CHAPTER 8

Дата добавления: 2015-10-15; просмотров: 505

Підготовка документа поєднує такі етапи: створення нового або відкриття вже створеного файла документа, запис файла та друк.

При створенні нового документа Word завжди спирається на шаблон. Якщо не вказати шаблон, то як основа використовується шаблон "Обычный", який зберігається в файлі NORMAL.DOT. Можна вибрати інший шаблон з наявного в складі Word або створити свій.

Для створення документів стандартної структури в складі Word є шаблони, які для зручності розділені на гру­пи: "Публикации", "Письма й Факси", "Отчеты", "Другие документи", "Записки", "Общие". Обов'язковими еле­ментами шаблонів є набір стилів, формат документа, а також стандартні для документів певного типу текст і гра­фіка. Крім того, шаблони можуть містити макроси, еле­менти автотексту й установки, зроблені при настроюванні команд, панелей інструментів і клавіатури. Будь-які еле­менти шаблону за потреби можуть бути змінені.

При відкритті вже наявного на певний момент файла документа його вміст завантажується в основну пам'ять і стає доступним для редагування. Якщо файл документа створений або відредагований в іншому текстовому проце­сорі, то при його відкритті виконується конвертування у формат, прийнятний для редагування у Word.

Робота з текстом документа передбачає:

· зміну зовнішнього вигляду тексту (форматування);

· копіювання, переміщення та видалення тексту (редагування);

· вставлення об'єктів у текст документа;

· створення нових документів;

· збереження тексту на диск/дискету;

· відкриття раніше створеного файла;

· друкування тексту документа на принтері;

· перевірку правопису тощо.

Редагування — це зміна вмісту документа шляхом пе­рестановки, заміни, вставки і знищення фрагментів доку­мента. Елемент документа, до якого застосовуються ці дії, попередньо має бути виділеним. Операції вирізання, ко­піювання і вставки тексту можуть бути виконані за допо­могою команд меню або за допомогою кнопок панелі інс­трументів " Стандартная". У Word є зручний спосыб переміщення фрагментів тексту за допомогою мишки (перемістити і покласти).

Фоматування документа — це зміна його зовнішнього вигляду. Параметри форматування можна встанов лювати до і після набору тексту. У Word розрізняють форматування символів і форматування абзаців. Поняття «символ» охоплює не тільки окремий символ, але і слово, фразу, а також фрагмент тексту, який не є абзацом. При форматуванні символів, як правило, задаються параметри шрифту: гарнітура і розмір, написання і тип підкреслен­ня, міжлітерна відстань, прихований текст та ін. При форматуванні абзаців, крім параметрів шрифту задаються параметри розміщення абзацу: вирівнювання і відступи
щодо полів сторінки, інтервали між абзацами і рядками в
середині абзацу, а також розміщення самого абзацу на сторінці.

Параметри форматування зберігаються в символі кінця абзацу. Якщо знищити символ кінця поточного абзацу, то абзац набуває параметри форматування абзацу, наступного за ним у документі. Новий абзац, який утворено, набуває параметрів форматування попереднього абзацу.

У Word реалізовано два принципово відмінних способи фмрмптуїтння тексту — пряме (або безпосереднє) форматування і форматування з використанням стилів (стильове).

Стилі, з якими працює активний документ, об'єднані в список стилів. При створенні нового документа список стилів містить набір стилів того шабло­ну, на основі якого створений цей документ. Користувач може модифікувати які-небудь стилі з цього списку, а та­кож додавати нові стилі шляхом копіювання з інших шаб­лонів і створення власних стилів.

Пряме форматування є найбільш зручним способом оформлення невеликих документів разового користуван­ня. При підготовці великих за обсягом документів доціль­но виконувати стильове форматування, що дає змогу авто­матизувати процес оформлення і забезпечує ідентичність форматування однотипних елементів документа (єдиний стиль всього документа). Обидва способи не виключають, а доповнюють один одного.

Автоматичне форматування документів у Word базу­ється на застосуванні набору стилів шаблону, приєднаного до документа. На відміну від стилів форматування абзаців документа, які визначають зовнішній вигляд окремих аб­заців, шаблони визначають вид документа в цілому. За­вдяки бібліотеці стилів можна скористуватися набором стилів будь-якого шаблону, який міститься у Word.

До поняття форматування можна віднести і формату­вання сторінок документа, яке полягає у встановленні формату, орієнтації та полів сторінки. Причому ці уста­новки можуть бути застосовані до всього документа, до його поточного розділу або частини, починаючи з поточної сторінки і до кінця документа.

Після набору і редагування тексту документа вико­нується орфографічний, граматичний і синтаксичний кон­троль правильності тексту. Якщо файл документа пла­нується використовувати в іншому текстовому процесорі, то при його збереженні на диску треба подумати про його конвертування у формат, який підходить для забезпечен­ня можливості подальшої обробки цього документа. Перед друкуванням документа може виконуватись налагоджу­вання пристроїв друку.