И характеристика основных бюджетов
Технология составления годового бюджета, характеристика и взаимосвязи между отдельными бюджетами описываются на примере предприятия, занимающегося производством и реализацией трех видов продукции. Для упрощения расчетного примера принята следующая система допущений: • предприятие имеет простую структуру (один производственный цех и несколько обслуживающих отделов и служб), поэтому бюджет составляется в целом по компании без разделения по центрам ответственности; • ассортимент ограничен тремя продуктами; • основные и вспомогательные материалы на единицу продукции планируются одной суммой без разделения по составляющим; • компания не планирует приобретение основных средств, поэтому бюджет капитальных затрат не составляется; • амортизация начисляется по линейному методу (одинаковая сумма в каждом месяце).
Таблица 1.1.
Все перечисленные выше упрощения не носят принципиальный характер, а служат исключительно целям обеспечения простоты и наглядности технологии бюджетирования. Механизм составления годового бюджета для предприятий с более сложной организационной структурой и значительным ассортиментом составляется с помощью аналогичнойтехнологии только с большим объемом данных. Планирование по центрам ответственности (ЦО) также происходит по схеме, описываемой ниже, и с теми же особенностями составления отдельных бюджетов. Для консолидации бюджетов ЦО в сводный бюджет необходимо просто просуммировать статьи операционных и финансовых бюджетов и вычесть суммы внутренних перемещений (для этого в бюджетах каждого ЦО необходимо добавлять строки/столбцы «в том числе внутренние перемещения»). Следует выделить одну важную особенность составления бюджета, имеющую отношение к НДС. Дело в том, что в годовом бюджете одна часть бюджетов (например, бюджет продаж или себестоимость) составляется на базисе начислений и служит для формирования отчета о прибыли. Для этих бюджетов все расчетные статьи планируются без НДС. Другая часть бюджетов составляется на кассовом базисе (например, бюджет оплаты поставщикам за сырье). Статьи этих бюджетов планируются с НДС, поскольку это соответствует фактическому денежному потоку. Помимо такого отражения НДС в отдельных бюджетах, дополнительно составляется отдельно бюджет НДС, который устанавливает плановое значение налога на добавленную стоимость, которое предприятие начисляет и выплачивает каждый месяц. Процедура составления бюджета представлена в виде отдельных шагов. Шаг 1. Составление начального баланса. Баланс составляется для определения состояния компании на начало бюджетного года. Поскольку процесс планирования начинается за несколько месяцев до начала следующего года, начальный баланс тоже будет прогнозным. Основные статьи баланса рассчитываются на основании фактического баланса на последнюю дату и бюджета на текущий год. Если бюджет на текущий год отсутствует, сотрудники компании должны составить агрегированный прогноз основных параметров (продажи, затраты, оплаты, буквально несколько цифр по компании в целом) на последний месяц (месяцы) текущего года, на основании которых определяются значения основных статей начального баланса. При этом некоторые статьи могут планироваться исходя из операционных бюджетов на будущий год (например, остатки ТМС рассчитываются на основании планируемого объема продаж и потребления материалов). Баланс компании, рассматриваемой в примере, приведен в таблице 1.2.
Таблица 1.2 – Баланс компании на начало года
Шаг 2. Составление бюджета продаж и графика прихода денег. Бюджет продаж - операционный бюджет, содержащий информацию о запланированном объеме продаж, цены и ожидаемом доходе от реализации каждого вида продукции. Роль этого бюджета настолько велика, что приводит к необходимости создания отдельного подразделения со своей инфраструктурой, качественно и постоянно занимающегося изучением рынка, анализом портфеля продукции и т. д. Как правило, это отдел маркетинга. Качество составления бюджета продаж непосредственным образом влияет на процесс бюджетирования и успешную работу компании. При составлении бюджета продаж нужно ответить на следующие вопросы: • планируемый ассортимент; • в каких объемах она будет реализована для продажи с разбивкой на определенные промежутки времени; • какую установить цену продукции; • какой процент продаж будет оплачен в текущем месяце, какой в следующем, стоит ли планировать безнадежную задолженность. Важным вопросом является определение ассортимента для целей бюджетирования. Если компания имеет широкую номенклатуру выпускаемой продукции, целесообразно планировать объем продаж по группам или по топ-позициям. Если выбирается первый вариант, ассортимент необходимо сгруппировать по определенным признакам (поставщик, если бюджет составляется для торговой компании, назначение продукта, пр.), при этом группы с незначительной долей в общих продажах можно свести в «прочие». Если разработанная группировка раньше не применялась, но идеально подходит для