ТОВ “Поліс“ - це офіційний дилер Київського заводу залізобетонних конструкцій, володіє практично всім спектром технологічних процесів, які властиві будівництву будівель, монтажу алюмінієвих конструкцій; штампуванню та захисно-декоративному покриттю й монтажу алюмінієвих конструкцій.
Для успішної діяльності підприємства, результатів роботи та довгострокової життєздатності необхідно постійно проводити аналіз його фінансової діяльності, що дозволить виявити недоліки управлінських рішень щодо використання ресурсів підприємства. Підприємство ТОВ “Поліс“ повинно постійно проводити аналіз своєї діяльності,виявляти недоліки та запобігати їх у майбутньому.
Основні напрямки поліпшення роботи діяльності повинні бути складовою частиною основної діяльності всіх підприємств і організацій у тому числі й ТОВ “Поліс“.
1. Зацікавленість вищого керівництва.
2. Створення колегіального керівництва поліпшенням діяльності.
3. Залучення всього керівного складу.
4.Забезпечення колективної участі.
5. Забезпечення індивідуальної участі.
6. Створення груп з удосконалення систем і процесів.
7. Залучення постачальників.
8. Забезпечення якості функціонування систем управління.
9. Формування стратегії і тактики поліпшення діяльності.
10. Створення системи заохочення і визнання заслуг.
1. Зацікавленість вищого керівництва. Щира упевненість вищого керівництва в тому, що підприємство, організація здатні на більше в порівнянні з минулим, абсолютно необхідна для початку процесу поліпшення роботи. Цей процес починається з вищого керівництва, розвивається по мірі проявляється ним зацікавленості і припиняється при втраті до нього інтересу з боку керівників.
2. Створення колегіального керівництва поліпшенням діяльності. Колегіальне керівництво необхідно і може здійснюватися радою або комісією щодо поліпшення діяльності. Керівний рада або комісія представляє собою групу з вищих керівників або їх представників, а також службовців і робітників. Рада вивчає процес вдосконалення діяльності, і пристосовує його до умов організації. Досвід показує, що немає універсальних конкретних рекомендацій, які відповідають потребам підвищення якості для всіх підприємств, організацій і навіть підрозділів однієї організації.
Керівний рада з поліпшення роботи грає роль розробника процесу поліпшення діяльності, готує підприємство до його впровадження і направляє реалізацію цього процесу.
3. Залучення всього керівного складу. Весь керівний склад несе відповідальність за реалізацію процесу поліпшення діяльності. Це вимагає активного практичного участі кожного керівника і керівника середньої ланки в рамках організаційної структури - від генерального директора до головного бухгалтера. Кожному керівнику потрібна особлива підготовка для розуміння нових вимог до стандартів діяльності та пов'язаних з ними методів поліпшення діяльності.
4. Участь службовців і робітників. Після залучення в процес поліпшення діяльності всього керівного складу настає пора залучення службовців і робітників. Це здійснюється начальником кожного підрозділу, що формує «групу поліпшення роботи» у складі підрозділу. Як керівник такої групи, начальник відповідає за навчання її членів використання тих методів поліпшення роботи, яким він вже навчений. Завдання групи поліпшення роботи - визначення результатів діяльності свого підрозділу і впровадження системи, безперервно вдосконалює діяльність.
5. Індивідуальне участь. Як би не були важливі колективні дії, не можна забувати про окремо взятій людині. Необхідно розробити систему, яка сприяє особистій участі, оцінки та визнання результатів такої участі і вкладу, внесеного кожним працівником у підвищення ефективності і якості.
6. Групи з удосконалення систем і процесів. Кожне повторюване дію в будь-якому підрозділі являє собою процес, яким можна керувати тими ж методами, що застосовуються при управлінні звичайним технологічним процесом. Необхідно скласти схему послідовності операцій, а потім організувати вимірювання, перевірки, забезпечити канали зворотного зв'язку. При здійсненні кожного процесу, хоча він може охоплювати багато ділянок, і навіть різні функціональні підрозділи, має бути одна особа, відповідальна за успішне функціонування даного процесу.
Група з удосконалення систем складається з окремих представників кожного бере участь в процесі підрозділи. Така група забезпечує впровадження найбільш ефективної системи взаємодії підрозділів і таке вдосконалення частини процесу, яке б не надавало негативного впливу на весь процес.
7. Залучення постачальників. У сучасних умовах майже всі підприємства та організації хоча б частково залежать від аутсайдерів, перш за все постачальників. Ні один успішний процес покращення діяльності не може здійснюватися без сприяння постачальників.
8. Забезпечення якості функціонування систем управління. У
Протягом багатьох років на підприємствах, в організаціях діяли підрозділи, що займалися в основному вимірюванням показників якості і складанням звітів про стан забезпечення якості в процесі виробництва.
Такі підрозділи, як служби забезпечення якості та надійності, направляли свої ресурси на виявлення проблем та виправлення помилок; в результаті сформувалася система управління «за відхиленнями», яка реагувала на виниклі помилки і нехтувала більш важливими профілактичними заходами, недооцінювала важливість відмінних результатів роботи в підрозділах, не пов'язаних з процесом виробництва.
Кошти, що виділяються на вирішення проблем щодо забезпечення якості продукції, повинні бути перерозподілені так, щоб система управління регулювала поточні операції і не допускала виникнення проблем. Потрібно лікувати хворого, а не займатися хворобами. У більшості випадків хворобою вражені системи управління.
9. Формування стратегії і тактики поліпшення діяльності. Необхідно розробити довгострокову стратегію підвищення якості. Слід переконатися в тому, що всі керівники на різних рівнях розуміють цю стратегію в тій мірі, яка необхідна для розробки поетапних короткострокових планів, який задовольняє цілям довгострокової стратегії.
