или секретарь. Протокол ведется во время заседания сначала в черновой записи, а в дальнейшем редактируется и подписывается. Форма протокола включает следующие реквизиты: наимено­вание учреждения (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата, номер и место заседания, заголо­вок, текст, подписание. В случаях, когда протокол подлежит ут­верждению, проставляется гриф утверждения.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления и подписания. Заголовок протокола состоит из указания вида коллегиаль­ной работы (заседание, собрание, совещание) и названия кол­легиального органа. Затем проставляется отметка о количестве присутствующих. Далее приводится повестка дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Затем следует содержательная часть текста, которая состоит из трех разделов: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), каждый из которых начинается с соответ­ствующего слова, напечатанного прописными буквами без раз­рядки отдельной строкой. Протоко­лы делятся на краткие и полные. В кратких протоколах ука­зываются лишь докладчик и тема его доклада, фамилии выступивших в прениях и принятое решение.

Договор. Документ, юридически оформляющий взаимные обязательства равноправных партнеров, называется договором (договоры поставки, купли-продажи, обслуживания и т.д.). Элементы текста, которые обязательны для каждого до­говора:

1. Обозначение сторон, вступающих в договорные отноше­ния (указываются название организаций и фами­лии должностных (либо частных) лиц, подписывающих дого­вор, основания, на которых они действуют, и условные обозна­чения, которые будут заменять их в тексте документа.)

2. Предмет договора. Указывается, что именно является об­щей целью договора (н/р:, творческое содружество, по­ставка товара, туристское обслуживание, подготовка кадров и др.)

3. Обязательства сторон (какие имен­но обязательства берут на себя договаривающиеся стороны.)

4. Финансовые взаимоотношения. Записываются условия оплаты выполненных по договору работ.

5. Ответственность сторон (какие санкции будут применены к стороне, нарушившей взятые на себя обяза­тельства.)

6. Форс-мажор (при действии обстоятельств, за которые стороны ответственности не несут.)

7. Прочие условия договора (указывается срок действия договора, количество экземпляров документа, имеющих юридическую силу, порядок продления, дополнения или досрочного расторжения договора, порядок внесения изме­нений и др.)

8. Юридические адреса и подписи сторон. Указываются поч­товые адреса сторон, банковские реквизиты (для юридических лиц), проставляются подписи лиц, указанных в первой части договора, и печати организаций, вступивших в договор.

Деловые письма. Под деловыми письмами подразумевается обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между учреждениями, част­ными лицами в процессе социальной, управленческой и произ­водственной деятельности. Деловые письма в зависимости от содержания могут быть сопроводительными, информационными, гарантийными, рекламационными, арбит­ражными и т.д., могут содержать запрос, напоминание, под­тверждение, извещение, приглашение и т.д. Текст делового письма, как правило, содержит один вопрос и состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием для составления документа, во вто­рой приводятся выводы, просьбы, предложения. Оформление деловых писем осуществляется в соответствии с ГОСТ стандартом. Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки при­ложенных к нему документов. Используется как средство контроля исполнения документа и его сохранности. Гарантийное письмо составляется с целью обеспечения га­рантии выполнения тех или иных обещаний, даваемых как ор­ганизациям, так и отдельным лицам

(гарантировать можно оплату труда за выполненную работу, сроки выполнения работ). Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Оно может быть адресовано как ор­ганизации, так и конкретному лицу. Письма граждан— важнейший участок работы большинства государственных органов, общественных органи­заций и ответственных должностных лиц.

Все обращения граждан можно разделить на четыре основ­ные группы: предложения, заявления, жалобы и запросы.