Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Практическая работа № 5. БД «Торговая фирма»: Создание и использование отчетов




Цель работы: научиться создавать отчеты, редактировать их и переносить данные из отчетов в Microsoft Word.

 

Теоретические сведения:

1. Отчетом в Microsoft Access называют любой набор данных, предназначенных для печати. Отчеты предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных. Они могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек и других документов.

2. Отчет удобно создавать с помощью Мастера отчетов. Автоотчет создается таким же образом, как и автоформа. В области навигатора выбираем объект, по которому необходимо составить отчет, затем в меню Создание выбрать – Отчет.

Пошаговое выполнение работы:

1. Загрузитe Microsoft Access.

2. На вкладке Файл выберите команду открытия базы данных – Открыть базу данных, сохраненную в практической работе № 4.

3. Необходимо подготовить для печати список имеющихся на складе продуктов с определением их стоимости. Для этого по запросуИнформация о продуктах создайте Автоотчет.

4. В режиме просмотра отчетов созданный автоотчет Информация о продуктах содержит списки имен полей и содержимого этих полей. На каждую запись отводится по одной строке. Панель инструментов данного режима похожа на панель инструментов предварительного просмотра в Microsoft Word. Переход между страницами отчета осуществляется кнопками переключателя страниц в нижней части окна.

5. Печать отчета выполняется кнопкой Печать панели инструментов.

6. В меню Внешние данные – Кнопка Excelпозволяет сохранить отчет в виде отдельного файла рабочей книги Excel или – Кнопка Дополнительно à Кнопка Word в виде документа Word . Сохраните созданный отчет в своей папке под именем Информация о продуктах.rtf.

7. Обратите внимание на то, что не для всех записей установлена достаточная ширина поля. Чтобы отредактировать отчет, с помощью кнопки Конструктор перейдите в режим конструктора отчета. В режиме конструктора окно отчета очень похоже на окно формы, и все действия по редактированию и вставке элементов такие же, как у форм (рис. 1). Любой отчет состоит из нескольких основных элементов. Это колонтитулы, заголовок отчета, заголовок группы (если используется группировка данных), область данных, примечание группы (если используется группировка данных), примечание к отчету. Установить или удалить эти элементы из отчета можно соответствующими командами менюКонструктор. В рассматриваемом отчете по умолчанию размещено в заголовке – название отчета, в верхнем колонтитуле – наименования полей, в области данных – содержимое полей, в нижнем колонтитуле – текущая дата.

 

Рис. 1.

 

8. Измените ширину полей и их заголовков так, чтобы все записи целиком отображались на листах отчета. Перейдите в окно просмотра и проверьте результат Ваших действий. Закройте отчет.

9. В отчеты (как и в формы) можно вставлять рисунки и диаграммы. Вставим какой-либо рисунок в качестве логотипа в заголовке отчета. В режиме конструктора отчета выберите кнопку Рисунок в панели элементов управления и прорисуйте его рамку в области заголовка отчета. В открывшемся окне укажите файл рисунка, подтвердите открытие. Рисунок будет размещен в отчете. Перейдите в режим просмотра и проверьте результат Ваших действий.

10. Создадим наклейки (ценники) для имеющихся продуктов. Найдите в области навигации таблицуПродукты. В меню Создание выберите – Наклейки. Откроется окно Мастера наклеек (рис. 2), в котором надо выбрать размеры наклеек и способ размещения их на листе. Avery – это наиболее популярная марка почтовых наклеек. Число по горизонтали – количество наклеек на листе "в строку". Для создания нестандартных наклеек надо нажать кнопку . В этом окне отображается список пользовательских наклеек, если они были созданы ранее. Чтобы сделать новую наклейку нажмите кнопку . В окнеСоздание наклейки (рис. 2) можно задать размеры наклеек, расстояния между наклейками и расстояние текста в наклейке от ее краев, число наклеек по горизонтали. Задайте число наклеек по горизонтали – 2, отступы текста в самой наклейке – 1 см, расстояние от края листа до наклейки – 1 см, размеры новой наклейки 4 см х 7 см. Укажите метрическую систему единиц, тип наклеек – на листах, ориентацию – альбомную. Присвойте ей имяНаклейка1 и нажмите кнопку . Затем закройте окноРазмеры наклеек и в окне Мастера щелкните кнопку . В следующем окне (рис. 5) задайте шрифт и цвет текста наклейки и нажмите . В следующем окне (рис. 6) и разместите в наклейке поля таблицы Продукты. В первую строку переместите поле Код продукта, поставьте пробелы и перенесите полеНаименование, затем создайте пустую строку, а в третьей строке разместите по центру (пробелами) поле Цена и нажмите . В следующем окне укажите соответствующие поля для доступа и сортировки. В последнем окне укажите название отчетаЦенники и завершите создание наклеек. Просмотрите результат. Войдите в режим Конструктора и проведите форматирование наклеек. При необходимости, отредактируйте наклейки.

 

Рис. 2. Рис. 3.
   
Рис. 4. Рис. 5.

 

11. Создадим отчет, чтобы распечатывать данные о продажах каждого продукта по месяцам. В меню Создание выберите – Мастер отчетов. Найдите в списке таблицуЗаказы. Первый шаг Мастера позволяет выбрать поля – выберите Все. Нажмите . Следующий шаг позволяет произвести группировку данных и вычислить итоги по всем полям с числовым типом данных. Можно создать сразу несколько групп. В нашем случае сначала сгруппируем заказы по месяцам, а внутри каждого месяца - по продуктам. Для этого (рис. 6) проведите группировку по полюДата поставки, затем нажмите кнопку и в появившемся окнеИнтервалы группировки укажите диапазон значений для группировки – по месяцам и щелкните по кнопке . Теперь проведите группировку заказов по полюКод продукта. Третий шаг Мастера (рис. 7) позволяет выбрать порядок сортировки. Установите сортировку по возрастанию для поляКод продукта. В последующих окнах выберите по своему усмотрению макет и стиль отчета. Назовите отчетОбъем продаж по месяцам и просмотрите его. При необходимости, отредактируйте отчет в режиме конструктора.

 

Рис. 6. Рис. 7.

 

12. Создадим отчет Сводка по клиентам– сводку по заказам каждого клиента фирмы. В основном отчете должна отображаться полная информация о клиенте, а в подчиненном отчете – информация о сделанных им заказах.

13. Сначала следует создать Автоотчет по таблицеЗаказы (он будет использован в качестве подчиненного).

14. Затем надо сформировать Автоотчет в столбец по таблицеКлиенты, открыть его в режиме конструктора и выполнить вставку подчиненного отчета по таблицеЗаказы так, как это осуществлялось в формах.

15. Просмотрите результат работы.

16. Следует обеспечить доступ к отчетам, созданным в данной работе. Откройте Главную кнопочную форму в режиме конструктора и создайте кнопки для вызова этих отчетов.

Предъявить преподавателю:

Отчеты Информация о продуктах, Ценники, Подчиненная Заказы, Сводка по клиентам, файл Информация о продуктах.rtf, Главная форма с добавленными тремя кнопками.

Контрольные вопросы.

1. Для чего служат отчеты?

2. Как создать отчет с подчиненным?

3. Форматирование элементов отчета.

4. Редактирование отчета.

5. Как по отчету создать отдельный файл?

6. Как напечатать отчет?







Дата добавления: 2014-11-10; просмотров: 559. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!


Рекомендуемые страницы:


Studopedia.info - Студопедия - 2014-2021 год . (0.004 сек.) русская версия | украинская версия