ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ

Цель практических заданий — обсудить особенности делового совещания как особого вида деловой коммуникации; отработать навыки проведения групповой дискуссии и мозгового штурма.

В заданиях по теме «Деловое совещание» используются следующие термины:

Деловое совещание - форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями.

Тема 15. Деловое совещание

Дискуссия - общение на основе доводов и аргументов с целью поиска правильного решения путем всестороннего сопоставления различных мнений, их защиты или опровержения.

Инструктивное совещание - совещание, проводимое с целью передачи необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения.

Мозговой штурм- способ работы группы, при котором основной целью является нахождение новых альтернативных вариантов решения проблемой ситуации.

Оперативное (диспетчерское) совещание- совещ а н ие, прово д имое с целью получения информации снизу вверх по схеме управления о текущем состоянии дел.

Проблемное совещание -совещание, проводимое с целью поиска наи-лучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки.

«Рефлексивная рамка» - модель принятия группового решения, состоящая из нескольких взаимосвязанных блоков вопросов, ответы на которые позволяют группе увеличить эффективность принимаемого решения.

• 3 адания

D 15.1. Ниже перечислены правила, обеспечивающие успешное проведение совещания. Назовите два пропущенных правила.

A. Начинать работу в точно назначенное время, объявлять повестку дня, пред
мет и цели совещания, представлять участников.

Б. Периодически обобщать уже достигнутое, четко формулировать задачи, которые еще предстоит решить, выяснять все недоразумения, возникающие между участниками совещания.

B. В заключении совещания обобщить результаты, сформулировать задачи,
указать лиц, ответственных за их исполнение, поблагодарить всех участников.

D 15.2. Опираясь на приведенные в главе определения инструктивных, оперативных и проблемных совещаний, схематически изобразите особенности передачи и получения информации, характерные для каждого из этих видов совещаний.

• 15.3. Сформулируйте перечисленные ниже темы таким образом,
чтобы они побуждали людей к их проблемному обсуждению.

A. Возможность студентам, успешно занимающимся в течение семестра, не
сдавать курсовой экзамен.

Б. Введение всеобщего платного обучения в высшей школе.

B. Трудности межкультурного общения на совместных предприятиях.
Г. Работа городского транспорта.

Деловая беседа

• 154. Выберите тему для групповой дискуссии (например, из предложенных в задании 15.3). Определите ведущего (желательно, чтобы в этой роли попробовали себя несколько человек). После проведения дискуссии оцените эффективность работы ведущего: а) на уровне постановки и всесторонности обсуждения проблемы, б) на уровне управления группой. Используйте для анализа следующие вопросы:

A. Какое влияние оказал ведущий на ход дискуссии?

Б. Удалось ли ведущему связать предлагаемую тему с более общими задачами?

B. Каким образом удалось завязать обсуждение проблемы?

Г. В какой степени использовались для поддержания разговора вопросы, требования, частичные обобщения, переходы, ссылки на еще нерешенные проблемы?

Д. Как руководитель дискуссии учитывал и использовал для достижения поставленной цели совпадение и несовпадение точек зрения участников?

Е. Какая оценка была дана результатам обсуждения в заключительном слове руководителя?

Ж. Какое влияние оказал руководитель на отношения между участниками дискуссии?

3. Обеспечил ли руководитель всем равные возможности участия в дискуссии?

И. Как реагировал руководитель на недоразумения, подтасовку фактов, неоправданные отступления от темы, ненужные повторения сказанного?

К. Что предпринимал руководитель, если участники дискуссии проявляли излишние эмоции, становились раздражительными?

• 15.5 Проведите мозговой штурм на избранную тему (например, возможности благоустройства территории университета; обсуждение вариантов фирменного знака организации, в которой выработаете, и т.п.). Отрабатывайте приемы стимулирования воображения участников штурма. Как вы воздействовали на так называемые взгляды и слова-«убийцы» (т.е. оценочное и критическое поведение участников)?

ЛИТЕРАТУРА

1. Русский язык и культура речи: Учебник / Под ред. В.И. Максимова. М., 2000 (главаV, §3).

2. Волгин Б. Деловые совещания. М., 1981.

3. Коей Стивен Р. Семь навыков высокоэффективных людей. М., 1997.

4. Романов АЛ. Грамматика деловых бесед. Тверь, 1995.

5. СесменЗ.Л., Дип С. Верный путь к успеху. 1600 советов менеджерам. М., 1995.

6. Шейное ВЛ. Как сделать совещание более эффективным, но менее продолжительным. Минск, 1990.

7. Эрнст О. Слово предоставлено Вам: Практические рекомендации по ведению деловых бесед и переговоров / Сокр. пер. с нем. М., 1988.

02 ' Тема 16