Правила построения отношений с топ-менеджментом

 

У каждого руководителя компании свое понимание роли и места PR. Это касается и его заместителей, и руководителей других отделов. Они всегда исходят из личного опыта и поверхностных знаний, которые, в основном, ограничиваются пресс-релизами, статьями в прессе и презентациями.

Постепенно PR получает должное признание со стороны топ-менеджмента. Но руководителей, как правило, интересует не процесс коммуникации как таковой, а то, как этот процесс поможет им достичь определенных целей в бизнесе. Для того, чтобы руководство одобряло деятельность отдела по PR, а вы были равноправным членом управленческого состава компании, нужно показывать им четкий результат вашей деятельности.

Нет лучше способа сохранения вовлеченности руководства и его интереса к PR, чем регулярное информирование. В зависимости от организации существует множество способов для этого. Ниже приведены базовые 9 способов.

1. Отчет о встречах. После важной встречи по ключевым моментам вашей деятельности составьте резюме встречи, те действия, которые будут предприняты, предполагаемые результаты и сроки. Данный отчет направьте тем, кто задействован в проекте, и тем, кто участвовал во встрече. Его не нужно слишком детализировать, необходимо только указать узловые моменты и договоренности.

2. Ежемесячные отчеты. Хорошо подготовленный отчет в конце каждого месяца часто используется для поддерживания связи с руководством. Отчет должен показывать весь спектр вашей деятельности за этот период времени, а также ее результаты.

3. Ежеквартальные отчеты. Они являются еще более эффективными, чем ежемесячные. Хороший отчет - короткий, показывающий развитие или достижение поставленных целей. В некоторых компаниях лучше все обсудить при личной беседе, но, к сожалению, не всегда удается пробиться к руководителю для обсуждения отчета.

4. Итоговая встреча с руководством. Отчет о годовой деятельности, включающий сравнение поставленных целей и задач с результатами деятельности отдела. Также можно охватить вышедшие в СМИ материалы и результаты исследований. На этой встрече вы вправе обсудить ваши рекомендации на следующий год. Это самая большая возможность продемонстрировать необходимость вашей деятельности для организации и ваш вклад в ее деятельность.

5. План на год. Сегодня сложно представить, что какая-либо компания работает без концепции и бюджета.

6. Неформальные встречи. Иногда бывает сложно официально обсудить с ключевыми людьми в компании необходимые вам вопросы, поэтому ищите другие возможности ненадолго " похитить" их внимание: кафе, спортивные клубы и др.

7. Немедленно сообщать о триумфах. Не храните втайне ваши идеи и результаты работы, убедитесь в том, что руководство информировано о них, так как это может отразиться на зарплате, бонусах и продвижении по службе.

8. Использование слухов. Нет ничего плохого в том, чтобы распускать слухи. Снабдите ключевых людей на различных уровнях в компании важными фактами, и ваша информация обязательно дойдет до нужных ушей.

9. Подчеркивайте свои достижения в беседах с руководством. Но делать это надо аккуратно, не слишком показывая свои эмоции.

Если PR-деятельность признана в вашей компании, то руководитель отдела по PR (может быть в ранге вице-президента) участвует в принятии стратегических решений в компании. Поэтому ему необходимо участвовать в рабочих совещаниях руководства. Существует несколько путей укрепить свое положение в компании. Для этого необходимо постоянно демонстрировать свою компетентность и роль в организации.

Задавайте вопросы. Если вас пригласили на совещание, необходимо знать, о чем на нем пойдет речь. Постарайтесь узнать все, что только можно по теме совещания.

Будьте подготовлены лучше всех. Тщательно изучите всю информацию по теме совещания и будьте готовы ее обсудить. Если тема затрагивает вашу сферу деятельности, изложите самые важные пункты письменно и раздайте присутствующим. Будучи подготовленным, вы, естественно, сможете принимать активное участие в обсуждении стоящих перед организацией проблем.

Не давайте необдуманных ответов. На совещаниях иногда создается атмосфера, при которой от вас ждут быстрого ответа на какой-либо вопрос. Вы не можете на него ответить точно. Не надо торопиться, лучше взять тайм-аут для обдумывания или более глубокого изучения проблемы. Только потом можно дать ответ.

Выполняйте все в срок. Если для выполнения работы был установлен определенный срок, лучше сделать все раньше, а не в последний момент.

От вас не должны ожидать большего. Никогда нельзя обещать большего, чем вы можете сделать. В том случае, когда руководство ожидает от вашей деятельности большего, чем вы в состоянии достигнуть, и результат не удовлетворяет их, вы портите репутацию не только себе, но и всему отделу.

Устанавливайте бюджет. Прежде чем начинать какую-либо деятельность по PR, необходимо иметь средства на нее. Если концепция по PR одобрена руководством и они согласны выделить нужную сумму на ее реализацию, тогда этот пункт можно пропустить. А если нет, тогда предстоит нелегкий путь убеждения их в правильности затрат.

Быть всегда на связи. Рабочий день - это не только 8 часов, так как могут возникнуть всевозможные ситуации, когда руководству может понадобиться ваша помощь. Демонстрация вашей готовности помочь в любое время дня и ночи всегда будет оценена.

Быть в курсе новейших коммуникационных технологий. Новейшие и, скорее всего, более эффективные технологии могут помочь организации достичь своих стратегических и тактических целей лучше и с меньшими затратами. Их можно всегда почерпнуть из последних книг по этой проблематике, в новостных группах в Интернете.