Специфика делового стиля письма

В дополнение к изложенному приведем ряд особенностей, специфических черт, характерных для делового стиля письма.

Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГипродорНИИ и т. п.) и аббревиатур (ГОСТ, ПК и др. см. п. 4.5).

Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и др.), сложных союзов (вследствие того что; ввиду того что; в связи с тем что; в силу того что и т. п.), а также словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если...; на том основании, что...; по той причине, что...; с тем условием, что...; таким образом, что...; то обстоятельство, что...; тот факт, что... и др.).

В письме, как уже говорилось, не следует употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Необходимо писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т. д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа «пресс-секретарь», «электронная почта» приняли устойчивое признание в языке, то слова «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили право на употребление в переписке.

Если в деловом письме автор документа — лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует..., не возражает..., предлагает...; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят...', от первого лица множественного числа: просим..., сообщаем..., подтверждаем...

Если автор — лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу..., ставлю Вас в известность..., довожу до Вашего сведения...', от первого лица множественного числа: поддерживаем..., одобряем..., напоминаем..., выражаем... и т.д.

Еще одна специфическая особенность делового языка — ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.

Приведем несколько примеров точного сочетания слов между собой:

инициатива — брать на себя, выступать с, поддерживать, проявлять, развивать, сдерживать, терять, уступать;

налог — взимать, облагать, платить, снижать, сокращать',

обязанность — возлагать, выполнять, исполнять, нести, освобождать от, распределять, отстранять от;

руководство — брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т. д.

Характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (моделей, формул, клише). Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Владение деловым стилем — это во многом и есть знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.

Приведем несколько устойчивых языковых оборотов, объясняющих мотивировку написания письма:

В порядке оказания технической помощи...

В соответствии с протоколом...

В подтверждение нашей договоренности...

В связи со сложной экономической ситуацией... и т. д.

Следующие варианты являются типичным «стандартным» началом письма- извещения:

Доводим до Вашего сведения, что наш завод прекратил производство комбайнов «Нива» прежней конструкции...

Извещаем Вас, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий...

В ответ на Ваш запрос, ставим Вас в известность...

В соответствии с протоколом о взаимных поставках... и т.д.

А вот примеры стандартных языковых конструкций, выражающих просьбу, требование, пожелание:

Убедительно просим Вас...

Обращаемся к Вам с просьбой...

В ответ на Ваше письмо просим Вас...

Настоятельно требуем выполнения принятых Вами обязательств...

Категорически настаиваем на выполнении...

Выражаем уверенность в том, что...

Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма и выражаем надежду на...

Типичными речевыми оборотами, используемыми в сопроводительных письмах, являются, например, такие:

При этом направляем (высылаем, препровождаем) Вам...

Согласно прилагаемому списку высылаем отдельным пакетом...

Одновременно с этим письмом высылаются...

С удовольствием направляем в ваш адрес... и т. д.

Приведем несколько выражений-клише, используемых в письмах-рекламациях, письмах-претензиях:

К нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество поставляемого Вами товара не удовлетворяет требованиям...

-Мы официально заявляем Вам рекламационный акт на...

В качестве заключительных могут выступать следующие фразы:

Просим Вас не задерживать ответ...

Просим извинить нас за задержку с ответом...

Рассчитываем, что наши замечания будут учтены...

По получении письма просим сообщить телексом подтверждение...

Заверяем Вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организациями по поводу...

Заверяем Вас, что мы предпримем срочные меры для исправления сложившегося положения.

Кроме типового характера, некоторые языковые формулы заключительных фраз выступают также в качестве юридически значимых компонентов текста. Например, в гарантийном письме:

Гарантируем возврат кредита в сумме... в срок до...

Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...

Или в письме-претензии:

...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.

Следует сказать, что приведенный в качестве примера набор языковых формул, моделей, клише мог быть дан в значительно большем объеме, однако заменить профессионализм, внутренний такт и объективность составителя в оценке конкретной управленческой ситуации он все же не сможет. Нужны практика, опыт, которые приходят со временем.