Первинний та складський облік запасів

Дата добавления: 2014-11-10; просмотров: 864

Для оформлення операцій по надходженню і вибуттю запасів призначено ряд типових форм документів, затверджених Інструк- цією № 130 та наказом Мінстатистики № 193.

Матеріали надходять в установу безпосередньо від постачальни- ків та різних організацій, від підрозділів установи, в порядку гума- нітарної допомоги, централізованого постачання, від підзвітних осіб.

Матеріальні цінності, що отримуються в склад установи від по- стачальників оприбутковуються на основі належне оформлених документів постачальників: накладних, товарно-транспортних нак- ладних, рахунків-фактур. Попередньо документи постачальника реє- струються в Журналі обліку вантажів, що надійшли і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачаль- ника і передає на склад для контролю при прийнятті вантажу.

Приймання матеріалів у склад здійснюється завскладом. При цьому він перевіряє дані, що вказані в супроводжуючих документах та фактичною наявністю матеріалів, відповідність їх назвам, сортам, розмірам чи інших показників, що вказані в документах.

При виявленні розбіжностей оформляється Акт про приймання матеріалів (форма З-1 бюджет), що складається приймальною комі- сією з обов’язковою участю представника постачальника, завідуючо- го складом. У випадку неявки представника постачальника в склад комісії включається представник незацікавленої сторони.

В акті послідовно зазначається: найменування, одиниця виміру, номер субрахунку, на яких обліковуються запаси, номенклатурні но- мери, кількість, ціна, вартість матеріалів. Акт складається тільки на фактично прийняті запаси. Акт підписується комісією.

Акт складається в двох примірниках: один з них передається в бухгалтерію для оформлення претензії, а другий залишається в скла- ді для оприбуткування отриманих матеріалів.

Якщо ж розходжень не встановлено, то завскладом оприбутковує матеріали, при цьому розписується в отриманні на супроводжуючих документах. При оприбуткуванні запасів на підставі супроводжую- чих документів постачальника завскладом оформляє Прибутковий ордер ф. М-4в одному примірнику на кожний документ. Установою може бути прийнятий порядок оприбуткування шляхом проставлян- ня спеціального штампу установи на рахунках чи накладних поста- чальника у формі Прибуткового ордеру, що зменшує витрати доку- ментів та часу для їх складання.

Надходження готової продукції від виробничих майстерень та с-г підрозділів оформляється Актом про приймання матеріалів, який за- тверджує керівник.

Безоплатне отримання запасів (гуманітарна допомога, благо- дійні надходження)оформляється комісією призначеною наказом керівника установи з включенням до її складу представника бухгал- терії та представника вищого органу. Комісія в присутності матері- ально-відповідальної особи перелічує, переважує отримані матеріали та складає Акт приймання запасів, в яком вказує назву, кількість і вартість отриманих матеріалів по ринкових цінах на аналогічні мате- ріали, тобто, їх справедлива вартість. За цим Актом матеріали переда- ються матеріально-відповідальній особі на відповідальне зберігання чи використання, про що вона розписується в Акті.

Отриманні запасів, що придбані за готівку (підзвітними особами) оформляється на основі Звіту про використання коштів наданих на відрядження та під звіт та прикладених до нього документів: чеків, накладних тощо.

Відпуск запасів з місць відповідального зберігання проводиться за документами встановленої форми, що затверджуються керівником установи.

Як зазначено в інструкції № 125, при відпуску використовуються форми документів встановлені наказом Мінстатистики № 193:

М-1 «Журнал обліку вантажів, що надійшли»; М-2а «Акт списання бланків довіреностей»;

М-3 «Журнал реєстрації довіреностей»; М-4 «Прибутковий ордер»;

М-7 «Акт про приймання матеріалів»; М-8 «Лімітно-забірна картка»;

М-9 «Лімітно-забірна картка»;

М-10 «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів»;

М-11 «Накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) ма- теріалів»;

М-12 «Картка № М-13 «Реєстр №

складського обліку матеріалів»;

приймання — здачі документів»;

М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі»; М-15 «Акт про приймання устаткування»;

М-15а «Акт приймання — передачі устаткування до монтажу»; М-16 «Матеріальний ярлик»;

Крім того використовуються наступні форми документів.

Акт списання ф. № 3-2.Використовується для списання запасів, що встановлені як непридатні для подальшого використання. Скла- дається комісією, призначеною керівником установи в двох при- мірниках. Перший здається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально-відповідальної особи. В ньому послідовно вказують по кожному найменуванню запасів: номенклатурний номер, назву мате- ріалів, що списуються, одиниця виміру, кількість, ціна за одиницю, вартість, термін перебування в експлуатації та підстава непридатнос- ті. Вказується причина списання та спосіб знищення. Акти затверд- жуються керівником у встановленому порядку.

Накладна (вимога) ф. № З-3. Використовується для видачі за- пасів стороннім організаціям та внутрішнього переміщення. Склада-

ється в бухгалтерії у двох примірниках, підписується керівником та головним бухгалтером і дає право на отримання матеріалів зі складу чи інших місць.

Меню-вимога на видачу продуктів харчування Ф. № З-4. Слу- жить підставою для відпуску та списання продуктів харчування. Складається щодня лікарем-дієтологом і працівником бухгалтерії на основі кількості хворих в розрізі сніданку, обіду та вечері з роз- рахунку на одні особу. На підставі даних про кількість осіб, що хар- чуються, норм витрат продуктів розраховується кількість продуктів для відпуску продуктів зі складу на кухню установи. Документ під- писується лікарем (дієтсестрою), кухарем про приймання продуктів та комірником про видачу продуктів. Затверджується керівником установи.

Меню-вимога з підписами осіб про видачу та отримання про- дуктів харчування передається в бухгалтерію у терміни встановлені Графіком документообігу, але не менше ніж три рази на місяць. Дані меню-вимоги записуються в щомісячну Накопичувальну відомість по витрачанню продуктів харчування ф. № З-13.