целей бюджетирования, необходимо откорректировать учетную программу, чтобы можно было контролировать исполнение бюджета. При планировании продаж по топ-позициям необходимо рассчитать долю продаж каждой позиции в общих продажах по компании и определить перечень значимых позиций. Обычно анализ ассортимента подчиняется правилу Парето: 80 % объема продаж приносят 20 % количества позиций (в торговых компаниях с ассортиментом в несколько тысяч, данное соотношение может достигать отметки 90/10). Необходимо следить, чтобы перечень топ-позиций не был слишком большим (например, не больше ста видов продукции), иначе процесс планирования усложнится, а система может стать громоздкой. Все прочие позиции, не попавшие в топ-список, группируются в «прочие» и планируются одной суммой за месяц. На объем реализации продукции влияют следующие факторы: • макроэкономические показатели текущего и перспективного состояния страны (средний уровень заработной платы, темп роста производства продукции по отраслям, уровень безработицы и т. д.); • долгосрочные тенденции продаж для различных товаров; • ценовая политика, качество продукции, сервис обслуживания; • конкуренция; • сезонные колебания; • объем продаж предшествующих периодов; • производственные мощности предприятия; • относительная прибыльность продукции; • масштаб рекламной кампании. Вопросы о стратегиях и тактиках установления цен на продукцию широко освещены в литературе. Выбор наиболее приемлемого из возможных вариантов осуществляется на основе анализа рынка, целей и состояния компании. Обычно маркетинговый отдел совместно с отделом сбыта при составлении бюджета продаж вначале определяют примерный суммарный объем продаж за год, а потом распределяют его по месяцам. Распределить планируемую сумму продаж по месяцам можно двумя способами: рассчитать объем продаж для каждого месяца отдельно или использовать коэффициенты (или индексы) сезонности реализации продукции. Коэффициенты сезонности рассчитывается как доля объема продаж каждого месяца в суммарных продажах за год, либо как отношение объема продаж за определенный месяц к среднемесячным продажам за год. Можно также использовать месячный индекс сезонности, рассчитываемый как отношение продаж текущего месяца к продажам предыдущего. Для целей годового бюджетирования наиболее удобным является использование коэффициента сезонности, т. е. доли продаж каждого месяца в суммарных продажах за год, поскольку легче спланировать объем продаж суммарно за год, чем прогнозировать среднемесячный объем продаж или продажи конкретного месяца. Во-первых, общая сумма за год легче для восприятия и сравнения, во-вторых, ее легче сопоставить с долгосрочными планами и целевыми показателями компании. Для определения коэффициента сезонности по месяцам необходимо собрать данные о фактических продажах предыдущих периодов. В идеале для более точного определения коэффициентов, необходимо проанализировать статистику 2-3 предыдущих лет по каждому виду продукции, для которого составляется бюджет продаж (поскольку сезонность продаж разных продуктов может быть разная, использование общего коэффициента по компании может исказить прогноз). При этом показатели сезонности лучше определять исходя из продаж в натуральном выражении, чтобы исключить влияние изменения цен. В рассматриваемом примере для упрощения и большей наглядности коэффициенты сезонности (таблица 1.4) определяются на основании статистики текущего года (таблица 1.3). При этом данные за последние несколько месяцев берутся из позапрошлого года (поскольку нет возможности определить реальные продажи) и умножаются на коэффициент роста продаж в текущем году по сравнению с прошлым.
Таблица 1.3 – Объем продаж текущего года, шт.
Таблица 1.4 – Коэффициенты сезонности по видам продукции, %
На бюджетный год планируется следующий объем продаж: • Продукт 1 - 5 775 шт.; • Продукт 2 - 490 шт.; • Продукт 3-1 190 шт. В таблице 1.5 на основании коэффициентов сезонности и планируемых объемовпродаж на год рассчитан объем продаж по каждому продукту на каждый бюджетный месяц.
Таблица 1.5 – Планируемый объем продаж по месяцам, шт.
Объем продаж на январь следующего за бюджетным года планируется на основании прогноза продаж на январь бюджетного года и 5 % роста продаж в последующем году по сравнению с бюджетным. Данный прогноз необходим для определения необходимых запасов товара на складе на конец месяца, механизм определения которых будет описан ниже. Бюджет продаж в денежном выражении определяется исходя из прогноза объема продаж в натуральном выражении (таблица 1.5) и планируемых цен. Для определения цен в бюджетном году необходимо проанализировать динамику цен в текущем периоде и скорректировать ее на индекс инфляции и возможное изменение ситуации на рынке. Для того чтобы определить сезонность колебания цен, необходимо брать период для анализа как минимум 12 месяцев. В рассматриваемом примере для упрощения цены бюджетного года взяты на уровне цен текущего года (таблица 1.6).
