Руководство к использованию электронной почты

Электронная почта является более быстрым способом связи, чем обычная почта. Из-за простоты ее использования и скорости ее работы часто теряется из вида сам факт общения с другим человеком. Разговаривая с кем-либо лично, вы можете определить, рассержен ли на вас собеседник, устал ли он от разговора, просто не в настроении, внимательно ли он ведет беседу, не только по его словам, но и по мимике.

Во время беседы с друзьями вы, скорее всего, следите за их выражением лица, смотрите на движение их глаз, на то, как они одеты, даже слушаете, насколько быстро или громко они говорят, чтобы лучше определить их настроение. И вы делаете какие-либо заключения из наблюдаемых фактов. Пользуясь электронной почтой, вы не имеете такой возможности. Тем не менее, следуя нескольким простым советам, вы сможете эффективно общаться с помощью электронной почты. Ниже приведены несколько таких советов, известные как сетевая этика (netiquette):

Делайте тему письма четкой. Включайте туда достаточно информации для того, чтобы адресат понимал, о чем идет речь в вашем сообщении еще до того, как оно будет открыто. Никогда не посылайте сообщение с пустым полем темы.

Никогда не пишите весь текст сообщения в ВЕРХНЕМ регистре. Такие сообщения являются невежливыми и трудны для прочтения.

Составляйте сообщения грамотно и без ошибок в написании. Неудачная формулировка сообщения и грамматические ошибки затрудняют общение.

Избегайте причудливого форматирования. Не все программы работы с электронной почтой могут просматривать сложно форматированный текст. Если ваша почтовая программа позволяет составлять сообщения с фоновым изображением, следует избегать использования этой возможности. Фоновые изображения, как правило, включаются в сообщения как вложения, тогда как многие пользователи удаляют сообщения с вложениями.

Избегайте включения и пересылки номеров кредитных карт, паролей и другой важной информации с помощью электронных сообщений.

Отвечая на сообщение, цитируйте только часть оригинального сообщения, так чтобы адресат понял, о чем идет речь. Не отсылайте обратно целое сообщение.

Включайте подпись в конец каждого электронного сообщения. Она обычно включает ваше имя, адрес электронной почты, а также другую важную информацию. Старайтесь уместить подпись менее, чем в четыре строки.

Старайтесь составлять лаконичные электронные сообщения и использовать короткие абзацы. Также полезно вставлять пустую строку между абзацами.

Используйте звездочки, акцентируя внимание на словах. Это может быть *очень* полезно.

Используйте знак черты снизу для выделения: например, _Ромео и Джульетта_.

Используйте смайлики и сокращения для того, чтобы добавить эмоции в свои сообщения.