Консолідація даних

Команда Консолидация з меню Данные може об'єднувати інформацію з вихідних аркушів (до 255) в один підсумковий аркуш. Вихідні аркуші можуть розміщуватись як у тій самій книзі, що й підсумковий аркуш, так і в інших. Наприклад, якщо в різних книгах міститься інформація про кожне відділення фірми, то для створення підсумкового аркуша з відповідними підсумками про фірму загалом можна застосувати команду Консолидация.

Команду Консолидация можна використовувати різними способами:

• створити зв'язки даних у підсумковому аркуші з вихідними даними, щоб наступні зміни у вихідних аркушах відображалися в підсумковому аркуші;

• консолідувати дані без створення зв'язків — за місцем розташування і категоріями.

Розглянемо останні два способи консолідації.

Консолідація за місцем розташування. У цьому разі Excel збирає інформацію з однаково розміщених комірок кожного вихідного аркуша. При консолідації аркушів використовують функцію, яку можна вибрати зі списку Функція у вікні команди Консолидация. За замовчуванням використовується функція Сумма, яка підсумовує дані з кожного аркуша і розміщує результат у підсумковому аркуші. Для консолідації вихідних аркушів у підсумковому аркуші треба виконати такі дії:

- активізувати підсумковий аркуш і виділити в ньому діапазон комірок, куди заноситимуть дані, що консолідуються (наприклад, B4:F8);

- виконати команду Консолидация з пункту меню Данные;

- вибрати функцію для опрацювання даних з кожного робочого аркуша, наприклад Среднее для усереднення значень з кожного робочого аркуша;

- опції у вікні діалогу залишити невстановленими;

- клацнути лівою кнопкою миші в полі Ссылка і перейти до першого робочого аркуша;

- виділити за допомогою миші область для початкового діапазону (B4:F8);

- натиснути кнопку Добавить;

- повторити попередні три пункти для кожного робочого аркуша;

- натиснути кнопку ОК.

Програма Excel усереднює підсумкові дані й розміщує їх у підсумковому аркуші.

• Консолідація за категоріями. За основу для об'єднання аркушів використовують заголовки стовпців або рядків. Наприклад, якщо стовпець "Січень" розміщується в одному робочому аркуші у стовпці В, а в іншому — у стовпці D, то все одно їх можна об'єднати. Зауважимо, що у підсумковому аркуші не зазначають заголовки рядків. Вони вставляться автоматично. Для консолідації даних треба виконати такі дії:

- виділити в підсумковому аркуші область для розміщення даних. Вона повинна містити порожній стовпець А, щоб Excel міг ввести заголовки консолідованих рядків. Ця область повинна містити стільки рядків, скільки унікальних елементів рядків (наприклад, прізвищ працівників) міститься в усіх таблицях;

- виконати команду Консолидация з пункту меню Данные;

- вибрати функцію для опрацювання даних з кожного робочого аркуша, наприклад Среднее для усереднення значень з кожного робочого аркуша;

- для консолідації за рядками встановити опцію значения левого столбца в секції Использовать в качестве имен;

- підсумковий аркуш вже має заголовки стовпців, тому їх можна опустити з посилань на вихідні робочі аркуші. Проте вихідні посилання повинні містити всі заголовки рядків і стовпці починаючи від стовпця заголовків рядків (наприклад, "Прізвища") і завершуючи стовпцем, що позначений іменем вибраної функції(наприклад, "Середнє"). Тому в полі Ссылка необхідно ввести або вказати за допомогою миші потрібні вихідні діапазони, наприклад:

Листі!$A$4:$F$8, Лист2!$А$4:$Р$8, ЛистЗ!$А$4:$Р$10, Лист4!$А$4:$Р$6;

- натиснути кнопку ОК, і програма Excel заповнить підсумковий аркуш. Тепер підсумковий аркуш містить рядки, що відповідають унікальним елементам рядків консолідованих робочих аркушів (у розглядуваному випадку для кожного працівника).

• Створення зв'язків з початковими робочими аркушами. У попередніх прикладах ми консолідували дані за допомогою вибраної функції. У результаті було отримано ряд значень у підсумковому аркуші. При цьому зміни у вихідних аркушах не впливатимуть на підсумковий аркуш доти, поки не буде повторено, консолідацію.

Якщо у вікні команди Консолидация з пункту меню Данные встановити опцію Создавать связи с исходными данными і виконати консолідацію, то в подальшому в разі зміни даних вихідних аркушів одразу відбуватимуться зміни в підсумковому аркуші.