Документная информация: свойства и особенности

Документная информация: свойства и особенности

 

В современных условиях все большую роль иг­рают информационные процессы - процес­сы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фик­сированный, документный характер.' Документ­ная информация всегда фиксируется на матери­альном носителе. Документ выступает как сред­ство закрепления информации различными спо­собами на различном материале. Поэтому пер­вым свойством документной информации назо­вем ее фиксированный характер.

Весьма значительный массив документации составляют управленческие документы. Как но­сители информации, они фиксируют или удосто­веряют факты, события, связи, предписывают, разрешают или запрещают совершение опреде­ленных действий, свидетельствуют о выполне­нии этих действий, уведомляют о чем-либо и т. п. В них могут содержаться аналитические, расчет­ные или иные сведения, на основании которых совершаются управленческие действия.

Документы управления могут иметь как сугу­бо специальное назначение, затрагивая узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяясь на несколько или на все субъ­екты и объекты управления.

Степень воздействия управленческих доку­ментов неодинакова. В одних случаях эти доку­менты отражают факты, события пассивно, в других содействуют их упорядочению, в третьих прямо воздействуют на социальные отношения, их развитие.

Характер информации, содержащейся в уп­равленческих документах, зависит от тех функ­ций, которые реализуются с помощью этой доку­ментации. Организационная информация отра­жает функцию организации управления: помога­ет упорядочить управленческий цикл, определя­ет последовательность и содержание управленческих операций, закрепляет структуру субъек­тов и объектов управления, распределяет функ­ции управления между ними, их права и обязан­ности.

Регулирующая информация содержится в управленческих решениях. Это предписываю­щая информация, которая основывается на све­дениях о состоянии управляемой системы (ос­ведомляющая информация).

Документы служат также задачам прогнози­рования и планирования. Документная инфор­мация используется и для осуществления функ­ции учета и контроля. Учетная информация, ос­новывающаяся на сборе и анализе количест­венной информации, делится на статистичес­кую, бухгалтерскую, оперативно-техническую. Контрольная документная информация отража­ет соответствие процессов и результатов функ­ционирования системы управления требовани­ям предписывающей информации, заключаю­щейся в законах, нормах, правилах, планах.

Помимо этого информационное содержание документа определяется, во-первых, теми исто­рическими условиями, в которых был создан до­кумент, а во-вторых, теми условиями, в которых он используется (подчас в другую историческую эпоху). В связи с этим важно изучение условий возникновения документа, их влияния на про­цесс и способ его создания, на формирование состава его информации.

На сущность информационной природы до­кумента оказывает также воздействие следую­щий фактор. Раз документ - лишь то, что созда­но человеком, стало быть, информация, содер­жащаяся в документе, зависит от человека и но­сит не только объективный, но и субъективный характер. В фиксации фактов существенная до­ля объективности, тогда как интерпретация их всегда по большей части субъективна. Тем не менее следует помнить и о том, что фиксация фактов предполагает отбор, а отбор по необхо­димости связан с субъективным подходом.

Информация, содержащаяся в документе, всегда имеет целевое назначение, то есть опре­деленную цель в момент его создания и переда­чи. Однако результативность, или эффект доку­ментной информации, далеко не всегда отвеча­ет ее целевому назначению: Если управленчес­кое решение было ошибочным, например неп­родуманная реорганизация того или иного уч­реждения, то даже в том случае, когда решение об этой реорганизации преследовало цель улучшить работу учреждения, результативность его на практике оказалась совсем иной.

Одним из свойств информации, в том числе документной, является ее ценность. Она выра­жает степень соответствия информации своему целевому назначению, хотя в некоторых случаях информация оказывается более ценной, чем предполагали авторы документа. В системах управления ценность информации определяет­ся по тому воздействию, которое она оказывает на результат управления.

Информация может объективно иметь высо­кую ценность и в то же время долго оставаться неиспользованной. Так, рассказ Гомера о Трое и Троянской войне в течение многих веков счи­тали мифом. Через три с лишним тысячи лет после этой войны немецкий археолог Генрих Шлиман, безоговорочно следуя Гомеру, нашел на пустынных берегах Малой Азии развалины легендарной Трои.

