МЕНЕДЖМЕНТУПЛАН 15.1 Поняття контролю та його місце в системі управління 15.2 Принципи і цілі функції контролювання 15.3 Види управлінського контролю 15.4 Модель та етапи процесу контролювання 1 Ключові слова та поняття: функція контролю, принципи контролю, функції контролювання, цілі контролю, попередній контроль, поточний контроль, завершальний контроль, етапи процесу контролю, модель процесу контролю, управління по відхиленнях, інструмент управлінського контролю, фінансовий контроль, операційний контроль, контроль поведінки працівників 15.1 Поняття контролю та його місце в системі управління Слово “ контроль ” як і слово “влада” народжує перш за все|передусім| негативні|заперечні| емоції. Для багатьох людей контроль означає перш за все|передусім| обмеження (як ланцюг|цеп| для собаки), примушення|примус|, відсутність самостійності і тому подібне – загалом, все те, що протилежне| нашим уявленням про свободу особистості. Внаслідок такого стійкого сприйняття, контроль належить до тих функцій управління, суть|сутність| яких розуміється найчастіше неправильно. Керівники розпочинають здійснювати функцію контролю з того самого моменту, коли вони сформулювали цілі і задачі та створили організацію. Самі по собі цілі, плани і структура організації визначають її напрям|направлення| діяльності, розподіляючи її зусилля тим або іншим чином і направляючи|спрямовувати| виконання робіт. Проте|однак|, плани і організаційні структури – це лише картини того, яким хотілося б бачити майбутнє керівництву. Безліч обставин| може протидіяти| тому, щоб|аби| задумане реалізувалося. Зміни законів, соціальних цінностей, технологій, умов конкуренції і інших змінних величин навколишнього середовища можуть перетворити плани, цілком|сповна| реальні у момент їх формування, через деякий час в щось абсолютно|цілком| недосяжне. Для того, щоб підготуватися і відреагувати належним чином|належно| на подібні зміни, організаціям потрібний ефективний механізм оцінки цих змін та дії на них|перерв|. Крім того, навіть самі кращі організаційні структури мають свої вади|хиби|. Спеціалізація і розподіл праці, наприклад, можуть породити проблеми координації, тертя між окремими підрозділами і робочими групами, нудну|скучну| роботу з|із| відсутністю мотивації. Ще одним фактором невизначеності, постійно присутнім в управлінні, є|з'являються| люди. Люди не комп'ютери. Їх не можна запрограмувати на виконання якого-небудь завдання|задачі| з|із| абсолютною точністю. Звичайно, час від часу якась|деяка| випадкова ситуація може розвиватися дуже|занадто| швидко, щоб|аби| організація відразу змогла зафіксувати її і виробити лінію поведінки, але|та| в більшості випадків немає ніякої|жодної| необхідності постійно удаватися до методів кризового|кризисного| управління. 15.2 Принципи і цілі функції контролювання Функція контролю – це така характеристика управління, яка дозволяє виявити проблеми і скоректувати відповідно діяльність організації до того, як ці проблеми переростуть в кризу. Ось що написане в мудрій книзі “І Дзинь” (“Книзі змін”) ще три тисячі років тому, задовго до того, як виникли перші ідеї науки управління: “Коли розумна людина бачить чому вона добилася успіху вона робить|чинить| так знову. Коли ж вона бачить свої помилки, вона не повторює їх”. Одна з найважливіших причин необхідності здійснення контролю полягає в тому, що будь-яка організація безумовно повинна володіти здібністю вчасно зафіксувати свої помилки і виправити їх до того, як вони пошкодять досягненню цілей організації. У цьому| і полягає друге з|із| призначень контролю: попередження|попереджувати| виникнення кризових|кризисних| ситуацій. Зіставляючи|співставляти| реально досягнуті результати із|із| запланованими, тобто відповідаючи на питання “Наскільки ми просунулися до поставлених цілей?”, керівництво організації отримує|одержує| можливість|спроможність| визначити, де організація добилася успіхів, а де потерпіла невдачу. Іншими словами, один з важливих|поважних| аспектів контролю полягає в тому, щоб|аби| визначити, які саме напрями|направлення| діяльності організації найефективніше сприяли досягненню загальних|спільних| цілей, тобто полягає в підтримці успіху. Контроль – це критично важлива|поважна| і складна функція управління. Одна з найважливіших особливостей контролю, яку слід враховувати насамперед|передусім|, полягає в тому, що контроль має бути всеосяжним |усеосяжним|. Контроль не може залишатися прерогативою виключно|винятково| менеджера, призначеного “контролером”, і його помічників. Контроль є фундаментальніший| елемент процесу управління. Ні планування|планерування|, ні створення|створіння| організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати|розглядувати| повністю|цілком| у відриві від контролю. Дійсно, фактично всі вони є|з'являються| невід'ємними частинами|частками| загальної|спільної| системи контролю в організації. Цей аспект контролю полягає в його широті. Мета|ціль| контролю: сприяти тому, щоб|аби| фактично одержані|одержувати| результати були якомога|як можна| ближчі до запланованих. Ефективний контроль повинен забезпечити досягнення цілей організації. Характеристики ефективного контролю: стратегічна спрямованість - відображення загальних|спільних| пріоритетів організації і їх підтримка; орієнтація на результати; ваідповідність справі|речі| (виду діяльності); своєчасність; гнучкість; простота; економічність. Ефективний контроль неможливий без урахування людського фактору. Поведінкові аспекти контролю включають два типи поведінки людей: 1. Поведінка, орієнтована на контроль (прагнення до задоволення вимог контролю, а не до досягнення поставлених цілей). 2. Представлення спотвореної (невірною) інформації. Процес контролю складає основу управління по відхиленнях, яке набуває все більш широкого поширення на Заході. Суть його полягає|перебуває| в тому, що всі цілі, що стоять перед працівниками фірми|фірма-виготовлювача| і її підрозділів формалізуються в систему нормативів, відхилення від яких, виявлені в результаті|унаслідок| контролю, служать основою прийняття управлінських рішень. У основі управління по відхиленнях лежить довгострокова стратегія і розроблена відповідно до неї система якісних і кількісних нормативів діяльності фірми|фірма-виготовлювача| або підрозділу; їх вимірювання|вимір| і виявлення відхилень на основі постійного стеження; оцінка отриманої|одержувати| інформації| і її розподіл за допомогою відповідних критеріїв на важливу|поважну|, таку, що стає основою прийняття рішень керівником, і менш значну, з|із| якою працюють виконавці|виконувачі|.
Види контролю: попередній; поточний; завершальний (рис. 15.1).
час Рисунок 15.1 - Час здійснення основних видів контролю Попередній контроль - здійснюється до фактичного початку робіт (реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки). Сфери застосування попереднього контролю: людські ресурси (відбір, підготовка, перепідготовка кадрів); матеріальні ресурси (відбір постачальників, перевірка якості матеріалів, забезпечення оптимального рівня запасів); фінансові ресурси (розробка бюджету). Поточний контроль - процес контролю, здійснюваний безпосередньо в ході проведення робіт, базується на вимірюванні фактичних результатів. Важлива умова здійснення контролю - наявність системи зворотного зв'язку. Всі системи зворотного зв'язку (біологічні і організаційні) 1) мають цілі, 2) використовують зовнішні ресурси, 3) перетворюють зовнішні ресурси для внутрішнього використання, 4) стежать за значними відхиленнями від намічених цілей, 5) коректують ці відхилення для того, щоб забезпечити досягнення цілей. Завершальний контроль - проводиться після виконання роботи. Функції завершального контролю: 1) отримання інформації, необхідної в майбутньому, 2) мотивація. Інструментом управлінського контролю є: фінансовий контроль, операційний контроль і контроль поведінки працівників (контролюються три ключові області діяльності організації – фінансові і матеріальні ресурси, трудові (людські) ресурси). Фінансовий контроль здійснюється розробкою бюджетів, фінансовим аналізом, аналізом фінансової звітності, аналізом фінансових коефіцієнтів, аналізом беззбиткової, аудитом. Бюджет або кошторис – засіб попереднього контролю фінансових результатів фірми; дозволяють перевірити правильність і обгрунтованість майбутніх витрат і надійності джерел доходів. При цьому кошториси є основним засобом