Обязательные реквизиты обеспечивают документам юридическую силу.

К ним относятся:

· наименование документа (формы), код формы, дата составления;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители хозяйственно операции в натуральном и денежном выражении;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

· личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых там предусмотрена, должны содержать эти обязательные реквизиты.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены следующие дополнительные реквизиты:

· номер документа;

· расчетные счета организации;

· основание для совершения хозяйственной операции.

В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах форма документов может быть:

· зональной. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны.

Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственному исполнителю;

· анкетной. Предполагает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, заполнение их один под другим и сверху вниз;

· табельной. Является продолжением зональной формы. В ней реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу);

· комбинированной. Сочетает признаки построения ранее рассмотренных форм – зональной, анкетной и табельной.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на:

· типовые – предназначены для регистрации однородных, распространенных хозяйственных операций (формы кассовых ордеров – № КО-1, № КО-2, кассовой книги – № КО-4 и др.);

· специализированные – для регистрации узкоспециализированных операций (например, в автотранспортных предприятиях карта учета работы автомобиля).

Классификация бухгалтерских документов – это группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью изучения и правильного их использования. Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления и порядок заполнения.

Первичные документы по назначению можно подразделить на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского (учетного) оформления и комбинированные.

Распорядительные – это документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершении:

· приказы;

· доверенности;

· накладные на работу;

· чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета;

· платежное поручение банку на перечисление денежных сумм.

Данные документы не поддерживают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для их отражения в системном бухгалтерском учете. Подписывают их работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.

Оправдательные (исполнительные) документы отражают факт совершения операции. Служат оправданием записей в бухгалтерском учете, основание для отражения хозяйственных операций на счетах, свидетельствуя о получении, выдаче, списании денежных и материальных средств. К ним, например, относятся:

· приходный (расходный) кассовый ордер на получение (выдачу) наличных денег из кассы предприятия;

· приходная (расходная) накладная – накладная на получение (отпуск) товара;

· акт приемки и акт на списание товарно-материальных ценностей.

Документ бухгалтерского оформления предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе.

К ним относятся:

· накопительные ведомости;

· ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;

· ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;

· расчеты отклонений от нормативной себестоимости;

· калькуляции фактической себестоимости продукции;

· разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.

К документам бухгалтерского оформления относятся различные справки, расчеты, заполняемые бухгалтером.

Регистрировать принято только те хозяйственные операции, действительное совершение которых отражено в оправдательных документах. На практике очень часто распоряжение на совершение операций и их фактическое совершение оформляется одним документом.

Комбинированные документы сочетают в себе разрешительный и оправдательный характеры (признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления). Примером документа являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость, требование на отпуск материалов, лимитно-заборная карта и др. Наличие подписи в нем дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам.

Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, делает более наглядной, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

По порядку составление различают документы первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу же по ее окончании путем первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. К ним относятся:

· о поступлении материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты);

· об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры);

· о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказание услуги (табель учета рабочего времени);

· о поступлении и выдачи денежных средств (кассовые ордера).

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Первичные документы, однородные по характеру операций, экономическому и другим признакам, объединяют в сводных документах, которые называются регистрами бухгалтерского учета. К ним относятся сводные группировочные ведомости. Журналы-ордера, машинограммы и т.д. в зависимости от применяемой формы учета. Использование регистров позволяет обобщать первичные документы, что дает возможность на другом уровне анализировать информацию о хозяйственных операциях.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистре бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда, к которым относятся основные средства, нематериальные активы и друге долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. К этой группе документов относятся:

· акты приема-передачи и списания основных средств;

· документы на оприходование и списание материальных ценностей;

· перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей;

· счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств. С их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К ним относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами. К ним относятся платежные поручения и платежные требования, расчетные чеки, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты.

По способу отражения хозяйственных операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы единовременно фиксируют одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определенных требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нем, служит для составления бухгалтерской записи в учете. Это приходные и расходные кассовые ордера, накладные-требования на отпуск материалов.

Накопительные документы фиксируют однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение дня, недели или месяца. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются и обращаются внутри данной организации. Ими оформляются операции, совершенные в пределах данной организации. К ним относятся:

· накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей;

· расчетно-платежные и платежные ведомости на выдачу заработной платы;

· товарные отчеты;

· авансовые отчеты подотчетных лиц.

Внешние документы поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации. К ним относятся:

· товарно-транспортные накладные;

· счета-фактуры на поступившие от поставщиков товары;

· доверенности;

· платежные поручения.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники.

Составляемые ручным путем документы заполняются вручную либо на компьютере.

Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.