Електродвигуни постійного струму

Дата добавления: 2014-12-06; просмотров: 635

На основании акта (о переработке описей, разделении дел, объединении дел, обнаружении дел и др.) вносятся записи:

в cписок фондов (если создан новый фонд)

в описи дел (в итоговые записи, при необходимости в графу «Примечание»)

в книгу учета поступлений документов; при выбытии дел из фонда или архива запись делается и в книгу учета текущих изменений в объеме и составе фондов (если она ведется)

акт подшивается в дело фонда

в реестр описей (при создании новой описи или уничтожении описи после переработки

в лист фонда (отражается поступление или выбытие дел, описей); при создании нового фонда составляется лист фонда на новый фонд

Список фондовявляется одной из главных форм учета. Список фондов предназначен для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших фондов. В список фондов вносятся фонды, поступившие на хранение в первый раз. Присвоение номеров фондам производится в хронологическомпорядке, по датам поступлений документов. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.

Помимо присвоенного номера и буквенного индекса в списке фондов указываются: полное официально принятое название, сокращенное название (помещается в скобках) учреждения-фондообразователя, его подчиненность, местонахождение, крайние даты существования. Все переименования учреждения-фондообразователя указываются в листе переименования в описи дел и в листе фонда.

Название объединенного архивного фонда может состоять из обобщенного названия включенных в его состав архивных фондов или из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций. Конкретные названия всех организаций и их переименования, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, указываются в листе фонда.

Например:

«Первичные партийные организации колхозов Архаринского района», «Открытое акционерное общество «Амурстрой» и его предшественники», «Управление строительства Бурейской ГЭС и подчиненные ему учреждения».

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания, рода деятельности (профессии).

Например:

«Быкова Гульчера Вахобовна – языковед, доктор филологических наук, профессор кафедр китаеведения и русского языка, директор Центра лингвистики и коммуникаций БГПУ, член Союза журналистов СССР».

В названии архивной коллекции указываются признаки ее формирования, а при необходимости и ее составитель.

Например:

«Преподаватели Благовещенского государственного медицинского института».

Перенумерация фондов не допускается. Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения Министерства культуры и архивного дела Амурской области.

Если фонд полностью выбывает из архива, то выбытие его отражается в списке фондов в графе «Отметка о выбытии», в которой указываются: куда выбыли дела фонда, номер и дата документа, на основании которого произошло выбытие. Освободившийся номер переданного фонда новому фонду не присваивается. Причем, в случае, когда фонд был передан в другой архив (организацию), а через какое-то время вернулся на хранение в архив, ему присваивается новый номер фонда.

Ежегодно в списке фондов составляется итоговая запись по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным годом, об общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве, поступивших и выбывших в течение года. В итоговой записи также указывается количество переданных и свободных номеров фондов. «Свободными» номерами считаются номера архивных фондов, документы которых были утрачены, выделены к уничтожению или вошли в состав объединенных фондов. Эти номера фондов не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав. Архивные фонды, вошедшие в объединенный фонд, располагаются по одному из признаков: значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В списке фондов, против названий фондов, вошедших в объединенный фонд, делается отметка: «Включен в объединенный фонд №…..». Название объединенного фонда вносится в список фондов ниже названия того фонда, номер которого ему присвоен. При отсутствии свободного места эту запись разрешается делать на чистой полоске бумаги, вклеенной в соответствующий лист списка фондов.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Пример итоговой записи в списке фондов:

За 2010 год поступило 7 (семь) фондов.

Итого на 01.01.2011 года числится 2048 фондов с №1 по № 2440,

в том числе:

а) свободных номеров фондов – 275;

б) переданных номеров фондов – 117.

Должность подпись расшифровка подписи

дата

Расчет: 2041 (количество фондов на 01.01.2010) + 7 = 2048

Проверка: 2440 (последний номер фонда) – 275 – 117 = 2048

Книга учета поступлений документовпредназначена для учета каждого (первичного и повторных) поступления документов в архив. В книге учета поступлений указываются: дата поступления, от кого и на основании какого документа поступили дела, название фонда в который поступили дела, за какие годы, количество дел, состояние дел (описанные, управленческие, по личному составу, личного происхождения и др.) и номер фонда. Записи в книге учета поступлений позволяют установить поступление фондов и единиц хранения за каждый отдельный год, показать динамику роста поступлений документов в архив.

В книге учета поступлений в конце каждого квартала, полугодия, года делается итоговая запись о количестве принятых на хранение в архив дел.

Пример итоговой записи в книге поступлений:

Итого за 2010 год (квартал, полугодие) принято 2667 ед.хр., из них:

1. от учреждений и организаций – 2050 ед.хр. (1254 + 796)

2. от держателей личных фондов – 590 ед.хр.

