Анализ и проектирование коммуникаций в организациях и на предприятиях различного профиля.Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений. Роль коммуникаций. Руководители не меньше 50—90% своего рабочего времени тратят на коммуникации. Обмен информацией используется во всех видах управленческой деятельности и называется связующим процессом. Неэффективные коммуникации — одна из главных причин возникновения проблем в управлении. Коммуникации между организацией и средой. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций со своим внешним окружением. С имеющимися и потенциальными клиентами они сообщаются с помощью рекламы и других средств стимулирования. В отношениях с общественностью формируют определенный образ, имидж организации на местном, общенациональном имеждународном уровнях. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и готовить в этой связи различные письменные отчеты. Коммуникации между уровнями. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей — с высших уровней на низшие. Подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменениях приоритетов, конкретных заданиях и рекомендуемых процедурах. Организация нуждается и в коммуникациях по восходящей линии. Служащие должны сообщать своему начальнику о возникающих проблемах. Передача информации с низших уровней на высшие существенно влияет на производительность. Ценные предложения по совершенствованию производства со стороны низовых работников, если они быстро доводятся до руководства, становятся средством повышения эффективности работы организации. Коммуникации между различными подразделениями необходимы для обмена информацией между ними, для координации задач и действий. Следует добиваться, чтобы специализированные подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации. Коммуникации руководитель—подчиненный. Наиболее очевидны коммуникации в отношениях между руководителем и подчиненным. Примерами обмена информацией между руководителем и подчиненным служат: 1) прояснения задач, приоритетов и ожидаемых результатов; 2) обеспечение вовлечения в решение задач подразделения; 3) обсуждение проблем эффективности работы; 4) признание и вознаграждение с целью мотивации; 5) совершенствование и развитие способностей подчиненных; 6) сбор информации о назревающей или существующей проблеме; 7) оповещение подчиненного о грядущем изменении; 8) получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях. Коммуникации между руководителем и его рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Это повышает удовлетворенность сотрудников своей работой. Неформальные коммуникации можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается на много быстрее, чем по каналам формального общения, руководители используют слухи путем запланированной утечки и распространения определенной информации — сведений типа «только между нами». Все функции менеджмента делятся на 2 группы:
2. Основные функции (целеполагание, планирование, организация, мотивация, контроль, руководство). Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, менеджер руководит, организует и мотивирует подчиненных, поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Субъектами в данном случае выступают отдельные индивиды, группы, а также целые организации. Термин коммуникация происходит от латинского слова «коммунис», означающего «общее», т.е. «передающий информацию», пытается установить «общность» с получающими информацию. Преграды в организационных коммуникациях: · Искажение сообщений, которое обусловлено следующими причинами: затруднениями в межличностных контактах; сознательное искажение; управляющий не согласен с сообщением; несоответствие статусов, уровней организации; · Информационные перегрузки (нехватка технических средств); · Сложная структура управления организации. Совершенствование коммуникаций в организации:
Определение трудоемкости рабочих функций, в системе управления организацией, фирмой и предприятием. Планирование и распределение рабочих функции среди персонала предприятия. Трудоёмкость — затраты труда, рабочего времени на производство единицы продукции (физических единиц времени на один рубль выпускаемой продукции). В сфере управления важнейшим путем повышения производительности труда, является разделение труда. В совершенствовании организации управления важное значение придается должностным инструкциям, которые способствуют: 1. Четкому распределению функций полномочий и прав по различным уровням управления. 2. Совершенствованию и повышению индивидуальной ответственности работников управления за принятие и выполнение решений по вопросам, входящим в их компетенцию. Должностная инструкция состоит из следующих 4 разделов: 1.общий раздел, в котором указывается цель деятельности работника, кем назначается и освобождается от занимаемой должности, кому он подчиняется и кто ему подчиняется. Какими документами должен руководствоваться в своей деятельности и какие документы к какому сроку должен предоставлять. 2. Обязанности. 3.Права. 4.Ответственность. Управление трудовой нагрузкой заключается в: - планировании нагрузки (на основании нормированного труда). - выполнении планов по нагрузке с оперативным принятием решений по недогрузке и перегрузке. - контроле за выполнением планов. Когда возникает перезагрузка можно: арендовать дополнительный персонал для выполнения работ; использовать имеющихся работников и платить им за сверхурочные работы; продавать сверхурочные операции. При недогрузке можно: продавать время простоя для выполнения других работ; получать дополнительную нагрузку; переключить персонал на выполнение других работ. Рассматривая разделение труда внутри предприятия, следует выделить следующие основные его виды: 1) функциональное разделение труда между различными категориями работников предприятия; 2) разделение труда между группами рабочих по признаку технологической однородности выполняемых ими работ — профессиональное разделение труда; 3) разделение труда между группами рабочих в зависимости от сложности выполняемых ими работ — квалификационное разделение труда. Следует отметить, что разделение труда, означая одновременное сосуществование различных видов трудовой деятельности, играет важную роль в развитии организации производства и труда: во-первых, оно является необходимой предпосылкой процесса производства и условием повышения производительности труда; во-вторых, позволяет организовать последовательную и одновременную обработку предмета труда во всех фазах производства; в-третьих, способствует специализации производственных процессов и совершенствованию трудовых навыков участвующих в них работников. 1) разделение труда не должно приводить к снижению эффективности использования рабочего времени и оборудования; 2) оно не должно сопровождаться обезличкой и безответственностью в организации производства; 3) разделение труда не должно быть чрезмерно дробным, чтобы не усложнять проектирование и организацию производственных процессов и нормирование труда, а также не снижать квалификацию рабочих, не лишать труд содержательности, не делать его монотонным и утомительным. Монотонность труда является весьма серьезным негативным фактором, проявляющимся в процессе углубления разделения труда в производстве. Средствами против монотонности могут служить периодическая перемена рабочих мест, устранение однообразия трудовых движений, введение переменных ритмов труда, регламентированных перерывов для активного отдыха и т.п. Важно отметить, что при разделении труда на предприятиях должен учитываться не только рост производительности труда, но и условия для всестороннего развития работников, устранение отрицательного влияния производственной обстановки на организм человека и повышение привлекательности труда. Другим направлением функционального разделения труда является разделение работников на основных и вспомогательных. Первые из них непосредственно участвуют в изменении формы и состояния обрабатываемых предметов труда, например, рабочие литейных, механических и сборочных цехов машиностроительных предприятий, занятые выполнением технологических операций по изготовлению основной продукции. Вторые непосредственного участия в осуществлении технологического процесса не принимают, но создают необходимые условия для бесперебойной и эффективной работы основных рабочих. Особым видом разделения труда является его профессиональное разделение, которое развивается в зависимости от применяемых орудий труда, предметов труда, технологии производства. Важным видом разделения труда является квалификационное разделение труда в зависимости от сложности работ. Оно имеет теснейшую связь с повышением культурно-технического уровня работников, ведущим к сокращению доли малоквалифицированного труда в народном хозяйстве. Квалификационные различия между группами работников объективно обусловлены различной сложностью выполняемых работ. это выражается в квалификации — разряды, категории, классы и т.п.
|
