Ведение личных дел

В процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке по периодам времени документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов загса и т.п.), материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т.п.) и другие документы, в которых содержится оценка деловых, личных и моральных качеств работников.

Включаются в личное дело также копии приказов о перемещении по должности, копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов. Указанные документы могут хронологически относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается приказ (выписка из приказа) о прекращении действия трудового договора.

Все изменения в анкетно-биографических данных работника, происшедшие после заполнения им личного листка по учету кадров, а также процесс прохождения им службы или работы фиксируются в дополнении к личному листку по учету кадров. В связи с этим может отпасть необходимость включения в личное дело выписок из приказов о переводах по службе, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий.

Часть изменений может быть зафиксирована выписками из протоколов решений профсоюзных и других собраний и заседаний. Выписки достаточно эффективны в регистрации персональной информации такого рода (например, избран председателем профкома и т.п.).

Во внутреннюю опись документов личного дела записываются по мере включения в цело все документы с указанием их наименований, номеров и дат и ссылок на номера листов дела. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. Внутренняя опись имеет следующие графы табличной части: номер записи, индекс, дата и заголовок документа, номера листов дела, примечание. При закрытии дела ниже перечня документов цифрами и прописью проставляется количество документов и количество листов внутренней описи. Ниже ставится подпись должностного лица, составившего опись, и дата.

В личное дело не включаются документы временного срока хранения - справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т.д., а также черновые и дублетные экземпляры документов, если на них не содержатся персонально ценные пометы. Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения. Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена документов в деле не допускаются.

Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел. В журнале графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел.

В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой - «Личные дела сотрудников».

Жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению в личные дела не подшиваются. Они формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел кадровой службы. В личном деле сотрудника, на которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела.