Потужність, втрати й ККД машин постійного струму

Дата добавления: 2014-12-06; просмотров: 845

Сегодня на заняти я расскажу вам о минимально необходимом наборе учетных документов в ведомственном архиве организации. Привожу все данные по учету документов в архиве на примере нашей организации.

Учет документов в архиве организации ведется для фиксации количества и состава, а также поступления или выбытия документов архива. И его проводят для обеспечения сохранности и быстрого поиска документов. В основном учитывают так называемую единицу хранения – документ или их совокупность, помещенные в обособленную обложку.

· опись дел постоянного хранения – нужна для суммарного и поединичного учета дел, составляются обычно только для организаций, являющихся источником комплектования государственного или муниципального архивов, т.е. кто передает свои документы на государственное хранение, у остальных организаций может отсутствовать (имеют право заменять срок по типовому перечню документов «постоянно» на «10 лет» или на более длительный, часто «до ликвидации организации»),

· опись дел по личному составу,

· опись дел временного хранения (> 10 лет) – если имеются в организации,

· опись дел временного хранения (< 10 лет) можно не составлять, тогда учет ведется по номенклатурам дел за разные годы, часто дела данной категории в архив организации вообще не передаются (остаются в структурных подразделениях до истечения сроков хранения),

· описи дел структурных подразделений – это сдаточные описи, по которым дела передаются в архив организации, они являются учетными документами до составления годового раздела соответствующей сводной описи дел,

· дело фонда – совокупность документов по истории организации и ее фонда (акты о выделении к уничтожению дел, акты о проведении проверок наличия и состояния дел, акты передачи дел на государственное хранение, историческая справка и др.), документы в деле располагаются по мере поступления в хронологическом порядке, нужно вести внутреннюю опись, листы в деле нумеровать,

· паспорт архива организации – только для тех, кто является источником комплектования государственного или муниципального архивов.

Лист-заверитель дела служит для количественного учета листов в делах постоянного, временного (> 10 лет) хранения, по личному составу и обычно составляется во время научно-технической обработки документов (подшивки в твердую обложку).

Вы также должны знать, что согласно требованиям «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, ведение основных учетных форм обязательно для каждого архива организации. Этот нормативный документ помимо уже перечисленного в статье обязывает вести еще несколько.

Книга учета поступления и выбытия документов – дает представление какое количество документов поступает или выбывает за некий промежуток времени, обычно за год. Я считаю, что с практической точки зрения данный документ не интересен в архиве организации: не так важно сколько поступает, главное надо знать сколько числится по описям дел.

Как заполнять форму не понятно, четкой инструкции по заполнению не существует, наш куратор из архивного учреждения толком ничего пояснить не может. Мрак полный. Когда смотришь на форму этой книги учета вроде все понятно, как начинаешь заполнять, то получается полная бессмыслица в цифрах из-за переформирования дел в процессе обработки документов. Во всяком случае, цифры носят весьма приблизительный характер, и теряется смысл этого учета. К тому же на ведение этой книги времени уходит весьма много.

Но раз требуется, то посмотрите здесь образец книги учета поступления и выбытия документов с примером заполнения.

Список фондов ведется, если только организация хранит документы двух и более фондов. Для подавляющего большинства архивов думаю, что это не актуально.

Лист фонда служит для фиксации изменений в названии организации, учета и нумерации имеющихся в архиве описей дел, а также учета поступления или выбытия архивных документов.

Реестр описей заполняют для учета количества и видов архивных описей дел.

За свою деятельность я еще не встречала в ведомственных архивах организаций документов страхового фонда и наличия особо ценных дел (в обычных организациях встречаются крайне редко), поэтому здесь и не упоминаю об их учете.

Итак, главной задачей по учету документов в архиве организации является правильное составление архивных описей дел и формирование дела фонда, вовремя представлять (если документы передаются на государственное хранение) по состоянию на 1 декабря паспорт архива организации в соответствующее архивное учреждение. Остальными учетными документам нашей организации даже куратор из государственного архива мало интересуется.

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

«Порядок ведения учета документов

на бумажной основе»

ВВЕДЕНИЕ

Данные методические рекомендации подготовлены в целях совершенствования работы и практической помощи специалистам, отвечающим за государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу (далее – архивные документы), хранящихся и поступающих на хранение в государственный архив и муниципальные архивы Амурской области.

Составители настоящих рекомендаций стремились наиболее полно использовать накопленный государственным архивом опыт, оказать помощь работникам архивов, показать на примерах порядок государственного учета архивных документов.

Для подготовки методических рекомендаций использовались нормативные документы, в которых определен порядок государственного учета документов: «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М.,2007) (далее – Правила), Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (1997).

Государственный учет дел (архивных документов) – это определение их количества и отражение этого количества в учетных документах. Учету подлежат все поступающие в Государственное бюджетное учреждение Амурской области «Государственный архив Амурской области» (далее - архив) и все хранящиеся в архиве документы. Учет дел осуществляется отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов.

Основными единицами учета архивных документов на бумажной основе являются архивный фонд и единица хранения.

Архивные документы фондируются и хранятся по архивным фондам. Архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Например, архивным фондом учреждения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности одного учреждения. Порядок расположения архивных фондов определяется планом их размещения и утверждается директором архива. План предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищам, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу в архивохранилище.

Под единицей хранения понимается физически обособленные архивные документы или архивный документ. Единица хранения архивных документов на бумажной основе (дело) - это отдельный архивный документ (или документы), заключенный в обособленную обложку или папку.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах хранения. Учет дел в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива. Необходимость ведения и состав вспомогательных учетных документов определяется руководством архива (книга текущих изменений в фондах; книга учета фондов, прошедших переработку и усовершенствование; книга учета составленных предисловий к описям, исторических справок к фондам и т.д.).

В состав основных учетных документов архива входят:

- список фондов;

- книга учета поступлений документов;

- лист фонда;

- описи дел;

- реестр описей дел;

- паспорт архива;

- паспорт архивохранилища;

- список фондов, содержащих особо ценные документы (ОЦД);

- описи ОЦД;

- реестр описей ОЦД;

- дело фонда.

Учет документов Архивного фонда РФ периода до 1917 года, периода после 1917 года и партийных документов ведется раздельно с самостоятельной порядковой нумерацией фондов и с соответствующей индексацией номеров фондов:

И - исторические фонды (И-29, И-33);

Р - фонды периода после 1917 года (Р-29, Р-1234);

П - партийные фонды (П-1, П- 29).

Все изменения, происходящие в составе, объеме и состоянии фондов в результате тех или иных работ, отражаются в учетных документах с тем, что бы записи в них полностью соответствовали фактическому наличию и состоянию дел (единиц хранения) каждого фонда. Учетные документы, кроме описей дел, предназначены для служебного пользования и исследователям не выдаются. Записи в учетные документы вносятся только сотрудником, ответственным за государственный учет архивных документов. Учетные документы хранятся в изолированном помещении или рабочем помещении сотрудника, ответственного за государственный учет архивных документов.

Система учетных архивных документов – это комплекс взаимосвязанных основных и вспомогательных учетных документов, а также баз данных, отражающих количество, состав архивных документов и их изменения. С целью правильной организации государственного учета в архиве составляется схема учета архивных документов, в которой последовательно в графической форме отражаются все этапы работы по государственному учету архивных документов. Схема государственного учета архивных документов утверждается директором архива.

Пример:

Схема