Організаційні форми ведення бухгалтерського обліку

Дата добавления: 2015-08-30; просмотров: 466

Dear Sirs,

We have received your letter…

Правила употребления прописных букв в коммерческих письмах

С прописной буквы начинают следующие слова:

1. Имена существительные собственные и прилага­тельные, обозначающие национальную принадлежность (English, French и т. д.). .

2. Все слова (включая сокращения) в названиях фирм и организаций, за исключением союзов, предлогов и ар­тиклей. Артикль the пишется с прописной буквы, когда он является первым словом в строке:

A. Smith and Company, Limited The Modern Engineering Co., Incorporated 23

3. Сокращения Mr., Mrs., Messrs., Esq. и слово Miss:

Mr. John J.Carson A. B. Smith, Esq. Mrs. A. Green Messrs. Black & White

4. Все слова в обозначениях должностей или занима­емого положения, за исключением предлогов и артик­лей:

President президент, председатель

Chairman of the Board of Directors председатель совета директоров

Chief Accountant главный бухгалтер

5. Все слова в названиях отделов в организациях, за исключением союзов, предлогов и артиклей:

Accounts Department бухгалтерия

Department of Fire Insurance отдел страхования от пожара

6. Все слова (включая сокращения) в названиях горо­дов, штатов, улиц, дорог, бульваров, площадей, райо­нов, зданий, гостиниц, в обозначениях этажей, квартир, комнат:

6 Main Street, Grand Avenue, New York, N. Y. Bush House, London, W. C. Hotel Savoy, Room 28.

7. Названия месяцев (полные и сокращенные) и на­звания дней.

8. Слова в обращениях Dear Sirs, Gentlemen, Dear Sir, Dear Madam

9. Первое слово в заключительных приветствиях Yours faithfully, Faithfully yours, Yours truly, Truly yours, Yours sincerely.

10. Все слова в указании на предмет, тему или содер­жание письма, за исключением союзов, предлогов и ар­тиклей

Your Order for Two Steam Engines Ваш заказ на две паровые машины

11. Наименование предлагаемых, купленных или про­данных товаров и названия некоторых документов.

12. Слова в надписях, указывающих на способ от­правки письма: Air-Mail, Registered.

Некоторые правила употребления знаков препинания в коммерческих письмах

1. В конце всех сокращенных слов ставится точка (Mr., Mrs., Messrs, Co., Ltd., Inc., Sept., Oct., и т.д.). Когда первая и последняя буквы сокращенного слова совпадают с такими же буквами полного слова, то точка в конце сокращенного слова может не ставиться.

2. Если дата письма обозначена таким образом, что сначала стоит числительное, а затем месяц и год, то месяц отделяется от года запятой. Если название меся­ца сокращено, то после него ставится точка, а затем за­пятая:

11th September, 2000 11th Sept., 2000

Если числительное следует за названием месяца, то оно отделяется от года запятой:

September 11,2000

Точка после обозначения года не является обязатель­ной.

3. В названиях фирм перед словом Limited или Incorporated, а также перед сокращениями этих слов ча­сто ставится запятая, которая, однако, не является обя­зательной:

The Modern Machine Tool Company, Ltd. Smith, White and Co., Inc.

4. Между названием города и названием штата или страны, а также перед обозначением почтового района ставится запятая:

Chicago, Illinois Glasgow, England London, E. C.

5. В адресах на конверте или над текстом письма за­пятые обычно ставятся после названия организации или фамилии адресата и перед названием района, города, штата и страны.

Между номером дома и названием улицы (площади и т. д.) запятая часто не ставится:

The British Engineering Co., Ltd., 12 City New Road, London, E. C. 1.

Запятая ставится также перед сокращением Esq. (§ 4) и перед словами, обозначающими должность и положение:

А. В. Smith, Esq., Managing Director, Smith & Brown, Ltd., 12 High Street, Manchester.

6. После приветствий Dear Sir, Dear Madam, Dear Sirs, Gentlemen в Англии ставится запятая, а в США — дво­еточие. Восклицательный знак после вступительного при­ветствия никогда не ставится (в отличие от русского язы­ка):

Dear Sirs,

In answer to your letter...

Gentlemen:

We have received your letter ...

7. В выражениях типа Вниманию господина ... пос­ле слова Attentionставится двоеточие (если после него нет предлога of). Двоеточие ставится также после слова Re или ге в надписях, указывающих на предмет или тему письма:

Attention: Mr. Henry Watson Re: Order No. 225

8. После заключительных приветственных формул Yours faithfully, Yours truly и т. д. всегда ставится запятая, отделяющая приветствие от подписи. Строчки подписи запятыми не разделяются.

3.3. ПИСЬМО-ЗАПРОС

(Inquiry)

Письмо-запрос (inquiry, или enquiry) компания посылает, когда хочет:

_получить подробную информацию о товарах (goods);

_ узнать, имеются ли они в наличии (availability of

goods);

— уточнить время и сроки поставки (delivery dates);

—получить информацию об условиях поставки и скидках (terms and discounts), способе транспортировки (method of trans­portation), страховании (insurance);

—получить информацию о ценах на товары (prices of goods);

— получить каталоги (catalogues) и образцы товара (samples of goods), и т. п.

При написании писем-запросов следует как можно более подробно изложить суть вопроса (to give full details), что позволит Вашему деловому партнеру сократить время на составление ответа.

В случае, если Вы обращаетесь с запросом в данную компа­нию первый раз, в письмо желательно включить следующие пункты:

1. Указание на источник информации о данной компании и ее товаре.

2. Суть вопроса.

3. Краткие сведения о Вашей компании.

4. Выражение надежды на сотрудничество.

Причем совсем не обязательно строго придерживаться Данной последовательности. При повторном запросе в письмо обычно включается только второй пункт. Как и большинство Других деловых писем, письмо-запрос, как правило, печатается на фирменном бланке, на котором указаны название компании-управителя запроса, ее почтовый адрес, номера телефонов и факса.

Exercise 9. Study the sample of the letters in the Appendix and translate the following phrases and sentences:

— We read your advertisement in….

— With regard to your advertisement in ... of... , we would ask you ...

— We have heard of у our products from

— We have seen your current catalogue showing

— We are interested in buying (importing etc.)

— Please inform us (let us know) as soon as possible ...

— Would you please inform us if it is possible to deliver ...

— Please let us know what quantities уоu are able to deliver till...

— We would ask you to let us have a quotation for ...

— Would you kindly quote your prices and terms of delivery (terms of payment, etc.) for ...

— We would like to have further details about

— We would like to represent your products in the Russian mar­ket

— Please send us samples of... (your catalogues, leaflets, etc.)

— As distributors we have a large network of...

— In connection with this …

— We are distributors (importers, retailers, etc.) of …

— We would like to get in touch with manufacturers of

— There is a large market

— For over … years our company has imported from western countries…

— Our company was founded…

— We usually effect payment by letter of credit

— If your prices are competitive (the samples meet the standards, your equipment compiles with our requirements, etc.) we may be able to let you have regular orders.

— We look forward to your early reply.

— Your prompt answer will (would) be appreciated.