Облік розрахунків з підзвітними особами

Дата добавления: 2014-11-10; просмотров: 907

До основних документів, що регулюють порядок направлення працівників у відрядження та відшкодування понесених ними витрат належать:

· Інструкція про службові відрядження в межах України та за

кордон. Затверджена наказом Мінфіну № 59 від 1998 р. в ре- дакції наказу Мінфін № 146 від 10.06.1999;

· «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах

України та за кордон» (зі змінами). Затверджена Постановою

КМУ від 23.04.1999 № 663;

· Порядок складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження і під звіт. Затверджений наказом ДПА України

№ 440 від 19.09.2003 року.

Підзвітна особа— це працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків.

Підзвітна сума— кошти, видані працівникові установи на витра- ти, пов’язані зі службовим відрядженням та/або на адміністративно- господарські потреби.

Підзвітні суми видаються у вигляді авансу на такі цілі:

– господарські витрати;

– службові відрядження і наукові експедиції;

– на виплату зарплати та стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна вимога не може бути повернена в касу довіреною особою по закінченні 3-х робочих днів.

Видатки, пов’язані з відрядженням працівників бюджетних уста- нов, передбачається у кошторисі за КЕКВ 1140 «Видатки на відряд- ження». До цієї категорії належать видатки на оплату проїзду, добо- вих та видатків на проживання під час службових відряджень, оплату підйомних, відряджень на курси і у навчальні заклади, на сесії, се- мінари, наради і конференції, тобто, всі видатки на відрядження, що оплачуються за рахунок бюджетних коштів у випадках передбачених законодавством.

За цим кодом обліковуються видатки на придбання службових проїзних квитків та оплату проїзду за маршрутними листами.

Сюди ж відносяться надбавки до заробітної плати, що виплачу- ються у передбачених рішеннями уряду випадках окремим категорі-

ям працівників замість компенсації видатків на відрядження (добо- вих, квартирних).

До цього ж коду відносять видатки на відрядження працівників бюджетних установ на сесії, наради, з’їзди наукового характеру, а та- кож різного роду поїздки з науковою метою, відрядження викладачів, проїзд на виробничу практику студентів, учнів.

За цим же кодом оплачують відрядження учнів, студентів, трене- рів, інших учасників на учбово-тренувальні збори, змагання, олімпіа- ди тощо; оплату проїзду та добових при звільненні службовців стро- кової служби.

Витрати на відрядження бюджетної установи мають плановий ха- рактер, тобто здійснюються в межах і за рахунок коштів передбачених кошторисом по загальному та спеціальному фонду. Включаються до видатків лише при наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю установи.

Службовим відрядженнямвважається поїздка працівника за розпорядженням керівника установи на певний строк до іншого на- селеного пункту для виконання службового доручення не за місцем основної роботи.

Не вважається відрядженням службові поїздки працівників, по- стійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний характер. Перелік таких посад і робіт передбачається в колективному договорі.

За час перебування у відрядженні за працівником зберігається середня заробітна плата з розрахунку за два попередні місяці (відпо- відно до Порядку № 100).

За період тимчасової непрацездатності відрядженого на загаль- них підставах оплачується лікарняний листок. Дні хвороби не вклю- чаються до строку відрядження.

Направлення працівника у відрядження по Україні або за кор- дон оформляється наказом (розпорядженням) керівника установи, в якому зазначається мета поїздки, пункт призначення, тривалість від- рядження. Для закордонного відрядження в наказі передбачаються умови перебування працівника за кордоном. Якщо поїздка за запро- шенням, то надається копія останнього з перекладом та складається кошторис витрат.

Наказ про відрядження є підставою для видачі працівнику посвідчення на відрядження встановленої форми. Посвідчення

реєструється в спеціальному журналі особою, на яку наказом керів- ника покладено такі обов’язки.

Працівникам, що направляються у відрядження установи зобов’я- зані забезпечити їх коштами (у разі відрядження за кордон — у націо- нальній валюті країни куди відряджається працівник, або у вільно- конвертованій валюті) як аванс на поточні потреби у розмірах згідно з встановленими нормами. Аванс може видаватись готівкою або пере- раховуватись у безготівковій формі на картрахунок.

Термін відрядження встановлює керівник, але не більше 30 днів по Україні та 60 — за кордон.

За кожний день перебування у відрядженні виплачуються добові. Кількість днів перебування у відрядженні визначається за позначка- ми у посвідченні на відрядження.

