Головна сторінка Випадкова сторінка
КАТЕГОРІЇ:
АвтомобіліБіологіяБудівництвоВідпочинок і туризмГеографіяДім і садЕкологіяЕкономікаЕлектронікаІноземні мовиІнформатикаІншеІсторіяКультураЛітератураМатематикаМедицинаМеталлургіяМеханікаОсвітаОхорона праціПедагогікаПолітикаПравоПсихологіяРелігіяСоціологіяСпортФізикаФілософіяФінансиХімія
CHAPTER 12
Дата добавления: 2015-10-15; просмотров: 546
|
|
Оформлення листа. Службові листи друкують на комп’ютері, друкарській машині або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. На бланку лише першу сторінку, решта – на чистих аркушах. Поля: ліве – 30 мм, праве – не менше 8, верхнє – 20мм, нижнє – 16 –19 мм. нумерація – з другої сторінки, посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Абзац у листах має становити три інтервали від поля. Типовий абзац має три частини: 1)зачин,2)фраза,3)коментарі. Текст друкується через півтора чи два інтервали.
Надзвичайно цінні листи від офіційних осіб, які написані від руки каліграфічним почерком.
Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими ознаками:
- правильністю (відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі);
- змістовністю (глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення зайвого);
- послідовністю та логічністю викладу (закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої).
Ці переходи здійснюють за допомогою зв’язок:
- хотіли б також нагадати про те...,
- водночас хочемо наголосити на...,
- вважаємо за доцільне...,
- не зайвим буде нагадати...,
- при нагоді просимо вас...,
- ще раз хочемо подякувати вам за те...,
- необхідно зазначити і те...
- мовним багатством;
- точністю;
- доречністю та доцільністю.
Труднощі при написанні листа представляє використання займенників. Так, займенник ми не несе в собі ніякої конкретної інформації, тому краще використовувати конкретний іменник. Займенник я використовують лише у тих листах, де це відповідає їх стилю. У листах необхідно звертатися до адресата на Ви.
Займенники ІІІ особи зазвичай замінюють іменниками: банк просить, фірма гарантує, інститут спрямовує
У ділових листах потрібно уникати невизначеності і намагатися не використовувати такі слова як: не те, щоб; у певному випадку; здається це не так.
Багатослів’я можна уникнути, ретельно перевіряючи кожну фразу.
Також бажано використовувати так звані “магічні” слова, роль яких здебільшого виконують прикметники, епітети: чудовий, надзвичайний, прекрасний, неймовірний, гарний, яскравий, різноманітний, милозвучний тощо.
Для наочності:
Це була хороша промова - Це був видатний виступ
Чудове виконання - Хвилююче виконання
Цікава презентація - Захоплююча презентація
Прекрасна зустріч - Незабутня зустріч
Для представників різних професій існують свої магічні слова. Крім цього, вони набувають сили лише у певному контексті. При правильному використанні вони можуть суттєво змінити тон листа і ступінь його впливу на клієнта. А недоречне використання вказаних слів може викликати лише подив і здивування.
Формула ефективності ділового листування
Велика частина листів пишеться з метою що-небудь продати, отримати, вияснити... Послідовність впливу листа на клієнта / партнера може виглядати так:
УВАГА – ЦІКАВІСТЬ / ІНТЕРЕС – ПРОХАННЯ – ДІЯ
Спочатку захоплюють увагу початковими фразами, далі 1 – 2 реченнями пробуджують цікавість читача, а потім висловлюється прохання і у заключній частині – спонукання до дії.
Вимоги до ділових електронних листів.
Етика формулює принципи, які дозволяють відокремити правильну поведінку від неправильної. Етичні норми кожної організації – це система загальних цінностей і правил етикету, дотримання яких необхідне для персоналу даної організації. Принципи службової етики складалися роками і несли в собі те, що було властиво тій чи іншій епосі. Важливі принципи ділових відносин – чесність, порядність, тактовність, терпимість, делікатність.
Етикет ділового листування вимагає:
- показати свою зацікавленість у партнері;
- відповідь давати на усі питання і листи протягом двох днів.
Необхідно створювати імідж свого підприємства за допомогою фірмових бланків, конвертів, візитних карток, а також вигляду самого листа. Фірмовий стиль листа – високоякісний папір, відповідність конверту, шрифт тексту.
Кожна ділова людина має бути перш за все вихованою і дотримуватися правил:
1. Виконувати обіцянки. Якщо не вийшло це зробити вчасно, не виправдовуватися, а призначити новий термін.
2. Треба пам’ятати, що є і інша думка чи позиція, яка може бути не гіршою.
3. Уміти слухати, мати терпіння.
4. Відхиляти непотрібні пропозиції тактовно.
5. Рекламуючи себе, не принижувати партнерів.
Культура письмової подачі інформації – одна з основних умов службової етики.
Електронне листування використовує ті ж принципи, що і традиційне. Є певні особливості електронних листів:
· Обов’язково вказувати тему листа.
· Писати коротко, лише по суті, бо довгі електронні листи ніхто не читатиме.
· Використовувати шанобливі форми звертання.
· Прикладаючи файли, обов’язково робити примітку: «Документи у вкладеному файлі».
· Для електронної адреси використовувати нейтральну адресу.
· Електронний підпис повинен мати усі реквізити, включаючи адресу, контактні телефони, електронні адреси.
· Надсилаючи листа кільком адресатам, не варто відправляти автоматично усім, бо адреси всіх отримувачів будуть надсилатися також. Краще надсилати кожному окремо.
· На електронного листа необхідно відповідати терміново. Якщо такої змоги немає, то краще встановити автовідповідач, наприклад такого змісту: «Дякуємо, Вашого листа отримали. Проте на даний час ми не можемо відповісти. Зробимо це найближчим часом…» тощо.
Питання для самоперевірки:
1. Охарактеризувати особливості ділового листування.
2. Які вимоги до ділових, зокрема, електронних листів?
3. Яку структуру має діловий лист?
4. Яке золоте правило ділового листування?
5. Які мотиви складання листів?
| <== предыдущая лекция | | | следующая лекция ==> |
| CHAPTER 11 | | | CHAPTER 13 |