Короткострокові плани повинні бути включені в річний план реалізації загальної стратегії. Протягом року має перевірятися виконання вимог цих планів кожною групою співробітників, точно так само як перевіряють терміни виконання робіт, витрати виробництва та обсяги реалізації.
10. Створення системи заохочення і визнання заслуг. Процес поліпшення діяльності - це зміна загальноприйнятого підходу до помилок. Існують два шляхи проведення необхідних змін. Можна карати кожного, хто допускає помилки при виконанні своїх обов'язків, або віддавати належне окремим працівникам та колективам, які виконують поставлену задачу або вносять значний внесок у процес поліпшення діяльності.
Найкращий шлях - визнання заслуг працівників, у тому числі й керівників, їх стимулювання до досягнення ще більш високих результатів.
Процес поліпшення діяльності - шлях до викорінювання помилок у середовищі керівників, фахівців, службовців і робітників.
Результативність процесу поліпшення діяльності. Як правило, процеси поліпшення діяльності результативні. Умовою ефективності процесів є комплексний підхід до їх організації.
Основні причини невдач пов'язані з наступними прорахунками керівництва:
- Керівництво не дотримувалося загальноприйнятих основних напрямків і підходів до організації процесу поліпшення діяльності;
- Керівництво не прийняло в ньому участі;
- Керівництво не розглядало цей процес як складову частину всієї діяльності;
- Керівництво не хотіло приймати довгострокові зобов'язання;
- Керівництво вважало, що проблема полягає в службовців і робітників, а не вкерівництві.
Основні умови результативності процесу поліпшення діяльності. Джон Харрінгтон більше десятка років тому узагальнив досвід реалізації процесів поліпшення діяльності у вигляді десяти основних умов сприяють успіху. В даний час їх можна сформулювати так:
1) Відношення до споживача як найважливішого чинника процесу;
2) Прийняття керівництвом довгострокових зобов'язань по впровадженню процесу поліпшення діяльності як складової частини системи управління;
3) Впевненість в тому, що немає межі вдосконаленню;
4) Впевненість в тому, що запобігання проблем краще, ніж реагування на них після виникнення;
5) Зацікавленість, провідна роль і безпосередню участь керівників;
6) Стандарт роботи у вигляді формули «нуль помилок»;
7) Участь всіх працівників, як колективне, так і індивідуальне;
8) Основна увага вдосконаленню процесів, а не людей;
9) Віра, що зовнішні учасники процесу, наприклад, постачальники стануть партнерами, якщо зрозуміють завдання організації;
10) визнання заслуг.
Для отримання більших прибутків підприємству ТОВ “Поліс“ потрібно більше залучати нових партнерів та клієнтів, а також розширювати кордони співпраці,тобто працювати з зарубіжними країнами.
Вдосконалення системи управління є теж важливою ланкою у підвищенні ефективності роботи підприємства
Удосконалення системи управління підприємством має відбуватися за такими основними напрямами:
- удосконалення організаційної структури управління підприємством;
- оптимізація організації менеджменту і бізнес-процесів через поліпшення системи планування, обліку і контролю за основними показниками діяльності підприємства;
- удосконалення управління виробничими ресурсами і запасами;
- підвищення ефективності управління інноваційними процесами на підприємстві, поліпшення якості вироблюваної продукції.
Удосконалення організаційної структури підприємства означає насамперед необхідність встановлення оптимальної чисельності та структури управлінського апарату підприємства, а також чисельності працівників виробничих відділів та підрозділів згідно з діючими нормами, нормативами та реальними потребами підприємства з урахуванням сучасних ринкових умов тощо.
Поліпшити систему планування, обліку і контролю за основними показниками діяльності підприємства можна за допомогою впровадження ефективної системи внутрішнього контролю, широкого і всебічного впровадження обчислювальної техніки, розвитку комп’ютерних мереж зв’язку, застосування сучасних програмних засобів: технологій управління та інформаційних технологій. Насамперед це стосується системи організації фінансового менеджменту, бюджетування, управління фінансовими потоками та витратами.
Удосконалення управління виробничими ресурсами і запасами означає раціональне використання всіх видів матеріальних ресурсів, застосування енергозберігаючих технологій, регулювання використання виробничих запасів згідно з прогресивними нормами.
Одним з напрямків удосконалення системи управління є об’єктно-цільовий підхід із закінченим циклом управління при визначенні організаційної структури, нових прав і обов’язків працівників, а також міри відповідальності за свої посадові функції керівників і фахівців різних рівнів. Цільова об’єктно-функціональна структура апарату управління дозволить компетентно, комплексно, компактно і своєчасно здійснювати процеси управління, як це і потрібно при ринковій економіці. Цільовими об’єктами управління є ресурси: матеріальні, трудові, фінансові, а також основні засоби виробництва, готова продукція та інші активи. Увесь процес управління тим чи іншим ресурсом розглядається як одне ціле, в рамках якого діють взаємозалежні інформаційні потоки, що проходять через усі функції управління (планування, облік, контроль тощо).
Організація автоматизованої системи збирання і обробки економічної інформації також є одним із напрямків удосконалення системи управління, що сприяє побудові раціональної структури апарату управління підприємством і більш ефективному його використанню для виробничих цілей.
Функціонування зазначеної системи створює умови для підвищення культури управління, а також звільняє керівників і фахівців різних рівнів від ручної праці по збиранню і обробці інформації, скорочує строки прийняття управлінських рішень, поліпшує їх якість тощо.