3. в результате разделения дел – 27 ед.хр. (23 + 4)

из них:

1. постоянного хранения – 1277 ед.хр.

2. по личному составу – 800 ед.хр.

3. личного происхождения – 590 ед.хр.

Постоянного хранения - 1277 ед.хр.

- от учреждений и организаций – 1254 ед.хр.

- в результате разделения дел – 23 ед.хр.

Личный состав – 800 ед.хр.

- от учреждений и организаций – 796 ед.хр.

- в результате разделения дел – 4 ед.хр.

Личного происхождения - 590 ед.хр.

- от держателей личных фондов – 590 ед.хр.

Должность подпись расшифровка подписи

дата

Лист фондаявляется важной формой учета документов и заводится при первом поступлении фонда в архив. Лист фонда служит первичным источником информации по фонду. Лист фонда предназначен для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, количества и состава документов по архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда. Лист фонда состоит из трех основных разделов.

В первом разделе листа фонда записываются: крайние даты каждого названия фонда (независимо от наличия документов за этот период), название фонда (все переименования организации в хронологической последовательности всех реорганизаций), форма собственности, дата первого поступления (создания) фонда, местонахождение фонда, номер фонда. Даты образования, переименования или ликвидации учреждения-фондообразователя указываются в листе фонда на основании законодательных актов (постановлений высших органов государственной власти для центральных учреждений и приказов вышестоящих организаций для местных организаций). Все последующие изменения в названии учреждения-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления документов в фонд архива.

Для фондов личного происхождения в графе «Крайние даты» указываются даты жизни лица-фондобразателя. Крайние даты документов личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть лица-фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты.

Для объединенного фонда графа «Крайние даты каждого названия фонда» заполняется следующим образом:

а) если объединенный фонд образован по принципу подчиненности учреждений, то крайними датами названия фонда будут даты деятельности руководящей организации, так как крайние даты названий всех подчиненных учреждений не будут выходить за эти хронологические рамки;

б) если объединенный фонд образован из одноименных учреждений однородного вида деятельности, то крайними датами названия фонда будут дата образования самого раннего из них и дата ликвидации того учреждения, которое было ликвидировано последним;

в) если объединенный фонд образован из документов учреждений последовательно сменявших друг друга, то крайними датами его названия будут даты названий каждого учреждения, документы которых вошли в его состав.

Запись в листе фонда (название, номер фонда и дата первого поступления документов) должны соответствовать записи в списке фондов.

Во втором разделе листа фонда учитываются все неописанные документы, как хранящиеся в архиве, так и поступающие вновь. После описания этих документов и составления на них описи дел происходит их выбытие в раздел «Учет описанных документов» в графу «Поступление».

В третьем разделе листа фонда учитываются все поступления и выбытия документов. Основанием для записи в листе фонда являются акты, влияющие на изменение объема фонда:

- акт приема-передачи дел;

- акт о технических ошибках в учетных документах;

- акт об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных;

- акт о разделении или объединении дел;

- акт переработки описи;

- акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- акт о неисправимом повреждении дел;

- акт о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

- акт об изъятии подлинных единиц хранения.

После даты записи в лист фонда заносится № описи дел, далее – крайние даты поступивших документов, краткая характеристика документов. Количество дел заносится по каждой описи дел отдельно.

При записи выбытия дел в листе фонда в графе «Выбытие» указывается документ, на основании которого выбыли дела и количество выбывших дел по каждой описи дел отдельно. В графе «Наличие (остаток)» указывается новый объем дел по соответствующей описи после выбытия из нее документов. Ниже указывается новый объем единиц хранения по фонду в целом. При выбытии всех дел номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным. Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива на основании письменного разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

После каждой записи в графе «Наличие дел» указывается количество дел по описи дел, по которой произведена запись, а ниже - по всему фонду в целом. При необходимости (когда заканчивается место для записи поступлений) запись продолжается на втором листе бланка листа фонда. В этом случае на первом листе фонда в верхней части делается запись: «См. продолжение л.л. 2,3…», а на втором листе и соответственно на следующих листах - продолжениях: «Продолжение ф. № Р-133, лист 2». Листы продолжения подкладываются за основными листами.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда (после переработки архивного фонда, создания объединенного архивного фонда, уточнения истории учреждения-фондообразователя). В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются записи: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

На объединенный фонд составляется новый лист фонда. В нем указывается новое название объединенного фонда, что и в списке фондов.

Листы фондов хранятся в папках в порядке номеров архивных фондов. Листы фондов нумеруются в правом верхнем углу. В каждую папку помещается лист-заверитель с указанием количества листов в данной папке. При пополнении папки дополнительными листами в листе-заверителе делаются соответствующие записи об увеличении количества листов фондов и о количестве литерных листов.

Пример заполнения листа фонда: