ВЕДОМСТВЕННАЯ АТТЕСТАЦИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ТАМОЖЕННЫМИ ОРГАНАМИ НА СООТВЕТСТВИЕ ТРЕБОВАНИЯМ ГОСТ Р ИСО 9001:2008 И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЕЕ РЕЗУЛЬТАТОВ

Основные цели и принципы ведомственной аттестации систем управления таможенными органами. Основной целью введения в ФТС России ведомственной аттестации систем управления таможенными органами на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008 является создание мотивационных условий для освоения требований стандартов ИСО серии 9000 в таможенных органах. Тем самым решается задача активизации работы таможенных органов по освоению прогрессивного менеджмента XXI века и систематического улучшения реализуемых в таможенных органах процессов и результатов. Основным принципом ведомственной аттестации систем управления является сопоставление характеристик систем управления таможенными органами с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования» на основе различных вопросников, формируемых с учетом специфики таможенной деятельности и опыта органов по сертификации систем качества.

При введении ведомственной аттестации систем управления появляется воз­можность:

- осуществлять оценку степени освоения таможенными органами требова­ний стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2008;

- распространять идеологию качества результатов деятельности на весь пер­сонал таможенных органов;

- выявлять несоответствия систем управления таможенными органами тре­бованиям МС ИСО серии 9000 и вести систематическую работу по улучшению процессов и результатов таможенной деятельности;

- определять результативность системы управления с точки зрения достиже­ния целей (показателей) деятельности ФТС России;

- использовать результаты ведомственной аттестации для проведения раз­личных конкурсов и поощрения руководящего состава и персонала таможенных органов за реальное улучшение процессов и результатов.

Учитывая оперативность процедур ведомственной аттестации систем управ­ления по сравнению с сертификацией систем качества, появляется возможность проведения ее ежегодно.

Ведомственную аттестацию систем управления можно распространить не только на таможни, но на все таможенные органы, организации и учреждения, входящие в систему ФТС России. Для количественной оценки соответствия фак­тического состояния системы управления требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008 используется матрица, представленная в табл. 8.

Таблица 8

Матрица для оценки соответствия системы управления требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008

№ п.п.	Вопрос для оценки	Оценка (в долях единицы)	Весомость показателя	Приведенная оценка
1.	Действительно ли система управления охватывает все процессы и виды таможенных услуг		0,05
2.	Действительно ли система управления разработана, документирована, внедрена, поддерживается в рабочем состоянии и постоянно улучшается		0,05
3.	Наличие «Политики в области качества таможенной деятельности		0,08
4.	Наличие «Руководства по системе управления»		0,07
5.	Наличие документированных процедур (технологических схем, инструкций, методик и других рабочих инструкций) по всем функциям, выполняемым таможенным органом		0,06
6.	Наличие положений о службах и подразделениях		0,02
7.	Наличие персональных должностных инструкций персонала		0,02
8.	Предусмотрены ли измерение, наблюдение, анализ и оценка процессов		0,09
9.	Предусмотрен ли анализ достижения запланированных результатов и разработка действий для улучшения процессов		0,09
10.	Документированы ли процессы взаимо­действия подразделений таможенного органа		0,05
11.	Имеется ли документированная процеду­ра, определяющая порядок разработки, согласования и проверки документов на адекватность до их утверждения и из­дания		0,03
12.	Предусмотрен ли периодический анализ документов и их актуализация		0,02
13.	Обеспечена ли идентификация докумен­тов, их регистрация, изъятие устаревших вариантов и доведение до исполнителей новых вариантов		0,03
14.	Ведутся ли записи о качестве деятельности, необходимые для подтверждения соответствия требованиям и результативности системы управления		0,06
15.	Обеспечено ли соблюдение таможенного законодательства и выполнение законных требований участников ВЭД		0,08
16.	Разработаны ли цели в области качества деятельности по каждой функции и по каждому уровню управления		0,04
17.	Назначен ли представитель руководства, ответственный за состояние системы управления таможенным органом		0,04
18.	Имеются ли документированные процедуры для периодического анализа системы управления таможенным органом		0,02
19.	Определен ли уровень компетентности персонала, необходимой для качественной работы		0,04
20.	Имеются ли документированные процедуры по обеспечению необходимой компетентности персонала		0,04
			1,0	Ʃ=

i

В столбце 2 таблицы приводится перечень вопросов для оценки системы управления, а в столбце 4 - их весомость. Столбец 3 используется для записи фактического результата оценки конкретного параметра в долях единицы, а стол­бец 5 - длязаписи произведения фактического значения оценки на его весомость. Сумма произведений по столбцу 5 дает количественную комплексную относи­тельную оценкув долях единицы соответствия системы управления установлен­ным требованиям.

