Как отразить расходы на командировку в учете

Расходы организации на командировку включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на основании авансового отчета работника, утвержденного руководителем организации (п. 4, 5, 16 ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 года N 33н).

При отражении командировочных расходов в бухгалтерском учете руководствуются Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Минфина России от 31 октября 2000 года N 94н.

Перед отъездом в командировку работнику выдается аванс, включающий в себя сумму предполагаемых расходов на проезд, проживание, а также суточные.

При выдаче работнику аванса на командировку сделайте в учете запись:

Дебет 71 Кредит 50-1

- выданы работнику наличные денежные средства (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов.

Если денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, в учете следует сделать записи:

Дебет 55 Кредит 51 (52)

- перечислены денежные средства на специальный карточный счет;

Дебет 71 Кредит 55

- учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.

Порядок отражения в учете расходов командированного работника зависит от цели командировки.

Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы работника отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 71

- списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если командировка связана с управленческой деятельностью организации (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отразите записью:

Дебет 26 Кредит 71

- списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд организации.

Если командировка была связана с продажами товаров или готовой продукции, то расходы по ней отражаются записью:

Дебет 44 Кредит 71

- списаны расходы по командировке, связанной с продажей товаров или готовой продукции.

Затраты на командировку, связанную с приобретением того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Такие затраты отразите записью:

Дебет 08 (07, 10, 41) Кредит 71

- списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров).

Если работник вашей организации ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отразите так:

Дебет 28 Кредит 71

- списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

Если командировка связана с получением организацией прочих доходов (например, заключение работником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица спишите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 71

- списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов.

Сумму НДС по командировочным расходам спишите проводками:

Дебет 19 Кредит 71

- учтена сумма НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- произведен налоговый вычет на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров (работ, услуг).

Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19

- списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если работник израсходовал в командировке сумму, большую, чем выданный аванс, то эту сумму ему необходимо возместить. Такую операцию отразите записью:

Дебет 71 Кредит 50-1

- возмещены работнику затраты по командировке, превышающие ранее выданный аванс.

Если работник возвращает суммы неизрасходованного аванса в кассу организации, сделайте в учете запись:

Дебет 50-1 Кредит 71

- оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, сделайте в учете запись:

Дебет 94 Кредит 71

- отражена сумма невозвращенного аванса.

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 94

- удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты работника.

При невозможности удержания из оплаты труда неизрасходованного аванса сделайте проводку:

Дебет 73 Кредит 94

- отражена задолженность работника в сумме невозвращенного аванса.

При выдаче средств на командировку в иностранной валюте бухгалтеру следует:

- оприходовать наличную иностранную валюту, полученную в банке, по официальному курсу на день оприходования;

- выдать иностранную валюту работнику по официальному курсу на день выдачи;

- отразить расходы командированного лица по официальному курсу на день выдачи аванса;

- в случае перерасхода - скорректировать (увеличить или уменьшить) сумму перерасхода подотчетного лица исходя из официального курса иностранной валюты, действующего на день его оплаты.

Если работнику выдали аванс на командировочные расходы в иностранной валюте, то его задолженность пересчитывается в рубли на дату выдачи аванса и дальнейший пересчет этих средств не производится (п. 10 ПБУ 3/2006). То есть когда работник отчитается, то сумма расходов, выраженная в иностранной валюте, будет пересчитана в рубли по курсу на дату выдачи аванса. Курсовые разницы могут возникнуть только в случае оплаты перерасхода.

Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался выше, чем на дату оплаты перерасхода, то в учете возникает положительная курсовая разница.

Сумму положительной курсовой разницы отнесите в кредит субсчета 91-1:

Дебет 71 Кредит 91-1

- отражена положительная курсовая разница.

Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался ниже, чем на дату оплаты перерасхода, то в учете возникает отрицательная курсовая разница.

Сумму отрицательной курсовой разницы отнесите в дебет субсчета 91-2:

Дебет 91-2 Кредит 71

- отражена отрицательная курсовая разница.

Обратите внимание: в налоговом учете расходы в иностранной валюте пересчитывают в рубли по курсу, установленному на дату признания расхода (п. 5 ст. 252, п. 10 ст. 272 НК РФ). То есть курсовые разницы возникнут и на дату представления авансового отчета, и на дату оплаты перерасхода. Поэтому в бухгалтерском учете организации будет отражена постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство или актив.