Годовой отчет

 

Важнейшим документом, представляющим основные данные о деятельности компании за прошедший год, является годовой отчет. Он состоит из двух основных частей:

‑ сведения о финансовой деятельности;

‑ общая информация о компании, ее успехах на рынке, социальной роли, благотворительной деятельности и др.

Если за первую часть отвечают руководители департаментов финансов, то подготовка общих сведений о компании целиком ложится на плечи специалиста по PR. Так как годовой отчет формирует корпоративный образ организации и представляет ее индивидуальность и исключительность, работа по его подготовке проводится самым тщательным образом.

Основными целевыми аудиториями, на которые направлено издание годового отчета, являются:

‑ акционеры,

‑ партнеры и клиенты,

‑ инвесторы,

‑ сотрудники компании,

‑ СМИ.

Содержание грамотного годового отчета удовлетворяет запросам каждой из перечисленных аудиторий.

Работа над годовым отчетом объединяет усилия большого количества людей. Но именно специалист по PR осуществляет необходимую координационную деятельность между всеми участниками этого процесса. Как правило, в работу по подготовке годового отчета включаются следующие лица:

‑ генеральный директор компании (президент);

‑ руководитель департамента финансов (главный бухгалтер);

‑ аудиторы;

‑ специалисты PR-департамета, департамента по управлению персоналом, отдела продаж и др.;

‑ фотографы;

‑ художники;

‑ дизайнеры.

Подготовка годового отчета начинается сразу после того, как был представлен годовой отчет за прошлый год, и занимает 12 недель и включает в себя:

‑ 1-3-я недели - разработка целей, основных разделов, структуры и дизайна, основанная на анализе последнего годового отчета. Контакты со всеми заинтересованными сторонами с целью поиска новых идей;

‑ 4-7-я недели - подготовка фотографий, иллюстраций, набор основной текстовой информации;

‑ 8-10-я недели - работа над финансовой отчетностью, составление графиков, схем, таблиц, подготовка оригинал-макета;

‑ 11-я неделя - печать годового отчета;

‑ 12-я неделя - получение готовых материалов, целевая рассылка.

Содержание годового отчета крупной компании состоит из:

‑ общей части годового отчета;

‑ письма (заявления) директора компании;

‑ подробного описания компании, включающего сведения о сфере деятельности, предприятиях, представительствах, месте на рынке;

‑ письма акционерам, рассказывающего о достижениях компании и перспективах на будущее;

‑ информации о социальной роли компании (условия труда, экология, благотворительная деятельность);

‑ финансовой информации.

Практика использования годовых отчетов характерна не только для коммерческих организаций. Многие благотворительные фонды, ассоциации, общественные организации тоже используют годовой отчет в качестве основного документа, представляющего информацию об их деятельности. Например, в годовом отчете Фонда Сороса представлена исчерпывающая информация о проведенной за прошлый год деятельности, о реализованных проектах и их бюджетах.

Многие западные компании используют годовые отчеты в качестве прекрасной возможности подробно рассказать о своей благотворительной деятельности и социальных программах. Особое место в последнее время стали занимать программы по защите окружающей среды.