Недоверие к ценной информации нередко приводит к тяжелейшим последствиям. Так про­изошло, например, с чрезвычайно важными со­общениями Рихарда Зорге, Леопольда Треппе-ра, других наших разведчиков, западных дипло­матов и немецких перебежчиков о нападении фашистской Германии на Советский Союз с указанием точной даты этого нападения. Отказ Сталина поверить в достоверность этих сооб­щений привел к колоссальным людским и мате­риальным потерям. Неиспользованная объек­тивная информация в военное время всегда оборачивается напрасными жертвами, погуб­ленными жизнями.

В благоприятных условиях ценная информа­ция не только адекватно воспринимается и реа­лизуется, но дает большой положительный эф­фект. Примером может служить другое сообще­ние Р. Зорге: о том, что Япония в 1941 г. не со­бирается вступать в войну с СССР. Вера в дос­товерность этого сообщения и его полноценный учет дали возможность снять сибирские диви­зии с Дальнего Востока и направить их под Москву, что и решило исход битвы под Москвой.

Таким образом, ценность информации не может обеспечить оптимального решения, если нет уверенности в ее объективности и досто­верности. Достоверность выражает истинность информации для ее получателей. Предвзятость, субъективизм в подготовке информации, не­достаточная квалификация людей, работающих с информацией, снижают ее достоверность.

Искажение информации (преднамеренная ложь, искусственная неполнота сведений) ведет к дезинформации. Так, например, сознательное искажение статистических данных с целью сок рытия от общества или руководства реального положения вещей в экономике способно при­вести к принятию ошибочных решений на самом высоком уровне. Однако дезинформация имеет определенную ценность для того, кто к ней при­бегает. Пример - дезинформация противника во время войны. Вбрасывание сфабрикованно­го компромата в средства массовой коммуника­ции - весьма распространенный в последнее время способ дезинформации власти и общест­ва определенными политическими силами.

Всякая информация характеризуется боль­шей или меньшей определенностью. Так, ин­формация о прошлом имеет большую опреде­ленность, тогда как информация о будущем (прогноз, пророчество) всегда содержит эле­мент неопределенности. Однако даже в первом случае имеется некоторая неопределенность, связанная с вероятностью создания новых ме­тодов исследования информации о прошлом.

Новые методы исследования, например радиокарбонный анализ, помогли определить возраст открытой в 1940-х гг. древней наскаль­ной живописи в Ласко, на юге Франции, - около 15 тыс. лет. Произошла встреча двух эпох, были восстановлены утраченные связи века двадца­того и каменного века. Именно этот метод ис­следования предотвратил возможную драму, подобную той, которая случилась в 70-х гг. XIX века, когда открытую испанцем Марселино Саутуола древнейшую на земле живопись в пещере близ Альтамира на севере Пиренейского полуо­строва объявили фальсификацией. В результа­те не были приняты меры к ее сохранению и кон­сервации, и значительная часть изображений была утрачена. А между тем относящиеся к эпо­хе палеолита изображения красных быков на потолке пещеры были величайшим открытием наскальной живописи.

Очевидным требованием к документной, особенно управленческой, информации являет­ся ее полнота, то есть такое количество сведе­ний, которое позволяет сделать правильный вы­вод, вынести наиболее правильное решение по поставленному вопросу. Полнота определяется как оптимальное соотношение необходимой и полученной информации.

Количество необходимой информации зави­сит от ее доступности, а также от затрат време­ни на ее сбор и обработку. Колоссальный рост вычислительной техники и постоянное совер­шенствование компьютеров привели к инфор­мационной революции, которая в небывалой степени увеличила скорость передачи информации и оптимизировала ее полноту. Полнота компьютерной информации зависит как от объ­ема электронной памяти, исчисляемой в битах и байтах (1 байт равен 8 битам), так и от полноты базы данных (совокупность данных, организо­ванных в памяти компьютера по определенным правилам) и банка данных (совокупность дан­ных, объединенных общностью применения, ис­пользования).

На степень полноты влияют и так называемые информационные барьеры: исторические, географические, государственные, режимные, ведомственные, политические, экономические, языковые, психологические. Однако развитие Интернета ведет если не к преодолению, то к резкому снижению этих барьеров.

В управлении полнота информации не озна­чает всей без исключения информации об уп­равленческой системе и окружающей среде, о конкретной ситуации. В достижении полноты, детализации может наступить момент, когда затраты на получение полной информации пре­высят выгоды, полученные от реализации реше­ния, принятого на основе столь полной и де­тальной информации.

