Тема 9. Оформление договорной документации
Договор – его виды, структура, порядок оформления и подписания сторонами.
Тема 10. Организация работы с документами. Регистрация и информационно-справочная работа. Контроль исполнения. Функции и структура службы делопроизводства. Понятие «документооборот». Структура и общая характеристика документопотоков. Понятия «входящий документ», «исходящий документ», «внутренний документ». Организация работы с поступающими документами. Прием, организация прохождения и порядок исполнения поступающих документов. Порядок организации работы с отправляемыми документами. Правила организации работы с внутренними документами. Учет объема документооборота. Понятие «регистрация документа». Регистрация документов, составная часть технологии организации работы с документами. Цели регистрации документов. Основные принципы регистрации документов. Формы регистрации документов и порядок их заполнения. Журнальная форма регистрации. Регистрационно-контрольная карточка. Автоматизированная система регистрации и контроля исполнения документов. Индексация документов. Требования нормативно-методических документов к регистрации и построению информационно-справочного аппарата. Состав документов, подлежащих регистрации, последовательность расположения составных частей индекса документа, правила формирования информационно-справочных баз данных. Контроль исполнения документов: задачи, формы. Систематизация и текущее хранение документов. Нормативная регламентация организации документооборота
Тема 11. Организация и порядок формирования дел. Номенклатура дел. Подготовка документов к архивному хранению. Задачи, функции номенклатуры дел. Конкретная номенклатура дел. Типовая номенклатура дел. Примерная номенклатура дел. Требования, предъявляемые к составлению номенклатуры дел организации. Заголовки дел и их составление в номенклатуре дел. Требования, предъявляемые к заполнению формы номенклатуры дел. Систематизация заголовков дел в номенклатуре. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации (учреждения). Понятие «формирование дел». Основные требования, которые предъявляются к формированию дел в текущем делопроизводстве. Правила формирования различных категорий документов в дела. Формирование дел в организации, в ее структурных подразделениях. Ответственность за сохранность документов. Выдача документов для временного пользования при хранении их в структурном подразделении. Нормативно-методическая основа формирования дел, проведения экспертизы ценности документов и их подготовки к сдаче в архив. Требования, предъявляемые к организации и проведению экспертизы ценности документов. Основные функции Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) организации. Положение об экспертной комиссии. Права и функции комиссии, организация и порядок документирования ее работы. Этапы проведения экспертизы ценности документов. Оформление результатов экспертизы ценности документов. Понятие «оформление дела». Основные требования, предъявляемые к оформлению дел. Полное и частичное оформление дел. Подшивка дел. Нумерация листов дела. Составление заверительной надписи, внутренней описи. Оформление обложки дела. Передача дел на хранение в архив. Тема 12. Конфиденциальное делопроизводство. Защита конфиденциальной информации. Понятие конфиденциальное делопроизводство приемы, методы обработки документов. Информационно-аналитическая работа. Защита информации.
Планы семинарских занятий Модуль 1. Тема 1-2: Основные понятия в сфере делопроизводства. Методы и способы документирования. Унификация и стандартизация документов. Вопросы для обсуждения: 1. Характеристика понятий «документ» и «информация». 2. Документирование: понятие, методы документирования, способы документирования, средства документирования. 3. Основные понятия в области документации и информации в трактовке ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ИСО 5127:200. 4. Стандартизация: цели, задачи, принципы и функции, методы стандартизации, выработанные международной практикой. 5. Виды международных документов по стандартизации (категории стандартов): международный стандарт (ИСО; ИСО/МЭК; ГОСТ Р ИСО), региональный стандарт, национальный стандарт, государственный стандарт РФ (ГОСТ Р), межгосударственный стандарт (ГОСТ), стандарт отрасли (ОСТ), стандарт научно-технического или инженерного общества (СТО), стандарт предприятия (СТП), технические условия (ТУ), классификаторы. 6. Стандарты серии «Документация и информация»: - ИСО 5127: 2001 «Информация и документация. Словарь»; - ИСО 15489 - 1: 2001 «Информация и документация - Управление документами. Часть 1. Общая часть; ИСО 15489-1:2001 «Информация и документация - Управление документами. Часть 2. Руководящие принципы. Методические рекомендации к занятию: В ходе занятия необходимо изучить стандарты, в которых закреплены основные понятия в области документации и информации, иметь представление о назначении и специфике документов по стандартизации. Студенты должны рассмотреть содержание необходимых стандартов и выполнить на них аннотации.
Тема 3: Законодательная и нормативно-методическая основа делопроизводства. Вопросы для обсуждения: 1. Законодательство РФ о вопросах документирования деятельности и организации работы с документами. 1) Федеральный закон от 24 июля 1998 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»; 2) Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц»; 3) Федеральный закон от 27 июля 2006г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»; 4) Федеральный закон от 22 октября 2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 2. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства организаций. 3. Локальные нормативные документы организации. Методические рекомендации к занятию: В процессе изучения темы необходимо определить порядок регулирования делопроизводства организаций. Определить особенности нормативно-методического регулирования делопроизводственной деятельности. Студенты должны рассмотреть содержание законодательных и нормативных актов, регламентирующих делопроизводство организаций в настоящее время, как на федеральном, так и на региональном уровнях (Тюменская область, ЯНАО, ХМАО).
|
