Матрица ответственности. Распределение ролей

Матрица ответственности представляет собой очень компактную таблицу, помещающуюся на одной странице. В шапке этой таблицы перечисляются все непосредственные и косвенные участники проекта. Для простоты некоторые из них объединяются в группы. В левой колонке перечисляются все основные работы, задачи, направления деятельности и сферы ответственности участников данного проекта.

О – ответственный исполнитель

С – согласовывает решение,

И – должен информироваться,

К – должен оказывать консультационные услуги,

У – право окончательного утверждения.

▲ Управление коммуникациями проекта.

Управление коммуникациями проекта представляет собой деятельность, направленную на обеспечение сбора, обработки и своевременного предоставления информации, необходимой участникам проекта для эффективного выполнения работ.

 

Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

· планирование системы коммуникаций — определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки);

· сбор и распределение информации — процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта;

· отчетность о ходе выполнения проекта — обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование;

· документирование хода работ — сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

План управления коммуникациями является частью плана управления проектом. Он включает:

· Требования к коммуникациям со стороны участников проекта

· Формат, содержание и уровень детализации информации

· Имена сотрудников, ответственных за передачу информации

· Имена сотрудников, получающих информацию

· Технологии передачи информации

· Сроки и порядок передачи информации на вышестоящие уровни

· Методы изменения плана управления коммуникациями по ходу выполнения проекта

 

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

· внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д.);

· формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);

· письменные и устные;

· вертикальные и горизонтальные.

Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.

Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.

Системы сбора информации включают:

· Картотеки

· Электронные базы данных

· Программное обеспечение и системы, обеспечивающие доступ к технической документации