Значимость фактора времени при разработке и реализации УР. Какие рекомендации следует использовать менеджеру при распределении времени, определении приоритетности дел?

(важно уметь определять приоритет всех УР, выделяя в первую очередь плановые задания, по которым подходит срок реализации, оперативные вопросы, необходимость срочного решения которых инициируется вышестоящим менеджером; дела, которые являются жизненно важными для подразделения или организации, которыми руководит ЛПР).

Время – один из важных ресурсов ЛПР, рациональное использование которого может существенно повысить эффективность разрабатываемых, принимаемых и реализуемых УР. При распределении своего времени можно воспользоваться рекомендациями американского психолога Алена Лейкена [48], среди которых следует отметить наиболее важные:

а) выделение девяти ключевых сфер вашей жизни (например, семья, здоровье, фирма и др.) и определение ближайших задач в каждой сфере с размещением всего текста на одном листе бумаги и расположением его на видном (для себя) месте;

б) использование при решении задач метода «клина», т. е. начинать с малого решение любой проблемы-задачи;

в) определение приоритетности всех дел-задач по методу АБВ (табл. 18).

Следует помнить, что своевременно принятое УР, хотя и не самое лучшее в данной ситуации, будет эффективнее любого другого УР, но принятого с опозданием. Поэтому очень важно уметь определять приоритет всех УР, выделяя в первую очередь плановые задания, по которым подходит срок реализации, оперативные вопросы, необходимость срочного решения которых инициируется вышестоящим менеджером; дела, которые являются жизненно важными для подразделения или организации, которыми руководит ЛПР. Постоянный дефицит времени приводит к состоянию эмоциональной неуравновешенности, в которой ЛПР не способен адекватно оценивать ситуацию и принимать рациональные УР.

В последующем при отсутствии в организации четкого «организационного порядка» у работников возникают прессинговые психологические состояния и, как следствие, состояния психической напряженности личности. Такие состояния присущи, как правило, в большей мере руководителям, испытывающим помимо перегрузки самой работой, хронической нехватки времени для реагирования на быстро меняющуюся производственную ситуацию, еще и дополнительное «бремя ответственности» за все происходящее в подразделении. Различают следующие прессинговые психологические состояния: стресс, фрустрация, депрессия.

Стресс (англ. – давление, напряжение) – состояние психики человека, возникающее в ответ на различные экстремальные воздействия – стрессоры, которые могут быть физиологическими (температура, боль, физическая нагрузка) и психологическими (обида, гнев, информационная нагрузка).

В производственных коллективах стрессовые ситуации объяснимы перегруженностью заданиями и нехваткой времени на их выполнение, а также несложившимися взаимоотношениями шефа с подчиненными. Формула организационного стресса такова: «деятельность – перенапряжение – отрицательные эмоции» [4, с. 209].

У каждого работника есть индивидуальный временной предел стресса. Одни могут выдерживать большие перегрузки длительное время, адаптируясь к стрессу, другие нет, так как даже небольшая дополнительная нагрузка может выбить их из колеи. Есть работники, которых организационный стресс стимулирует, они начинают работать с полной отдачей именно в условиях стресса (последняя ночь перед экзаменом для многих студентов наиболее продуктивна, хотя мало результативна в смысле запоминания материала на длительное время и не бесследна для здоровья).

Различают три фазы протекания организационного стресса:

– фазу мобилизации, характеризующуюся ростом интенсивности реакций, повышением четкости интеллектуально-познавательных процессов, свободой ассоциирования и оригинальностью мышления;

– фазу дезадаптации, появляющуюся вслед за фазой мобилизации при усилении нагрузок, характеризующуюся реакцией торможения. В поведении появляется неорганизованность, нарушаются коммуникативные каналы общения, теряется четкость передачи информации, возрастает ее неверное понимание. Руководитель и работники начинают совершать ошибки;

– фазу дезорганизации, возникающую при дальнейшем нарастании стресса, приводящую в расстройство внутреннюю систему саморегуляции поведения личности. Поведение характеризуется суетливостью и растерянностью, работник приводится в состояние вялости, апатии, расслабленности, пассивности, безнадежности. Долговременный стресс приводит к личностному кризису, выход из которого возможен как развитие личности (стремление найти другую работу или разрешить ситуацию) или как ее деградация, вплоть до психических заболеваний [4, с. 212].

Фрустративные состояния личности характеризуются переживаниями срыва надежд. Фрустрация описывается формулой «потребности – блокировка – отрицательные эмоции». Фрустративные переживания проявляются тем интенсивнее, чем сильнее было стремление личности удовлетворить свою потребность и чем ближе была такая возможность. Типичной является ситуация упущенного шанса. В фирме менеджер постоянно находится в ситуации срыва надежд и поэтому необходимо вырабатывать в себе иммунитет к фрустративным состояниям. Виновником срыва надежд может быть внешняя сторона (шеф – и тогда работник может усмотреть в этом злой умысел и впасть в депрессию; подчиненные – и тогда личность, вынося себе самообвинение, начинает искать пути выхода из фрустрации, т. е. решения проблем по удовлетворению потребностей).

