При классификации по количеству адресатов и авторов различают

циркулярное и коллективное письмо (см. рис. 1).

Отправитель получатели

ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО

Отправители

Получатели

КОЛЛЕКТИВНОЕ ПИСЬМО

Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить,

Показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и

Краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие

Мешает выделить суть документа.

Приводимые факты должны быть объективны, обязательно

Проверены, цифровые данные — точны. Тон письма должен быть

Нейтральным.

В практике современного делопроизводства используют

следующие формы изложения текста в письмах:

• от первого лица множественного числа («просим направить»,

«направляем на рассмотрение»);

• от первого лица единственного числа («считаю необходимым»,

«прошу выделить»);

• от третьего лица единственного числа («университет не

возражает»).

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что

достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-

Прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты

типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения...», «Тщательно

изучив Ваши замечания...».

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при

Обосновании действий используется ограниченный набор начальных и

заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена...»,

«В порядке исключения...», «В связи...», «В соответствии...» и т.п.

Причины принятия решений также формулируются с помощью

деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая по

внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление

Письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы,

например:

"В связи с тем, что при получении груза на станции Сызрань";

По накладной № 238865 в исправном вагоне с

Ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и

проверке содержимого с участием представителя:... была установлена

Недостача.... штук изделии на сумму.... (Коммерческий акт от 26.01.2004

№245).

Во второй части письма формулируется его основная цель

(предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например:

"На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней

перечислить указанную сумму на наш расчетный счет";.

В зависимости от назначения письма и оттого, на чем его автор

Желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться

Другой порядок расположения логических частей текста.

Можно рекомендовать следующую последовательность действий

при подготовке письма:

Определите цель письменного сообщения.

Сформулируйте тему.

Решите, что Вы хотите сообщить об этом.

Сформулируйте основную мысль текста.

Если необходимо, развейте вашу мысль с помощью

Аргументов.

Проиллюстрируйте основную мысль и аргументы фактами,

Отобранными Вами.

Обязательно сделайте вывод, заключение или обобщение.

Чтобы Ваш документ имел эстетичный вид, оформите его.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних

И тех же оборотов, освоив которые можно составить типовые тексты

Различных писем.

Начало письма, факса может иметь следующие варианты

обращения:

"Уважаемый Игорь Леонидович!";;

"Господин Зорин!";;

"Игорь Леонидович!";;

"Уважаемый господин Зорин!";;

"Уважаемые господа!" (употребляется, когда неизвестны имена

Получателя письма);

Затем уместны слова благодарности:

"Мы были рады получить Ваше письмо";

"Большое спасибо за факс от 04.06.2003";;

"Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма";.

Большинство писем продолжаются далее словами:

"В связи с...";;

"Согласно контракту от....№....";;

"В соответствии с...." и т.д.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит

"Ссылка на номер и дату входящего документа", то не следует повторять

Ссылку на документ в тексте письма (это плохой тон).

В зависимости от темы письма (факса), используются следующие

обороты:

• Отправка груза, документа