Правила заполнения атрибутов сообщения

Каждое сообщение в СЭД РСХН характеризуется набором атрибутов (Рис. 6). Состав атрибутов может быть различным и зависит от типа сообщений. Для работы с сообщениями используется несколько форм в зависимости от вида сообщения (входящее или исходящее), типа сообщения (уведомление или задание). Часть атрибутов заполняется с клавиатуры, часть – путем выбора данных из заранее настраиваемых справочников. При заполнении атрибутов с использованием справочников рядом с полем ввода отображается пиктограмма . При нажатии этой кнопки открывается окно со справочником, в котором необходимо выбрать значение (или несколько значений, если это допустимо). Справочники настраиваются администратором системы путем задания прав пользователя на ввод, редактирование, удаление или другие действия с каждым конкретным справочником.

Примечание:

Некоторые поля ввода заполняются путем автоподбора, нажатие на пиктограмму справа у полей ввода, поддерживающих автоподбор, позволяет наложить условия отбора. При выборе команды Установить фильтр открывается окно выбора фильтра, при применении которого ограничивается список значений, выдаваемой системой при автоподборе. Пиктограмма отображается в случае, когда фильтр используется, снятие фильтра – по команде Снять фильтр. Настройка фильтров на автоподбор хранится в конфигурационном файле LanDocs.ini в виде <Имя поля>.FilterID=<ID фильтра> Символ %, используемый при вводе значения для автоподбора, заменяет любое количество знаков, включая пробел.

Список автоподбора формируется из справочника (по команде CNTRL+K) или из адресной книги, количество выводимых записей может быть ограничено. Автоподбор регулируют параметры, определяемые администратором (AddressBookRecordCount, AutoSearchRecordCount, AutoSearchMode).

На форме ввода и редактирования атрибуты сообщения распределены по вкладкам: Сообщение, Соисполнители, Отчет (при сообщении типа задания, требующего отчета).

Ниже приведен полный список атрибутов.

На вкладке Сообщение представлены следующие атрибуты:

· Получатель отчета – по умолчанию устанавливается пользователь, заданный в настройках значений по умолчанию. При необходимости можно указать другого пользователя (см. п.1.5.1.2 Указание лица, выдавшего задание и получателя отчета Указание_лица_выдавшего_задание_и_полу_ателя_от_ета706).

· Задание выдал – ФИО сотрудника, назначающего задание (руководителя). Значение поля по умолчанию – инициатор задания, по необходимости можно указать другое значение.

· Имеющие доступ – сотрудники или группа рассылки сотрудников, имеющих доступ к сообщению. Сотрудники, указанные в полях Задание выдал, Получатель, Получатель отчёта, Контролер исполнения и создатель сообщения, добавляются в список доступа к сообщению, но не отображаются в поле Имеющие доступ. В зависимости от значения параметра Системы AddAssistant, (по умолчанию AddAssistant = «+») в поле Имеющие доступ, если создается конфиденциальное сообщение, автоматически добавляются заместители сотрудников (на момент создания сообщения), указанные в полях Задание выдал, Получатель, Получатель отчёта, Контролер исполнения и заместитель создателя сообщения. При значении AddAssistant = «-» и создании конфиденциального сообщения в поле Имеющие доступ заместители не добавляются, при значении AddAssistant = «1» в поле Имеющие доступ добавляются заместители как при создании конфиденциального, так и неконфиденциального сообщения. При изменении значений в перечисленных выше полях список заместителей в поле Имеющие доступ обновляется.

· Получатель – получатель сообщения. Поле может включать несколько значений, определяемых с помощью диалогового окна выбора значения (см. п. 1.5.1.3 Задание получателей сообщения Задание_полу_ателей_сообщения707). Получателем сообщения может быть сотрудник, роль (тогда сообщение получат все сотрудники, выполняющие указанную роль), подразделение (сообщение получат все сотрудники указанного подразделения либо, если назначен "Ответственный исполнитель" этого подразделения, то отправленное сообщение на подразделение получит только он), группы рассылки сотрудников/ юридических/ физических лиц/ подразделений, физические или юридические лица. Маркер у поля ввода указывает на наличие ограничения списка получателя.

Примечание:

Курсивом выделяются все значения в полях Получатель отчета, Задание выдал, Имеющие доступ, Получатели, Контролер, с признаком не автоматизирован. При этом сотрудник считается автоматизирован, если имеет полнофункциональную лицензию системы и/или почтовую лицензию, или имеет заместителей с такими лицензиями, подразделение и роль считаются автоматизированы, если в состав входят автоматизированные сотрудники, группы рассылки автоматизированы, если все члены группы автоматизированы.

· Документ – номер прикрепленного к сообщению документа (при создании сообщений по конкретному документу – номер выделенного документа по умолчанию). Выбирается с помощью диалогового окна выбора значения из таблицы зарегистрированных документов.

Примечание:

Поле можно заполнить с использованием автоматического подбора номера зарегистрированного в системе документа за последние полгода (автоподбор срабатывает после перемещения курсора на другое поле или на кнопку выбора документа). Временной период, за который ищутся документы, задается параметром SheafDateInterval, и может быть отличным от нуля. Все параметры системы описаны в документе " СЭД РСХН Подсистема LanDocs: АДМИНИСТРАТОР Руководство администратора".

· Задача – имя задачи, к которой относится сообщение. Может содержать только одну задачу.

· Контроль – информационное поле служит для включения режима контроля исполнения задания. Блок "Контроль исполнения" доступен только при создании сообщений, соответствующих типу сообщение-задание.