Полнота информации исключает ее избыточ­ность, которая приводит к увеличению объема, часто за счет бесполезной и дублирующей ин­формации. Сложившиеся традиции и нечеткое понимание функций звеньев управления приво­дят к тому, что в формы и сводки включаются показатели, несущие информацию или неакту­альную для данного момента, или не имеющую значения для функционирования данной под­системы. Излишние сведения переполняют ка­налы управления. Качество решений при этом не улучшается, так как вместо анализа инфор­мации время уходит на ее поиск и отбор.

Поступающая информация должна соответ­ствовать компетенции и полномочиям субъекта управления, который ее использует. В положе­ниях и должностных инструкциях необходимо правильно установить круг лиц, имеющих отно­шение к определенной информации. Это послу­жит некоторой гарантией соблюдения принципа соответствия компетенции органа управления его информационному обеспечению.

Одно из необходимых свойств документной информации – новизна. Необходимость получе­ния новой информации объективно обусловле­на: в природе, обществе развиваются процессы и происходят события, которых раньше не было.

С новизной информации связано понятие ее возраста. В условиях ускорения процессов социально-экономического и технического разви­тия информация быстро стареет. Поэтому ее возраст приобретает немаловажное значение для оптимизации управления.

Важнейшим условием реализации управлен­ческой информации является своевременность ее получения и передачи. Как бы полна и досто­верна ни была информация, если она получена с опозданием, трудно, а иногда и невозможно ее использовать. Скорость передачи и приема ин­формации человеком определяется не только совершенством соответствующей аппаратуры, но и временем, необходимым для уяснения сло­жившейся ситуации. Высокая скорость инфор­мации важна, например, для управления само­летами и беспилотными космическими аппара­тами, в международной и внутренней политике, в случае критических ситуаций, возникающих в любой сфере управления.

В управленческой деятельности большое значение имеет периодичность, или частота пе­редачи информации. Она оказывает существен­ное влияние на ценность информации. Слиш­ком частые поступления информации отвлека­ют внимание и вызывают перегрузку людей, воспринимающих эту информацию. Должны быть определены и строго выдержаны интерва­лы времени, в течение которых будут поступать сведения. Частота использования документной информации в значительной степени зависит от организации ее хранения и поиска. Более ус­пешному использованию поступающей инфор­мации способствует четкое определение ком­петенции субъекта управления.

Необходимо учитывать и такое свойство инфор­мации, как ее определенность - соответствие ха­рактера описываемых в документе фактов, собы­тий, показателей задаче конкретного документа.

Эффективность информации обеспечивает­ся ее надежностью. Надежность информации зависит чаще всего от технических возможнос­тей средств передачи и обработки информа­ции. Важно поэтому обеспечить уверенность в том, что полученные сведения не искажены в процессе передачи.

Комплекс перечисленных свойств информа­ции, учтенных при создании документов, делает их эффективным средством решения управлен­ческих задач, надежным историческим источни­ком и, более того, содействует качественному информационному обеспечению не только ор­ганов власти, но и всех граждан страны.

Особенностью документной информации (как и любой информации) является то, что ее свойства могут иметь относительный характер. Напри­мер, достоверность информации связана с вре­менными характеристиками, и, так как она обла­дает свойством старения, вполне достоверная ин­формация через определенное время может ока­заться уже недостоверной. Одна и та же информа­ция может быть весьма ценной для решения одних задач и оказаться совершенно бесполезной для решения других. Для одного субъекта управления информация нова, для другого - нет. Экономичес­кую эффективность документной информации нельзя определить исходя только из соображений чисто экономических: во многих случаях более важным оказывается ее социальный эффект.

Следует учитывать, что затраты на информа­цию определяются количеством общественно необходимого труда, который требуется на сбор, обработку и поиск ее. Поэтому, прежде чем затребовать или зафиксировать какую-либо информацию, нужно сравнить ее ценность с затратами на ее получение.

Каким же образом определяется ценность информации, какая информация может считать­ся полезной?

Первые попытки измерения ценности ин­формации связаны с именами Р. Хартли и К. Шеннона. По их теории, количество информа­ции, содержащейся в том или ином сообщении, определяется числом возможных сообщений и вероятностью каждого из них. Сообщение со­держит тем больше информации, чем менее ве­роятно оно при данных условиях. (Это опреде­ление, конечно, не относится к намеренной де­зинформации.)

