Искусство эффективного общения

Эффективная переписка. Избегайте писанины всегда, когда это возможно:

• не пишите, чтобы всего лишь подтвердить или признать;

• звоните, а не отправляйте факсимильное сообщение;

• пишите свой ответ прямо на служебных записках;

• заготовьте стандартные образцы, чтобы секретарь мог их использовать;

• стандартные письма должен писать секретарь;

• не пишите членам команды, скажите им.

 

Пишите ясно:

• используйте заголовки;

• пишите короткими предложениями;

• нумеруйте отдельные пункты;

• делайте короткие параграфы;

• не будьте официальными.

 

Эффективные доклады:

• в самом начале помещайте краткое изложение;

• сводите вместе рекомендации;

• выделяйте финансовую целесообразность и выгоду;

• используйте только точные формулировки и цифры;

• текст должен иметь законченную форму;

• пишите только на одной стороне листа, скрепляйте листы, делайте оглавление, нумеруйте страницы;

• переносите второстепенную информацию в приложения.

 

Эффективные выступления. Чтобы обеспечить успех выступления в любой ситуации, нужно сделать четыре главных шага: подготовиться, привлечь и удерживать внимание, поддерживать интерес и позитивно завершить.

/. Эффективная подготовка.

Неформальные выступления/совещания:

• определите цель (посоветуйтесь с ведущими членами команды, если необходимо);

• напишите план (раздайте);

• соберите информацию;

• четко сформулируйте выгоды;

• кратко изложите финансовую целесообразность.

Официальные выступления:

• выясните место и условия (число присутствующих, расположение, имеющееся оборудование и т.п.);

• узнайте, сколько времени отводится на Ваше выступление и каким образом Вас представят аудитории;

• спросите, кто будет присутствовать, и разузнайте про них;

• отрепетируйте выступление (а также проверьте слайды и т.д.);

• постарайтесь встретиться с присутствующими до выступления, таким образом Вы будете знать их.

2. Привлечение и удержание внимания.

Неформальные выступления/совещания:

• займите наиболее подходящее место;

• начинайте только тогда, когда все внимание обращено на Вас;

• договоритесь о продолжительности выступления;

• обеспечьте, чтобы Вас не прерывали.

Официальные выступления:

• прежде чем начать, убедитесь, что все сидят и готовы Вас слушать;

• произнесите первую фразу четко и уверенно, чтобы привлечь внимание.

3. Поддержание интереса.

Неформальные выступления/совещания:

• не болтайте, говорите по существу;

• вовлекайте присутствующих;

• говорите преимущественно о «хороших новостях» и выгодах;

• упоминайте основные возможности/ результаты/проблемы так, чтобы это привлекало внимание;

• убеждайте, показывая финансовую целесообразность, рассказывая, как это будет работать на практике, и приводя доказательства того, что это будет работать;

• говорите убежденно.

Официальные выступления:

• объясните присутствующим, почему данная тема важна для них;

• перечислите основные пункты Вашего выступления (и скажите, когда Вы хотели бы ответить на вопросы — по ходу или в конце);

• сообщите присутствующим, что Вы ожидаете от них решения/одобрения, если это необходимо;

• используйте демонстрационные блокноты/слайды/видео, повышающие внимание аудитории;

• произносите ключевые слова, написанные на слайдах;

• не зачитывайте Ваше выступление;

• демонстрируйте свою убежденность и энтузиазм словами, голосом и жестами;

• четко расскажите о выгодах;

• представьте фактические подтверждения (а не мнения);

• покажите финансовую целесообразность;

• продемонстрируйте, что потенциальные проблемы выявлены и преодолимы;

• отвечайте на вопросы уверенно.

4. Позитивное завершение.

Неформальные выступления/совещания:

• завершайте в соответствии с желаемым результатом;

• договоритесь кто, когда и что будет делать;

• если договоренность не достигнута, попытайтесь обеспечить, чтобы был сделан какой-нибудь позитивный шаг в направлении Вашей цели.

Официальные выступления:

• в завершение выступления попросите одобрить, издать приказ или принять соответствующие меры.

 

Общие советы, касающиеся выступлений:

• Репетируйте, репетируйте, репетируйте.

• Используйте слайды или демонстрационные блокноты, если возможно.

• Работайте над стилем выступлений.

— развлекайте слушателей короткими историями, иллюстрациями, примерами;

— варьируйте голос (тон и громкость);

— анекдоты используйте редко, а лучше не рассказывайте вообще;

— исключите сквернословие, рискованные шутки и т.д.;

— избегайте излишних передвижений и экстравагантных жестов;

— подключайте слушателей — разрешайте им задавать вопросы и сами спрашивайте их;

— дайте аудитории возможность слышать, видеть и участвовать (используйте визуальные средства, практические примеры, групповые дискуссии и т.д.);

— не извиняйтесь;

— расслабьтесь.