Слияние документов

Слияние документов – это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащих переменную часть. Примером слияния документов может быть персонализация писем. Текст делового письма постоянный, например, сообщение участникам математической олимпиады. Это основной документ. Такое письмо нужно выслать участникам олимпиады. Переменным является Фамилия И.О. участника, его адрес, наименование органзации. Данные об участниках представляют собой источник данных (список).

Оргкомитет В результате слияния основного документа и источника данных (списка) для каждого участника из списка готовится письмо. В итоге получается несколько писем одинакового содержания.

Слияние документов выполняется в диалоговом окне « Слияние», вызываемом командой Рассылки Начать слияние.

Рис.18. Порядок действий

Работа по слиянию документов состоит из шести этапов (так же можно использовать мастер слияния документов):

- выбор типа документа (письма, электронное сообщение, конверты, наклейки, каталог);

- выбор документа (текущий документ, шаблон, существующий документ);

- выбор получателей (создание списка, использование существующего списка, контакты Outlook);

- создание документа (основной документ с полями слияния);

- просмотр полученных документов (результат слияния);

- завершение слияния.

Кроме этого, пользователь может вносить изменения в основной документ и в список источника данных, т. е. возвращаться к любому этапу.

Задание. Выполните слияние документов, которые изображены в таблице 24 содержащей список участников олимпиады и шаблона изображенного в таблице 25, в результате получим письма – приглашения на олимпиаду, представленные в таблице 26.

 

Таблица 24. Источник данных(список)

Фамилия	Имя	Отчество	Индекс	Адрес	Организация
Петров	Иван	Сергеевич		г. Минск ул. Я. Мавра д.23 кв.12	КузГТУ
Сергеев	Петр	Иванович		г. Минск ул. Ленина, д.34 кв. 112	КОКНД

 

Таблица 25. Шаблон письма

«Индекс»

«Адрес_1»

 

Уважаемый «Фамилия» «Имя»!

Сообщаем, что Вы, участвуя в математической олимпиаде, Организация «Организация» прошла во второй этап.

Оргкомитет

 

Таблица 26. Результат слияния документов

г. Минск ул. Я. Мавра д.23 кв.12

 

Уважаемый Петров Иван!

Сообщаем, что Вы, участвуя в математической олимпиаде, Организация КузГТУ прошла во второй этап.

Оргкомитет

г. Минск ул. Ленина, д.34 кв. 112

 

Уважаемый Сергеев Петр!

Сообщаем, что Вы, участвуя в математической олимпиаде, Организация КОКНД прошла во второй этап.

Технология работы

Создайте новый документ MS Word.

Запустите команду Рассылки Начать слияние Письма.

Выполняйте последовательно этапы друг за другом.

Этап 1. Выбор типа документа – письма.

Этап 2. Выбор документа – текущий документ.

Этап 3. Выбор получателей – создание списка (нажмите кнопку Создать). Используя кнопки настройки Добавить, Удалить, Переименовать (рисунок 19), создайте нужный список получателей, заполните 5 записей произвольными данными и сохраните источник данных в файле.

Рис.19. Окно внесения списка участников

Этап 4. Создание письма (основного документа).

Подготовьте основной документ, который изображенный в таблице 25.

Поля отмеченные < < > > добавляем из вкладки Рассылки, пользуясь кнопкой Вставить поле слияния, образец представлен на рисунке 20.

 

Рис.20. Вставка поля слияния

Этап 5. Просмотр писем.

Просмотрите полученные письма.

Если нужно внести изменения в список или текст письма, вернитесь к соответствующему этапу.

Этап 6. Завершить слияние.

Запишите созданные письма в новый документ. Для этого на вкладке Рассылки выбираем найти и объединить Изменить отдельные документы Все. Сохранить получившийся документ в рабочей папке.

Список рекомендуемой литературы

 

1. Голышёва, А.В. Word 2007 " без воды". Всё, что нужно для уверенной работы / А.В. Голышёва, А.А. Ерофеев. – М.: Наука и техника, 2008. – 192 с.

2. Симонович, С.В. Практический справочник: Microsoft Word 2007 / С.В. Симонович. – СПб.: Питер, 2008. – 480 с.

3. Симонович, С.В. Эффективная работа: MS Word 2007 / С.В. Симонович. – СПб.: Питер, 2008. – 640 с.