Ценность информации определяется ее це­левым назначением, а ее полезность - тем, нас­колько она использована. М. М. Бонгард в опре­деление полезности информации вводит алго­ритм проверки решения поставленной задачи.

Ценность информации для управления зави­сит от двух факторов: от ее качества и от спо­собности, готовности потребителя правильно воспользоваться этой информацией. Следова­тельно, характеристика содержания документа связана прежде всего с выявлением полезности информации, которую извлекает потребитель. Для этого вводятся такие понятия, как физичес­кий и информационный объемы, информацион­ная емкость и информативность документа. Их определения даны в трудах Г. Г. Воробьева.

Физический объем документа выражается в количестве печатных или рукописных листов, в размере (площади) чертежа, изображения, раз­мере киноленты и т. д.

Информационный объем - это количество строк и знаков в тексте, дорожек на патефонной пластинке, магнитной ленте и т. п. Увеличить ин­формационный объем можно путем использо­вания более мелкого шрифта, уменьшения по­лей, межстрочных интервалов.

Реальное количество информации, вложен­ное в этот объем, образует информационную емкость документа. Пониженной емкостью об­ладают документы с многочисленными служеб­ными словами, повторами и т. п. Если информа­ционная емкость меньше информационного объема, то документ обладает пониженной ин­формационной емкостью. Значительно повы­шает емкость использование ассоциативных и символических понятий, в частности формул.

Важно не только учитывать объективно зало­женную в документе информационную емкость, но и определять, насколько используется ин­формация документа. Поэтому вводится еще одно понятие - информативность, то есть коли­чество информации, которую извлекает из до­кумента конкретный потребитель. Информатив­ность документа может быть низкой, если пот­ребителю не нужна данная информация или ес­ли смысл документа ему непонятен.

Рациональное количество информации оп­ределяется числом ключевых слов, показате­лей, элементарных смысловых единиц, из кото­рых состоит документ.

В текстовых документах имеются слова и сло­восочетания двоякого рода: значимые - дескрип­торы, которые несут определенную информацию, и служебные слова, имеющие вспомогательное значение, которые, будучи извлечены из текста, не несут никакой информации о его содержании. Если подсчитать, сколько раз повторяется один дескриптор в тексте, можно получить представ­ление о его значимости в данном тексте.

На емкость текстовых документов в значи­тельной степени влияют язык и стиль автора. Более емким в научной печати признается анг­лийский язык, менее емким - немецкий. Украинский, русский и некоторые другие европейские языки об­ладают большой избыточностью - до 50-80%.

Повышение информационной емкости доку­мента можно осуществлять разными способа­ми. Один из них - составление подробного дескрипторного словаря (тезауруса) каждого вида документа. С его помощью можно добить­ся того, чтобы каждое понятие выражалось од­ним словом.

Составление дескрипторного словаря помо­гает уменьшить объем документа. В управлен­ческой практике одна и та же информация часто передается документами необоснованно раз­ных объемов. Например: завод получает от двух адресатов письма по одному и тому же вопросу - об изготовлении шарниров для установки на­лива и слива нефтепродуктов в танкер. Одно из них имеет 96, другое 110 слов; при наборе деск­рипторов - 21. Такая фразовая расточитель­ность удлиняет процесс составления, чтения и исполнения документов.

Важное значение в формировании документ­ной информации имеют показатели, которые являются измерителями качества и объема ра­бот (или объема продукции) и деятельности различных служб. Чем выше качество отраже­ния работ в показателях, тем выше информаци­онная емкость документа. На информационную емкость документа ока­зывает влияние и форма представления инфор­мации, а именно границы и зоны размещения реквизитов, способ оформления текста - связ­ный текст, таблица, анкета, смешанная форма. Так, в случае анкетирования составление доку­мента сводится к подчеркиванию выбранных значений, проставлению знаков (крестиков, га­лочек), цифр и, как исключение, целых слов. Ан­кета и таблица обеспечивают обозримость, наг­лядность и краткость.

При принятии решения на основе имеющей­ся информации немаловажную роль играют та­кие факторы, как компетентность, объектив­ность и авторитетность источника информации.