Таблица 1.6 – Прогноз цен (без учета НДС), руб./шт.
Планируемая сумма выручки от реализации продукции приведена в таблице 1.7. После определения планируемой суммы продаж необходимо рассчитать планируемые поступления денежных средств. График прихода денег может быть составлен двумя способами. Первый, самый простой, используется в компаниях, которые определяют для своих клиентов фиксированное количество дней отсрочки платежа или предоплаты, и имеет высокую платежную дисциплину. Для данного метода сумма выручки просто сдвигается на величину отсрочки платежа. Например, если бы компания в рассматриваемом примере давала своим клиентам 15 дней отсрочки, сумма прихода денег от продаж в январе составляла бы 50 % (т. е. 15 дней / 30 дней) или 539 860 руб. в январе и 50 % в феврале. Если компания четко не регламентирует величину отсрочки платежа, для определения прогнозной суммы прихода денег необходимо проанализировать сумму дебиторской задолженности и предоплаты по срокам давности и определить процентное соотношение оплаты клиентами за товар в предшествующих, текущем и последующих месяцах. Как и при анализе продаж и цен, при анализе дебиторской задолженности и предоплаты необходимо учитывать сезонность (т. е. период для анализа должен составлять не менее 12 месяцев, для каждого из которых необходимо определить процентное соотношение прихода денег). Исходные данные для определения коэффициентов оплаты за продукцию для рассматриваемого примера приведены в таблице 1.8 и 1.9. В соответствии со спецификой работы, описываемой в примере компании, величина отсрочки платежа может быть не больше 30 дней. Дебиторская задолженность со сроком больше 30 дней считается безнадежной. При этом делается допущение, что сумма безнадежных долгов в таблице 1.9 в каждом месяце списывается, поэтому число в следующем месяце показывает величину вновь появившихся безнадежных долгов. На основании суммы выручки и дебиторской задолженности рассчитывается сумма оплаты за товар в текущем и следующем месяце (таблица 1.10). Сумма оплаты в текущем месяце определяется как разница между суммой выручки и дебиторской задолженности с периодом от 0 до 30дн. Например: Оплата в феврале (в текущем месяце) = 1 075 877 - 763 873 = 312 004 руб. Сумма оплаты в следующем месяце рассчитывается как разница между суммой дебиторской задолженности с периодом от 0 до 30 дней в текущем месяце и суммой безнадежных долгов в следующем месяце. Например: Оплата в феврале (в следующем месяце) = 763 873 - 4 304 = 759 569 руб.
Таблица 1.7 – Прогноз выручки (без учета НДС), руб.
Таблица 1.8 – Фактическая выручка (с НДС), руб.
Таблица 1.9 – Фактические остатки дебиторской задолженности (с НДС), руб.
Таблица 1.10 – Фактическая оплата за товар (с НДС), руб.
Все, что не было оплачено в текущем и следующем месяце, признается безнадежной задолженностью. Доля оплат в текущем и следующем месяце, а также процент безнадежных долгов для описываемого примера приведен в таблице 1.11.
Таблица 1.11 – Фактические коэффициенты оплаты за товар, %
Для данного примера нецелесообразно анализировать дебиторскую задолженность и рассчитывать коэффициенты оплаты по каждому виду продукции, поскольку клиенты покупают весь ассортимент товаров, а не конкретную позицию, и по всем товарам имеют одинаковую отсрочку платежа. Для компаний, которые продают разные виды продукции разным клиентам и эти клиенты возвращают деньги за разные периоды времени, необходимо определять коэффициенты оплаты по каждому продукту (или группе продуктов) отдельно. Используя данные по фактическим коэффициентам оплаты за товар и свои ожидания, отдел сбыта должен поставить планируемые доли оплаты и безнадежных долгов в следующем году (таблица 1.12).
Таблица 1.12 – Планируемые коэффициенты оплаты за товар, %
На основании планируемой суммы выручки (таблица 1.7) и коэффициентов оплаты за товар (таблица 1.12), рассчитывается график поступления денежных средств (табл. 1.13).
Таблица1.13 –Суммарный график поступления денежных средств (с НДС), руб.
Необходимо отметить, что сумма поступлений в будущем месяце отражается в балансе на конец текущего месяца как дебиторская задолженность (например, дебиторская задолженность на конец января составит 1 063 848 руб.). Сумма дебиторской задолженности на конец бюджетного года составит 681 331 руб.
|
