Остальными документами. В переписке можно выделить два основныхвида документов: письма и факсы. Письмо - обобщенное название различных по содержанию Документов, пересылаемых по почте. Письма можно классифицировать: • по содержанию и назначению • по происхождению • по степени подлинности • по количеству затрагиваемых аспектов • по количеству адресатов и авторов. По содержанию и назначению письма могут быть: Инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, Коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма____________-приглашения, письма-ответы и др. Письма инструктивные (директивные) исходят из государственных Или муниципальных органов власти и управления и содержат, как Правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, Налогов, экологии и т.п. Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки Или качества продукции. К информационным условно относятся письма, содержащие Сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, Услуг. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении Контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к Продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п. В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют Возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения Условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна Иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются Подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации). При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C – Letter of credit), в которых Продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с Номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты Покупателем товаров или услуг. В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму/контрагента (или государственную Организацию) дать ответное письмо. В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда Направляемый адресату основной документ требует дополнительного Пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью Направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в Какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой Нагрузки, то их составлять не следует, так как в этом случае они Становятся ненужной формальностью. Для составления писем, факсов, Используется специальный бланк - для писем. В письмах, факсах - Название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: "дата", "номер", "индекс", "ссылка на номер и дату входящего документа", если письмо является ответным; заголовок, изложенный одной фразой (отвечает на вопрос «О чем?») На письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получатель письма), фирма; структурное Подразделение, должность; фамилия; почтовый адрес получателя. Если письмо одного содержания направляется нескольким Адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем Перечисляются; другие. Если документ направляется более чем 4 Адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре Указывается лишь, один адресат, которому направляется конкретный Экземпляр. Если письмо направляется в дополнении к ранее посланному, то в Нем следует указать номер и дату ранее посланного письма. При делении писем на группы по степени подлинности можно Выделить черновик, оригинал и копию. При подготовке документа на Компьютере эта классификация теряет смысл, так как разница между Черновиком, оригиналом и копией исчезает. По количеству затрагиваемых в письме аспектов можно выделить Одно- и много аспектные письма.
|