Позначки про дату вибуття та прибуття при відрядженнях в ме- жах України що їх проставляє посадова особа підприємства, уста- нови чи організації, призначена наказом керівника та скріплюються підписом та печаткою.

При відрядженні за кордон з повним прикордонним контролем день прибуття та день вибуття визначається за позначками в закор- донному паспорті (або документі, що його замінює), проставленими в контрольно-пропускних пунктах.

Відрядженому компенсуються наступні витрати:

1. За кожний день перебування виплачуються добові згідно з граничними нормами встановленими Постановою КМУ № 663 від

23.04.99 року, незалежно від статусу населеного пункту. При цьому кількість днів відрядження для виплати добових визначається з ура- хуванням дня вибуття і дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

Якщо працівник відряджається на один день або у таку місце- вість, звідки він може повертатись додому, добові відшкодовуються як за повну добу.

Витрати на харчування, що включені до рахунків на оплату вар- тості проживання у готелях або до проїзних документів, оплачуються за рахунок добових.

2. Витрати на проїзд:

– витрати на проїзд до місця відрядження та назад (включаючи перевезення багажу), а також за місцем відрядження;

– плата за користування постільними речами в поїзді;

– на повітряному транспорті за квитками 1-го і бізнес-класу. Витрати на проїзд державних службовців, а також інших осіб,

які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджету, у м’якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1–4 групою тарифних ставок на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу, фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення та на перевезення до 30 кг багажу понад кількість багажу, вартість пере- везення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник, відшкодовується в кожному випадку з до- зволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів.

3. Витрати на наймання житлового приміщення у місці відря- дження за наявності підтвердних документів (в оригіналі) але у роз- мірі не більше 120 грн на добу. У межах цих норм відшкодовуються додаткові послуги що надаються в готелях, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (прання, чистка, лагоджен- ня та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більше 10% норм добових витрат для країни, куди відряджається працівник, визначе- них у Додатку до Постанови № 663 за всі дні проживання.

Компенсуються витрати на бронювання місць у готелях у розмі- рах не більш як 50% вартості місця за добу.

Для державних службовців та працівників підприємств, уста- нов і організацій, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджету встановлені граничні норми добових в доларах США По- становою КМУ № 663 від 23.04.01999 року. Цією ж постановою зат- верджено і граничні суми видатків на найм житла. Так, для України гранична сума видатків на найм житла становить 120 грн.

Забезпечення працівника коштами при відрядженні за межі України здійснюється згідно з установленими нормами відшкоду- вання витрат на відрядження чи в еквіваленті цих сум в іноземній валюті (у валюті країни відрядження або у вільно конвертованій ва- люті) за офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановлених НБУ на день подання в банк розрахунку витрат на відрядження.

Готівкові кошти під звіт видаються працівникові лише за дозволом керівника при умові звітування за попередньо отриманими сумами.

Підзвітна особа в установлені терміни (3 дні по приїзду з від- рядження) повинна надати в бухгалтерію «Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт», до якого додаються виправдні документи: транспортні квитки, квитанції готелів тощо. В бухгалтерії перевіряють правильність вказаних витрачених сум, за- конність витрат, достовірність прикладених документів. Перевірений бухгалтером Звіт затверджується керівником в триденний термін. Залишок невикористаних коштів повертається в касу в тій валюті в якій був виданий аванс.

Невнесена в касу заборгованість працівників по підзвітних сумах за наказом керівника стягується із зарплати. В іноземній валюті така заборгованість стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі, пере- рахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день пога- шення заборгованості.

При звітуванні за отриманий аванс пізніше ніж 3 банківські дні від- повідно до Наказу ДПА України № 440 від 19.09.2003 року «Порядок складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження і під звіт» стягується штраф в сумі 15% невідзвітованої суми, а якщо під- звітна особа не надала звіт і після 1 числа наступного місяця, то крім того невідзвітована сума оподатковується, як доход цієї особи за став- кою 15%. При неповерненні в установлені строки залишку підзвітної суми в іноземній валюті, з підзвітної особи стягується сума збитку ек- вівалентна потрійній сумі іноземної валюти в перерахунку у гривні за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості. Стягнута сума штрафу перераховується до бюджету. У разі несвоєчасного повер- нення підзвітних сум установа має право видати наказ про їх утриман- ня із зарплати працівника керуючись статтею 127 КЗпП. Узагальнення штрафних санкцій за несвоєчасне звітування приведено в Таблиці 30.

Таблиця 30