· Начало срока действия – дата начала исполнения данного задания.

· Исполнить до (или Срок исполнения) – дата, до наступления которой необходимо исполнить данное задание. Справа от поле расположена кнопка, нажатие которой меняет формат поле с Исполнить до на Срок исполнения. В этом формате указывается срок исполнения задания в рабочих днях.

Примечание:

	Если для данного типа сообщения указан срок по умолчанию (справочник Типы сообщений), то в поле Исполнить до указывается текущая дата плюс срок по умолчанию, а время указывается равное значению параметра DefaultExecTime, изменяемого администратором.
	Если для данного типа сообщения не указан срок по умолчанию, то поле Исполнить до остается пустым, а время указывается равное значению параметра DefaultExecTime. В случае задания срока исполнения в рабочих днях (поле Срок исполнения), значение поля Исполнить до будет равно значению поля Начало срока действия плюс значение поля Срок исполнения.

· Контролер исполнения – ФИО сотрудника, выполняющего контроль исполнения сообщения-задания, поле может иметь только одно значение, выбираемое из справочника сотрудников. Для того чтобы это поле стало доступным для ввода, в поле Контроль должно быть указано значение "контроль".

· Текст сообщения – текст, поясняющий задание.

Примечание:

При нажатии правой кнопки мыши в поле и выбора команды Добавить резолюцию система позволяет заполнить поле Текст сообщения текстом резолюции.

· Тип рассылки – выбор типа рассылки, заполняется при рассылке сообщений - заданий нескольким получателям (см. п. 1.5.1.4 Указание типа рассылки Указание_типа_рассылки708).

· Одинаковые сообщения для всех – флаг включенного режима (по умолчанию) отправки всем получателям одинаковых сообщений (см. п. 1.5.1.7 Изменение сообщения отдельному соисполнителю Изменение_сообщения_отдельному_соисполнителю710).

· Направлять отчеты ответственному исполнителю - флаг, включающий режим отправления отчетов ответственному исполнителю (при выборе типов рассылки с ответственным исполнителем) (см. п. 1.5.1.6 Поля: Направлять отчет ответственному исполнителю и Одинаковые сообщения для всех. Поля_ввода_Направлять_от_ет_ответственному_исполнителю_и_Одинаковые_сообщения_для_всех_).

· Конфиденциальное сообщение – флаг создания конфиденциального сообщения (см. п. 1.18).

· Уведомлять о прочтении не позднее - оповещение отправителя о прочтении сообщения получателем в заданные сроки. Сообщение считается прочитанным после первого открытия его получателем. При выставлении данного флага и задании срока прочтения сообщения отправителю и контролерам сообщения (при их наличии) формируется уведомление, содержащее основные сведения о непрочитанном сообщении (дата создания сообщения, имя получателя, тип сообщения, информация о прикрепленном к сообщению документе). Условием формирования сообщения является наличие настроенной и запущенной задачи "Уведомление об истекшем сроке прочтения сообщений"

Дополнительно в сообщении выводятся поля на закладках «Бумажные экземпляры» и «Примечание»:

· № бум экземпляра – номер бумажной копии (экземпляра) документа (если передается бумажная копия).

Примечание:

В системе реализована возможность автоматического заполнения поля № бум экземпляра (при включенном параметре AutoFillPaperCopy). При наличии бумажного экземпляра у документа без файлов, автоматически для всех получателей в данное поле прописывается номер бумажного экземпляра (минимальный из оригиналов). При наличии бумажного экземпляра у документа с файлами, только для не автоматизированных пользователей (тех, кто не имеет полнофункциональной лицензии системы, почтовой лицензии и не имеющих заместителей с такими лицензиями) автоматически в данное поле прописывается номер бумажного экземпляра (минимальный из оригиналов). Кнопка - автозаполнение бум. экземпляра принудительно выставляет номер бумажного экземпляра согласно приведенной выше логике заполнения. Если данный атрибут задан для всех получателей, он отображается жирным шрифтов, если только для части получателей – обычным шрифтом на цветном фоне. (Отображение номера бумажного экземпляра на цветном фоне зависит от порядка получателей, если первым стоит не автоматизированный пользователь – номер выводится, если автоматизированный – номера нет).

· Дата передачи – дата передачи бумажной копии документа. Поле становится доступным для заполнения, если заполнено поле № бум экземпляра.

· Примечание – пояснения к сообщению.

После отправления задания дополнительно отображаются поля:

· Дата создания – дата создания сообщения.

· Отправитель – отправитель задания.

· Срок прочтения – заданный срок прочтения сообщения.

 

В разделе Файлы представлены файлы, прикрепленные к сообщению (актуальные версии файлов). С сообщением направляются последние версии файлов.

 

На вкладке Отчет представлены следующие атрибуты:

· Состояние отчета – отображает состояние отчета на момент просмотра.

· Результат завершения – результат завершения задания, с которым направлен отчет (завершено успешно или с отказом).

· Дата выполнения – дата отправки отчета (проставляется автоматически при составлении и отправке отчета).

· Ответный документ – номер прикрепленного к отчету документа (при создании сообщений по конкретному документу – номер выделенного документа по умолчанию). Выбирается с помощью диалогового окна выбора значения из таблицы зарегистрированных документов.

· Текст отчета – текст, который записывает исполнитель при формировании отчетного сообщения.

Примечание:

При сохранении выбранного (введенного) значения происходит проверка на корректность. При обнаружении ошибки выводится окно «Проверка имен» с возможностью выбора правильного элемента справочника. Это окно также выводится по нажатию сочетаний клавиш Cntr+K.