Создание запроса с помощью Конструктора запросов

Создадим запрос с помощью Конструктора запросов, для запроса:

b) ФИО обслуживающего агента, Количество договоров, Общая сумма всех договоров. Вывести информацию только для указанного пользователем офиса.

Для этого необходимо:

· В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы.

· В списке запросов выбрать ярлык Создание запроса в режиме конструктора или нажать кнопку Создать, в появившемся окне Новый запрос выбрать Конструктор и нажать на кнопку ОК.

· В окне Добавление таблицы выбрать таблицы Клиенты, нажать кнопку Добавить, Агенты, нажать кнопку Добавить и Договор, нажать кнопку Добавить.

Для удобства выбора таблиц и запросов в окне существуют следующие вкладки: Таблицы, на которой отображается список таблиц; Запросы, на которой отображается список запросов; Таблицы и запросы, на которой отображается список таблиц и запросов вместе.

· После добавления таблиц нажать кнопку Закрыть в окне Добавление таблицы. Выбранные таблицы оказываются помещенными на верхней панели окна Конструктора запросов.

Если таблицы связаны между собой, т. е. связи присутствуют явно на схеме данных, то эти связи также отображаются. Если связи на схеме данных не установлены, то Конструктор запросов автоматически устанавливает связи между таблицами, если они содержат поля, которые имеют одинаковые имена и согласованные типы

· Затем указать, какие поля из базовых таблиц будут отображаться в запросе. Включать в запрос можно поля из любой таблицы. Выбираем поля ФамилияАгента и Сумма Договора (из таблицы Договор), поле Номер_офисаАгента (из таблицы Агенты) и НаименованиеКлиента (из таблицы Клиенты).

Способов включения полей в запрос существует несколько:

o Выделите нужное поле в таблице-источнике (можно выделить несколько полей, пользуясь клавишами < Shift> и < Ctrl>). Если требуется включить в запрос все поля базовой таблицы, выделите поле, обозначенное звездочкой (*). Дважды щелкните левой кнопкой мыши на выделенном поле. При этом в бланке запроса появится столбец, соответствующий выбранному полю. Затем аналогично добавьте другие поля. Столбцы в бланке запроса при этом заполняются слева направо.

o Можно подвести указатель мыши к выделенному полю (одному из выделенных полей), нажать на левую кнопку мыши и перетащить поле (поля) в нужное место бланка запроса (указатель мыши при этом должен принять вид трех прямоугольников). Последний способ позволяет помещать поля в любое место бланка запроса.

o И наконец, вместо перетаскивания полей в бланк запроса из таблицы можно просто использовать раскрывающийся список полей в строке Поле бланка запроса

Создание вычисляемого поля

Для создания вычисляемого поля можно использовать встроенные функции Microsoft Access или выражения, создаваемые пользователем. Встроенные функции позволяют найти следующие итоговые значения для групп записей или для всех записей:

· сумму значений поля,

· среднее,

· число значений в поле,

· минимальное значение,

· максимальное значение,

· среднеквадратичное отклонение или дисперсию.

Для каждого вычисляемого поля следует выбрать одно выражение.

Выражения, определяющие вычисляемые поля, создаются с помощью мастера простых запросов или вводятся пользователем в строку Групповая операция бланка запроса, в которой допускается выбор статистических функций для выполняемых над полем вычислений.

По заданию нам необходимо найти количество договоров и общую сумму всех контрактов агента.

Для этого необходимо выполнить:

· выведите строку Групповая операция командой Групповые операции меню Вид;

· в поле НаименованиеКлиента в строке Групповая операция выберите функцию Count (число значений в поле) из предлагаемого списка;

· в поле Сумма договора в строке Групповая операция выберите функцию Sum (сумма значений поля) из предлагаемого списка

По заданию нам необходимо вывести информацию только для указанного пользователем офиса, т.е. создать запрос с параметром. Привыполнении такого запроса выдается диалоговое окно Введите значение параметра, в котором пользователь может ввести конкретное значение и затем получить нужный результат.

1. Чтобы определить параметр запроса, в строке Условие отбора для столбца Номер_офисаАгента укажите условие отбора и заключите их в квадратные скобки, [введите № офиса]. Эта фраза будет выдаваться в виде приглашения в диалоговом окне при выполнении запроса.
2. Если вы хотите, чтобы Access проверяла данные, вводимые в качестве параметра запроса, нужно указать тип данных для этого параметра. Обычно в этом нет необходимости при работе с текстовыми полями, т.к. по умолчанию параметру присваивается тип данных Текстовый. Если же данные в поле запроса представляют собой даты или числа, рекомендуется тип данных для параметра определять. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле в верхней части запроса и выберите из контекстного меню команду Параметры или выполните команду меню Запрос, Параметры. Появляется диалоговое окно Параметры запроса.

1. В столбец Параметр нужно ввести название параметра точно так, как он определен в бланке запроса (легче всего это сделать путем копирования через буфер обмена), только можно не вводить квадратные скобки. В столбце Тип данных выберите из раскрывающегося списка необходимый тип данных. Нажмите кнопку ОК.
2. Нажмите кнопку Запуск на панели инструментов, чтобы выполнить запрос. При выполнении запроса появляется диалоговое окно Введите значение параметра, в которое нужно ввести значение. В результат выполнения запроса попадают только те договора, которые заключены агентом из данного офиса.

В одном запросе можно ввести несколько параметров. При выполнении такого запроса для каждого из параметров будут поочередно выводиться диалоговые окна Введите значение параметра в том порядке, в котором параметры перечислены в бланке запроса.

Примечание: При использовании запроса с параметрами делайте понятными их имена, т.к. именно они будут выводиться в диалоговом окне для пользователя.

Для выполнения запроса из режима Конструктора переключитесь в Режим таблицы с помощью кнопки Вид на панели инструментов или с помощью команды Режим таблицы из меню Вид.