контролю адміністративних і збутових витрат. Об'єктом поточного стратегічного контролю є ефективність використання фінансових ресурсів фірми з погляду її кінцевої мети. Різновидом поточного оперативного контролю є поточне надходження і витрачання фінансових коштів. Підсумковий фінансовий контроль пов'язаний з оцінкою виконання фірмою своїх планів і вимагає всестороннього аналізу не тільки результатів фінансової діяльності за минулий період, але одночасно сильних і слабких сторін, з тим щоб отримати додаткову інформацію для складання нових бюджетів. Реалізація фінансового контролю може носити характер|вдачу| як зовнішній, так і внутрішній. Операційний контроль здійснюється учбово-плановим графіком Г.Ганта, мережевими графіками, різними методами управління запасами, методом оцінки і перегляду планів (PERT), інструментом контролю якості. Попередній операційний контроль пов'язаний зі встановленням стану матеріальних ресурсів фірми, які перевіряються на їх наявність, відповідність реальним потребам по структурі і кількості, гарантованість постачань сировина, матеріалів, комплектуючих виробів, наявність на складах запасів і залишків готової продукції. Об'єктом поточного стратегічного операційного контролю є ефективність використання ресурсів фірми з погляду її кінцевої мети. Процес стратегиеского контролю включає збір, обробку і оцінку інформації про рівень продуктивності праці, впровадження і використання досягнень НТР, нових методів роботи, технологій і тому подібне як у фірмі в цілому, так і її окремих підрозділів. Поточний оперативний операційний контроль направлений на поточну виробничу і господарську діяльність фірми. До його різновидів відносяться: рух виробів в технологічному процесі (дотримання послідовності операцій і нормативів часу на них); завантаження устаткування; дотримання графіка роботи; рівень собівартості: ступінь організованості роботи підрозділу в цілому (комплекс мерів по її підвищенню називається диспетчированием); запаси сировини, готових виробів, незавершеного виробництва; якість. Контроль поведінки працівників здійснюється як прямим управлінським контролем (мотивація, дисципліна, винагорода), так і заміщенням прямого управлінського контролю (селекція кадрів, організаційна культура, формалізація). Попередній контроль поведінки працівників покликаний, перш за все|передусім|, відповісти на питання, чи може персонал вирішити|рішати| передбачені планом завдання|задачі|. Тому кадрові служби ретельно вивчають співробітників, прийнятих на роботу, їх професійну придатність; відбирають осіб|облич|, що володіють найбільш відповідними|придатними| для виконання майбутньої|прийдешньої| роботи навичками|навичками|, знаннями| і досвідом|дослідом|. Такий контроль здійснюється на основі заздалегідь|наперед| розроблених вимог, що пред'являються до кожної категорії фахівців|спеціалістів|, за допомогою тестів, іспитів|екзаменів|, співбесід. Контроль покликаний також стежити за станом|достатком| підготовки і перепідготовки кадрів, їх інструктажем, станом|достатком| умов праці, можливостями|спроможностями| розвитку творчості і ініціативи. Поточний (стратегічний і оперативний) контроль поведінки працівників здійснюється використанням різних видів винагороди, які керівництво може видавати своїм працівникам: заробітна плата, додаткові пільги; створення|створінням| програм і методів підвищення якості трудового життя (Р. Хекман визначає якість трудового життя як “ту міру, до якої члени виробничої організації можуть задовольнити свої важливі|поважні| особисті|особові| потреби безпосередньо за рахунок їх роботи в цій організації” [46]); вдосконаленням організації праці. Підсумковий котроль поведінки працівників пов'язаний з оцінкою результатів діяльності. Оцінка результатів діяльності реалізує три цілі: адміністративну, інформаційну, мотиваційну. Адміністративні функції – підвищення по службі, пониження, переклад, припинення трудового договору. Інформаційні функції - інформування людей про рівень їх роботи з метою виявлення сильних і слабких сторін і вироблення на цій основі напрямів вдосконалення. Мотиваційні функції - оцінка результатів діяльності є важливим засобом мотивації поведінки людей.
|
