Электронное документационное управление предприятием

Основной метод управления и бизнес-взаимодействия, используемый в настоящее время компаниями, – документационный. Главное преимущество документационного управления – это возможность сделать бизнес управляемым, поскольку позволяет избежать неконтролируемого движения и потери управленческой информации и решений, ибо они задокументированы. Но когда все действия работников и руководителей документируются, может возникнуть обратный эффект: чрезмерное увеличение объема документации при достижении им некоей «критической массы» приводит к торможению деловых процессов в организации. Процедуры, связанные с обработкой и доставкой документов, требуют все больше времени и ресурсов. Затрудняется поиск необходимой информации для принятия решения или его исполнения. Неизбежными становятся потери и повторное создание документов.

Решить все эти проблемы, связанные с неизбежным ростом количества документов вследствие развития компании, увеличения ее штата, расширением сферы деятельности и т. п., призваны системы электронного документооборота (далее – СЭД).

СЭД позволяют избежать негативных последствий формализации процессов управления. СЭД не только ускоряют доставку управленческой информации и позволяют усилить контроль за исполнением документов и поручений по ним, но и являются инструментарием для непосредственной поддержки управленческих процессов (планирования, проектирования и документирования деятельности, реализации бизнес-процессов и управления ими, анализа результатов бизнес-процессов и их улучшения на основе задокументированных фактов). Организация рабочего места руководителя при помощи СЭД делает его удобным и мобильным, позволяя руководителю эффективнее осуществлять свои функции, в том числе и за счет оперативного предоставления информации, требуемой для принятия решений.

Таким образом, системы электронного документооборота помогают не просто перейти от бумажного документооборота к электронному, а наилучшим образом организовать управление компанией, сотрудниками и бизнес-процессами.

Внедрение СЭД позволяет эффективно организовать комплексную работу с документами и их потоки. Документы из разрозненных файлов объединяются в поток, систематизируются и группируются. В итоге в них легче ориентироваться и, опираясь на предоставляемую ими информацию, грамотно и оперативно принимать управленческие решения.

Внедрение СЭД позволяет автоматизировать шаблонные процессы (подготовку проекта, регистрацию, отправку документов и др.), освободив исполнителей высшего уровня от части функций и передав их исполнителям низшего уровня, что сделает работу сотрудников организации более эффективной. В работе с исходящими документами современные СЭД, обладающие развитыми возможностями обработки и доставки документов, способны заменить даже электронную почту, не говоря уже о факсимильной связи и почтовой/курьерской доставке. СЭД позволяет осуществлять регистрацию (присвоение регистрационного номера) исходящего сообщения, его подписание (с помощью электронной цифровой подписи) и даже шифрование. Все это превращает СЭД в удобную рабочую среду и эффективную платформу для взаимодействия всех сотрудников и подразделений компании, в том числе большого количества внутрихолдинговых хозяйствующих субъектов и даже территориально-распределенных офисов.

Электронное документационное управление осуществляется средствами программы 1С «Предприятие 7.7» бухгалтерского учёта, финансовой деятельности, складского учета.