Количество и содержание вопросов для оценки при очередной аттестации, 1 также их весомость могут меняться. Важно, чтобы вопросы отражали значи­мые (ключевые)требования стандарта ГОСТ Р ИСО 9001 - 2008, а сумма их ве­домостей была равна единице.

Наличиесуммарной количественной оценки соответствия системы управления таможенныхорганов установленным требованиям позволяет ввести разделение ихна соответствующие (0,75 и более), частично соответствующие (от 0,45 до 0,74) инесоответствующие(менее 0,45).

Предлагаемая матрица из 20 вопросов может быть сокращена или расширена, а весомостипоказателей изменены в зависимости от практики аттеста­ции. Матрица предполагает вычисление комплексного относительного значения соответствия систем управления требованиям стандарта и другим специфическимтребованиям с учетом весомости каждого показателя. Количественную оценку системы управления таможенным органом целесообразно сопоставлять с результатами деятельности таможенного органа по выполняемым функциям. Сопоставление таких оценок за ряд лет позволит выявлять тенденции к улучшению или ухудшению деятельности таможенных органов и, естественно, может служить основанием для того, чтобы судить о повышений или понижении результативности системы управления.

Специалисты, назначаемые для оценки систем управления таможенными органами, должны иметь практический опыт управленческой деятельности. Для ознакомления с методикой оценки соответствия систем управления таможенными органами требованиям ГОСТ Р ИСО 9001 - 2008 эти специалисты должны пройти краткий курс аудита систем качества.

Практика ежегодного проведения ведомственной аттестации систем управле­ния таможенными органами и периодические инструктажи участников процедур аттестации систем управления позволят сформировать штат квалифицированных специалистов - аудиторов систем управления на базе организационно-анали­тических подразделений таможенных органов.

Результаты ведомственной аттестации систем управления таможенными ор­ганами могут использоваться ФТС России в следующих целях:

- проведения ежегодных ведомственных и региональных конкурсов тамо­женных органов на лучшую систему управления;

- поощрения руководящего состава таможенных органов и их коллективов за систематическое повышение результативности системы управления;

-как дополнительное условие для представления руководящего состава та­моженных органов к очередным специальным званиям;

-как самооценка степени приближения системы управления таможенным органом к требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008;

- для выявления потенциальных возможностей и резервов улучшения систем управления таможенными органами и их систематического совершенствования.

Организация на основе результатов ведомственной аттестации систем управления ежегодных конкурсов таможенных органов на лучшую систему управления. Ведомственная аттестация систем управления таможенными орга­нами является объективным поводом для проведения ведомственных конкурсов на лучшую систему управления.

Участие в конкурсе должно быть обязательным. Ежегодное проведение тако­го конкурса в масштабе регионального таможенного управления или в масштабе ФТС России создаст условия для постепенного освоения всех требований ГОСТ Р ИСО 9001:2008 и обеспечить дальнейшее систематическое улучшениесистемыуправления..

Проведение таких конкурсов можно совместить с ежегодно проводимым ФТС России конкурсом на лучший таможенный коллектив, доработав положение о его проведении.

Механизм поощрения руководящего состава таможенных органов и их коллективов за систематическое повышение результативности системы управления. Для обеспечения заинтересованности руководящего состава тамо­женных органов и их коллективов в систематическом повышении результатив­ности системы управления необходимо действующий механизм материального и морального стимулирования начальников таможенных органов, их руководя­щего состава и рядового персонала связать также и с показателем степени соот­ветствия системы управления требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008.

В дальнейшем состав показателей, учитываемых в мотивационном механиз­ме, может совершенствоваться (сокращаться или увеличиваться, меняться значи­мость отдельных показателей и т. п.).