Как отразить расходы на командировку в учете
Расходы организации на командировку включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на основании авансового отчета работника, утвержденного руководителем организации (п. 4, 5, 16 ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 года N 33н). При отражении командировочных расходов в бухгалтерском учете руководствуются Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Минфина России от 31 октября 2000 года N 94н. Перед отъездом в командировку работнику выдается аванс, включающий в себя сумму предполагаемых расходов на проезд, проживание, а также суточные. При выдаче работнику аванса на командировку сделайте в учете запись: Дебет 71 Кредит 50-1 - выданы работнику наличные денежные средства (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов. Если денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, в учете следует сделать записи: Дебет 55 Кредит 51 (52) - перечислены денежные средства на специальный карточный счет; Дебет 71 Кредит 55 - учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов. Порядок отражения в учете расходов командированного работника зависит от цели командировки. Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы работника отразите проводкой: Дебет 20 (23, 29) Кредит 71 - списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства. Если командировка связана с управленческой деятельностью организации (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отразите записью: Дебет 26 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд организации. Если командировка была связана с продажами товаров или готовой продукции, то расходы по ней отражаются записью: Дебет 44 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, связанной с продажей товаров или готовой продукции. Затраты на командировку, связанную с приобретением того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Такие затраты отразите записью: Дебет 08 (07, 10, 41) Кредит 71 - списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров). Если работник вашей организации ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отразите так: Дебет 28 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции. Если командировка связана с получением организацией прочих доходов (например, заключение работником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица спишите проводкой: Дебет 91-2 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов. Сумму НДС по командировочным расходам спишите проводками: Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС по командировочным расходам; Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - произведен налоговый вычет на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров (работ, услуг). Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой: Дебет 91-2 Кредит 19 - списан НДС по расходам непроизводственного характера. Если работник израсходовал в командировке сумму, большую, чем выданный аванс, то эту сумму ему необходимо возместить. Такую операцию отразите записью: Дебет 71 Кредит 50-1 - возмещены работнику затраты по командировке, превышающие ранее выданный аванс. Если работник возвращает суммы неизрасходованного аванса в кассу организации, сделайте в учете запись: Дебет 50-1 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации. Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, сделайте в учете запись: Дебет 94 Кредит 71 - отражена сумма невозвращенного аванса. В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника: Дебет 70 Кредит 94 - удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты работника. При невозможности удержания из оплаты труда неизрасходованного аванса сделайте проводку: Дебет 73 Кредит 94 - отражена задолженность работника в сумме невозвращенного аванса. При выдаче средств на командировку в иностранной валюте бухгалтеру следует: - оприходовать наличную иностранную валюту, полученную в банке, по официальному курсу на день оприходования; - выдать иностранную валюту работнику по официальному курсу на день выдачи; - отразить расходы командированного лица по официальному курсу на день выдачи аванса; - в случае перерасхода - скорректировать (увеличить или уменьшить) сумму перерасхода подотчетного лица исходя из официального курса иностранной валюты, действующего на день его оплаты. Если работнику выдали аванс на командировочные расходы в иностранной валюте, то его задолженность пересчитывается в рубли на дату выдачи аванса и дальнейший пересчет этих средств не производится (п. 10 ПБУ 3/2006). То есть когда работник отчитается, то сумма расходов, выраженная в иностранной валюте, будет пересчитана в рубли по курсу на дату выдачи аванса. Курсовые разницы могут возникнуть только в случае оплаты перерасхода. Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался выше, чем на дату оплаты перерасхода, то в учете возникает положительная курсовая разница. Сумму положительной курсовой разницы отнесите в кредит субсчета 91-1: Дебет 71 Кредит 91-1 - отражена положительная курсовая разница. Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался ниже, чем на дату оплаты перерасхода, то в учете возникает отрицательная курсовая разница. Сумму отрицательной курсовой разницы отнесите в дебет субсчета 91-2: Дебет 91-2 Кредит 71 - отражена отрицательная курсовая разница. Обратите внимание: в налоговом учете расходы в иностранной валюте пересчитывают в рубли по курсу, установленному на дату признания расхода (п. 5 ст. 252, п. 10 ст. 272 НК РФ). То есть курсовые разницы возникнут и на дату представления авансового отчета, и на дату оплаты перерасхода. Поэтому в бухгалтерском учете организации будет отражена постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство или актив.
|