Американские врачи, анализируя множество причин отклонений психики человека от нормы, установили специальный диагноз – «профессиональный психоз», характерный для категории «трудоголиков», находящих полное удовлетворение в самой работе и уже не замечающих других сторон жизни.

Для борьбы со стрессорами (стрессовыми факторами) работник (руководитель или подчиненный) может взять на вооружение более эффективные методы организации труда (делегирование полномочий при перегрузках, установка четких целей и приоритетов в выполнении заданий); методы, рекомендуемые валеологией – наукой о здоровом образе жизни, в качестве которых могут быть физические оздоровительные занятия вне работы, разгрузочные десятиминутные физкультпаузы на работе, следование оптимально избранному распорядку дня (на работе и дома), своевременный отдых, перерыв в работе, психологические методы самоуспокоения:

– рационализацию (силой ума внушить самому себе, что ситуация не так страшна, как кажется);

– визуализацию (силой воображения представить человека, вызвавшего твой гнев или обиду, в смешном виде, например, уменьшить его в росте для внушения, что не стоит тратить свои эмоции и нервы на такого мелкого человека);

– релаксацию организма путем расслабления мышечной системы, после которой расслабляется и нервная. В качестве релаксирующих методов рекомендуют аутотренинг, физическую нагрузку, выдержку паузы (на совещаниях, беседах), медитацию [48, ч.1, с. 67].

Способы психологической самозащиты от фрустраций известны и заключаются прежде всего в защитной мотивации: «Если не можешь изменить ситуацию, измени отношение к ней»; «Могло бы быть и значительно хуже»; «Нет худа без добра»; «Что ни случится, все к лучшему» и т. д. [4, с. 216].

Стрессы и постоянное переутомление, частые фрустративные состояния приводят к депрессии – подавленности и упадку сил, плохому настроению. Затянувшаяся депрессия (длящаяся подряд более двух недель) – это уже, как считают врачи, патология, т.е. болезнь, характеризующаяся отсутствием интереса к обычным занятиям, немотивированной усталостью, нарушением сна, раздражительностью, резкими перепадами настроения, ощущением вины и собственной несостоятельности, нарушением памяти, несобранностью. В развитых странах по медицинской статистике депрессией страдают до 12 % женщин и до 6 % мужчин, в России же этот показатель значительно выше – до 30 %. Средний возраст пациентов психотерапевтов – 35 лет. Гормон удовольствия – серотонин – определяет хорошее настроение человека, на выработку его направлено действие антидепрессантов (в том числе модного «прозака»). Изнеможение на рабочем месте характерно не только для менеджеров, но и для ряда других профессий – программистов, компьютерщиков, работников в области высоких технологий. В медицинском Интернет-пространстве открылся виртуальный психотерапевтический кабинет. Стоимость визита в такой кабинет составляет 25 фунтов стерлингов.

Чтобы избежать этих затрат и постоянно быть в рабочей форме, необходимо знать основные временные дезорганизаторы поведения. Время – самый главный поведенческий ресурс фирмы. Успеть сделать работу в полном объеме вовремя (в заданные сроки), необходимого качества и с минимумом риска означает опередить конкурентов на внешнем рынке, обеспечить хороший имидж своей фирме и в результате иметь успех в делах. В качестве временных дезорганизаторов поведения выступают плохая организация труда на рабочих местах и факторы, «крадущие» время: неумелое руководство подчиненными, проявляющееся в нечеткости и противоречивости указаний; недостаточный авторитет в делах; личная неорганизованность и плохое планирование своего личного времени; запаздывание информации и синдром откладывания решения оперативных вопросов.

В самоорганизации делового поведения для менеджера важен настрой на достижение успеха с установкой извлечения урока из своих ошибок, без акцентировки внимания на длительных переживаниях неудач. Такой тип личности – «победитель» – даже после поражения думает прежде всего о том, как добиться успеха и не жалеет о случившемся, ставя задачу, как превратить неудачу в победу.

Противоположный тип личности – «неудачник» – имеет психологическую установку «Лучше бы знать заранее и не рисковать»; после поражения думает о том, как можно было избежать неудачи, сожалеет о прошлом опыте. С таким типом личности лучше не браться за предпринимательство, руководство людьми и принятие сложных УР.

Полезно напомнить притчу о кольце царя Соломона. По преданию, царь Соломон владел кольцом, на котором было выгравировано изречение «Все проходит». В тяжелые минуты он глядел на надпись и успокаивался, но однажды случилось большое несчастье, и мудрые слова утешения вызвали у него приступ раздражения. В порыве ярости он сорвал кольцо с пальца и бросил на пол. Когда оно покатилось, Соломон увидел, что на внутренней стороне кольца тоже есть надпись. Заинтересовавшись, он поднял кольцо и прочел следующее: «И это пройдет». Горько засмеявшись, Соломон надел кольцо и больше с ним не расставался.

Принятие УР, их реализация будут иметь позитивные результаты только тогда, когда организация работы сотрудников фирмы будет направлена на оптимизацию временных характеристик делового поведения.