Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности, то есть это
совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности.
В РФ разработаны следующие унифицированные системы документации:
ü Организационно-распорядительной документации
ü Банковской документации
ü Финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций
ü Отчетно-статистической документации
ü Учетной и отчетной документации предприятий
ü Документации по труду
ü Документации Пенсионного фонда РФ
Каждая унифицированная система включает в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.
Подробнее мы будем говорить об УС ОРД.
Унифицированная Система Организационно Распорядительной Документации (УС ОРД) предназначена для фиксации принятых решений по административным и организационным вопросам и создается во всех организациях (коммерческих, частных, общественных, организационных).
В состав ОРД входят 3 группы документов:
Организационные – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции, организацию работы, права и обязанности руководителей и специалистов.
Секретарь только оформляет эти документы.
Виды документов:
| Формулировка
| Разрабатывается
| Утверждается
|
| Устав – свод правил, регулирующих деятельность организации, взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в сфере хозяйственной деятельности и государственного управления
| Учреждением
| Вышестоящими органами или органами государственной власти
|
| Положение - документ, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы
| Для каждого структурного подразделения начальником этого подразделения
| Директором
|
| Должностная инструкция – документ, устанавливающий функции, права и обязанности, а также ответственность должностных лиц
| Руководителем подразделения
| Директором
|
| Структура и штатная численность – положение о числе сотрудников и должностей учреждения
| Учреждением
| Директором
|
| Штатное расписание - документ, определяющий должностные оклады сотрудников учреждения
| Учреждением
| директором
|
Распорядительные – документы, с помощью которых решаются задачи, стоящие перед организацией, как перспективные, основные, так и оперативные.
Секретарь принимает участие в составлении и оформляет эти документы.
Виды документов:
| Формулировка
| Издается или принимается
| Подписывается
|
| Постановление - документ, предназначенный для разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед организацией (органом) и установления норм и правил поведения
| Высшими и центральными органами коллегиального управления
| Руководитель (председатель) коллегиального органа
|
| Решение – документ, фиксирующий результаты деятельности коллегиальных органов
| Местными органами власти
| Руководитель (председатель) коллегиального органа
|
| Распоряжение и указание - документ, издаваемый по текущим оперативным вопросам повседневной административно-хозяйственной деятельности и имеющий обязательную силу для тех, кому оно адресовано
| Руководителем предприятия
| Руководителем предприятия
|
| Приказ – документ, издаваемый на основе единоначалия для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией
| Руководителем предприятия
| Руководителем предприятия
|
Информационно-справочные – документы, содержащие информацию о фактическом положении дел в учреждении. Служат основанием для создания распорядительных документов. Носят вспомогательный характер и не являются обязательными для исполнения.
Секретарь и (или) исполнитель составляет и оформляет эти документы. Виды документов:
| Формулировка
| Подписывает
|
| Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиального органа[147]
| Председатель и секретарь
|
| Акт – документ, составляемый несколькими лицами для подтверждения установленных фактов или событий
| Председатель и члены комиссии
|
| Письма – документ, предназначенный для обмена информацией. Имеет много разновидностей
| Руководитель или руководитель и бухгалтер
|
| Телеграммы и телефонограммы (факсы, телексы и пр.) – документы различные по видам, объединенные способом передачи
| В зависимости от вида документа посланного тем или иным способом
|
| Справка – документ, подтверждающий или описывающий факты биографического или служебного характера
| Внешние - руководитель и исполнитель;
Внутренние – исполнитель
|
| Служебные записки
Докладная – документ, информирующий руководителя о сложившейся ситуации, факте, событии, работе и содержащий выводы и предложения составителя
Пояснительная – поясняет содержание отдельных положений основного документа
Объяснительная – объясняет причины какого-либо факта, события, поступка
| Внешние – руководитель и исполнитель;
Внутренние - исполнитель
|
| Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Имеет много разновидностей
| Всеми сторонами
|
Для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними каждая организация должна составлять Табель унифицированных форм документов. Он составляется в виде таблицы:
| № пп
| Наименование формы документа
| Дата утверждения
| Периодичность издания
| Структурное подразделение, ответственное за подготовку
| С кем согласовывается
| Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Он может дополняться графами:
ü Код формы документа по классификатору
ü Ответственный зав контроль исполнения
ü Годовой тираж и т.д.
Выполняем работу № 8 в Рабочей тетради по делопроизводству.
