Контроль как функция менеджмента. Этапы и виды контроля

Контроль как функция менеджмента представляет собой вид управленческой деятельности, обеспечивающий возможность удержания предприятия на выбранном (запланированном) пути достижения целей путем периодической оценки, сопоставления текущих результатов его деятельности с установленными планами (стандартами) и принятия необходимых корректирующих действий.

Функция контроля может быть определена как процесс, в рамках которого руководство предприятия получает информацию о ходе решения задач по выполнению плана, а также принимает и реализует необходимые корректирующие действия, направленные на достижение целей организации. Реализация контроля включает оценку отклонений от плана, определение их причин и принятие управленческих решений по их устранению. Для реализации этой функции на предприятиях создаются соответствующие системы контроля, которые используют оперативную обратную связь между реальными показателями деятельности предприятия и его планами для обеспечения удержания предприятия на выбранном (запланированном) пути достижения целей.

Целью функции контроля является формирование информации о ходе выполнения запланированных работ при решении конкретных производственных и социальных задач для своевременного принятия и реализации необходимых управленческих воздействий, направленных на достижение желаемого результата (целей) деятельности подразделений и предприятия в целом. Главной целью создания системы контроля предприятия является обеспечение возможности результативно и эффективно достигать желаемого результата (целей).

Содержание функции контроля включает мониторинг реальных результатов деятельности подразделений и предприятия в целом, анализ причин выявленных отклонений этих результатов и конкретные действия по их устранению. Мониторинг предусматривает определение системы показателей, подлежащих контролю, необходимые процедуры и методы их оценки, а также формирование необходимой информации об отклонениях для принятия соответствующих управленческих решений.

Все системы контроля, несмотря на их большое разнообразие, базируются на единой идее обратной связи и на единых элементах реализации функции контроля.

Основные задачи функции контроля предусматривают обеспечение своевременного принятия управленческих решений, направленных на достижение целей и развитие предприятия. Задачи включают устранение неопределенностей (связанных с принятием плановых решений, изменениями внешней среды и внутренних факторов предприятия), предупреждение кризисных ситуаций и развитие успеха предприятия, а также обеспечение достаточной широты контроля его деятельности, необходимой для достижения целей.

Виды контроля. Выполнение задач контроля предусматривает реализацию трех видов контроля, в том числе проведение предварительного (до начала производственной деятельности), текущего (в процессе реализации задач и достижения целей) и заключительного контроля, который осуществляется после выполнения запланированной работы с целью оценки ее конечных результатов.

Предварительный контроль. Основными средствами осуществления предварительного контроля являются определенные правила, процедуры и линии поведения, которые вырабатываются для обеспечения реализации намеченных планов организации. Строгое выполнение этих правил, процедур и поведения позволяет убедиться в правильной организации и обеспечении будущей деятельности для достижения намеченных целей. Предварительный контроль применяется, как правило, в трех ключевых областях обеспечения хозяйственной деятельности организации: трудовые, материальные и финансовые ресурсы.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Такой контроль проводится как измерение фактических результатов (показателей результативности) после завершения конкретных этапов или элементов работы, направленной на достижение желаемых целей.

Заключительный контроль по принципу организации работ аналогичен текущему контролю. Их различия заключаются в организации обратной связи и измерения результатов деятельности организации. При текущем контроле обратная связь и измерение результатов производятся в процессе текущей деятельности организации. В рамках заключительного контроля обратная связь и результаты учитываются после завершения конкретных (оцениваемых) работ. Заключительный контроль не может повлиять на проблемы достижения целей предприятия при их возникновении в процессе осуществления хозяйственной деятельности, но он решает две другие важные задачи:

1. Полученная в результате заключительного контроля информация о достигнутых результатах используется для планирования при проведении аналогичных работ в будущем. Это позволяет избежать выявленных (или аналогичных) проблем посредством принятия упреждающих решений, а также таких ошибок в будущем.

2. Полученные (измеренные) результаты способствуют объективной мотивации исполнителей (подразделений и руководителей).

Выделяют следующие основные виды контроля:

1. По типу:

- традиционный контроль фиксирует отклонения от плановых заданий и стандартов;

- опережающий контроль отслеживает разрыв между реальным состоянием дел организации и ее целями; по итогам принимаются меры, направленные на их достижение, а не на исправление прошлых ошибок;

- предпринимательский контроль осуществляется над внешней ситуацией и внутренними процессами, факторами, влияющими на них; в результате корректируются сами цели.

2. По видам (финансовый, маркетинговый, контроль качества, производственный и др.).

3. По объектам, каковыми являются:

- состояние производственного, технического, кадрового потенциала, объем финансовых ресурсов, материальных запасов, целесообразность их использования;

- эффективность производственной деятельности;

- промежуточные и конечные результаты;

- затраты, потери и их виновники;

- достоверность, качество, доступность, полнота информации;

- сроки исполнения принимаемых решений;

- имидж организации;

- сохранение коммерческой тайны и т. д.

4. По субъектам, которые осуществляют процесс контроля (администрация, функциональные службы, специальные подразделения, сами работники).

5. По интенсивности (нормальный или усиленный).

6. По месту осуществления.

- Летучий контроль подразумевает, что его субъект и объект пространственно разделены и необходимо их специальное соединение (например, выездная проверка).

- Стационарный контроль предполагает, что субъект и объект едины (исполнитель сам следит за своей работой).

 

7. По методам:

- фактический контроль осуществляется с помощью опроса, инвентаризации, осмотра, разрушения объекта;

- документальный происходит на основе сверок и проверок документов;

- оценочный контроль базируется на экспертизе, анализе, сопоставлении с эталоном.

Этапы процесса контроля. Реализация функции контроля и его задач осуществляется поэтапно.

На первом этапе обеспечивается установление стандартов и формирование критериев, определяющих конкретные показатели результатов деятельности (результативности) предприятия, которые должны оцениваться в процессе контроля. Реализация этого этапа взаимосвязана с функцией планирования.

На втором этапе проводятся измерение фактически достигнутых результатов, их сопоставление с установленными стандартами и определение отклонений от установленных величин (стандартов). Основными видами работ этого этапа являются определение масштаба допустимых отклонений при измерении, измерение результата, формирование и оценка ее значимости для принятия решения о выявленном отклонении.

На третьем этапе предусматривается определение конкретных действий для вмешательства (невмешательства) в деятельность по реализации целей организации. Проведение необходимых корректировок реализуется в случае, когда достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. При этом менеджер может выбрать одно из трех решений: ничего не предпринимать, пересмотреть стандарт или устранить отклонение.